Novogodišnja gala večera: kako je restorani i hoteli planiraju i prodaju

Novogodišnja gala večera jedina je noć u kojoj restoran ili hotel prodaje cjelovit paket: mjesto za stolom, fiksni meni, piće, glazbu i odbrojavanje u ponoć, sve za jednu cijenu plaćenu unaprijed. Planirajte je kao manji događaj, a ne kao užurbanu subotu: nekoliko odluka koje donesete sada odlučit će hoće li sala 31. prosinca biti puna i hoće li ta noć donijeti zaradu.

Evo ih redoslijedom kojim su vam potrebne, uz konkretan izračun cijene. Ako ovo čitate krajem listopada ili u studenom, još imate vremena; vremenski plan računa se unatrag od same večeri.

Najprije odlučite o formatu

Većina objekata odluči se za jedan od tri formata:

• Samo večera. Dugi fiksni meni, odlazak kući nakon ponoći. Jednostavno za organizaciju, ograničeno brojem mjesta.
• Večera i ples. Gala večera, nakon koje se stolovi pomaknu, a bend ili DJ svira do kasno. Uobičajen izbor za hotele i veće restorane.
• Večera plus ulaznice samo za zabavu. Gosti večere sjedaju prvi; od otprilike 22:30 ili 23 sata dolazi druga skupina, samo na zabavu. Tako se sala ponovno popuni kad kuhinja završi.

Format određuje vrste ulaznica: ulaznica za večeru i kasnija ulaznica za zabavu dva su proizvoda s dvije cijene, pa se nitko ne pojavi u 20 sati s ulaznicom za zabavu.

Izračunajte koliko mjesto mora koštati

Gala ulaznica nosi dvije vrste troškova:

• Fiksni troškovi večeri: bend ili DJ, dekoracija i cvijeće, dodatno osoblje, zaštitari, pjenušac u ponoć.
• Troškovi po gostu: meni, paket pića, aperitiv dobrodošlice, kasnovečernji zalogaj.

Primjer za salu s 20 stolova za deset osoba. Fiksni troškovi iznose 4.500 EUR (bend 2.000, DJ nakon ponoći 600, dekoracija 700, dodatno osoblje 1.200). Hrana i piće koštaju 60 EUR po gostu. Planirate s 90 % prodanih od 200 mjesta, odnosno 180 gostiju, i 3 % naknade za plaćanje.

• Svaki gost pokriva 4.500 / 180 = 25 EUR fiksnih troškova plus 60 EUR za hranu i piće: 85 EUR.
• Nakon 3 % naknade za plaćanje ostaje vam 97 centi od svakog eura, pa je cijena pokrića troškova 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
• Ako želite da vam večer donese 3.000 EUR, cijena raste na 104,81 EUR.
• Uz planiranu cijenu od 120 EUR troškove pokrivate nakon 80 ulaznica, odnosno 40 % sale.

PDV je ovdje izostavljen kako bi računica ostala pregledna. U kalkulatoru cijene ulaznica za događaje dodajte stopu PDV-a koja vrijedi za vaše ulaznice (provjerite s poreznim savjetnikom) i stvarnu naknadu za plaćanje, a rezultat se prilagođava.

U najskupljoj noći godine postotna naknada po ulaznici boli više nego inače; kalkulator naknada za ulaznice pokazuje koliko naknade iznose za vaš broj gostiju.

Mjesta ili cijeli stolovi?

Dočeke Nove godine rezerviraju parovi i društva prijatelja, a malo tko želi dijeliti stol za deset s nepoznatima. Tri mogućnosti:

1. Prodaja po mjestu. Najfleksibilnije, ali na kraju imate stolove s po tri, četiri i tri gosta koje morate spajati.
2. Prodaja cijelih stolova. Lako za planiranje, ali par ne može rezervirati.
3. Oboje, uz minimum. Veliki stolovi prodaju se cijeli ili po mjestu uz minimalan broj mjesta po rezervaciji, a nekoliko stolova za dvoje ostaje u planu za parove.

U aplikaciji Event Ticket Hub, aplikaciji za prodaju ulaznica u sklopu KIMISUITE, salu crtate iz predloška za restoran s okruglim ili četvrtastim stolovima. Za svaki stol odlučujete prodaje li se po mjestu, kao cijeli stol ili oboje, uz minimalnu rezervaciju, a gosti sami biraju stol u planu. Više o crtanju sale u članku online prodaja numeriranih mjesta.

Odabir menija i prehrambene potrebe

Fiksni meni za 180 gostiju zahtijeva točne brojke. Prikupite ih pri rezervaciji, a ne telefonom krajem prosinca:

• jedno obavezno pitanje po ulaznici o alergijama i prehrani
• pitanje s odabirom ako nudite izbor glavnog jela
• jasan rok nakon kojeg je meni zaključan

U aplikaciji Event Ticket Hub pitanja pri rezervaciji mogu se postaviti po narudžbi ili po ulaznici i označiti kao obavezna. Odgovori se prikazuju u narudžbi i na popisu gostiju, koji ispisujete ili izvozite u Excel za kuhinju.

Paket pića ili parkirno mjesto mogu se dodati kao dodatak tijekom rezervacije. Dodaci se nikad ne prodaju zasebno, pa nitko ne ostane s parkingom, a bez večere.

Vremenski plan koji još uvijek funkcionira

• Osam do deset tjedana prije: odredite format i cijenu, nacrtajte salu, otvorite prodaju. Ako ima vremena za cijenu za ranu rezervaciju, toj ulaznici dodijelite vlastito razdoblje prodaje kako bi redovna cijena stupila na snagu sama od sebe ili neka cijena poraste nakon određenog broja prodanih ulaznica.
• Šest do osam tjedana prije: najprije obavijestite stalne goste. Kod vaučera može otključati skrivenu ulaznicu koju vide samo oni ili vaši hotelski gosti.
• Tri tjedna prije: zaključite odabir menija, pošaljite kuhinji brojke, isplanirajte osoblje.
• Posljednji tjedan: telefonske rezervacije unosite ručno. Event Ticket Hub omogućuje da sami kreirate narudžbu, označenu kao plaćenu ili s otvorenim plaćanjem, a ulaznice se odmah šalju e-poštom.
• 31. prosinca: prijavljujte goste mobitelima, posljednje ulaznice za zabavu prodajte na ulazu.

Plaćanje i otkazivanja

S aplikacijom Event Ticket Hub gosti plaćaju putem vašeg vlastitog Stripe, PayPal ili Bankart računa ili bankovnom uplatom, pa novac ide izravno na vaš račun. KIMISUITE ne naplaćuje naknadu po ulaznici. Ako dodate vlastitu naknadu za rezervaciju, ona je uvijek uključena u cijenu koju gosti vide.

Tvrtke koje rezerviraju stol pri naplati unose podatke tvrtke za račun. Ako plaćaju bankovnom uplatom, vaši bankovni podaci šalju se uz rezervaciju, a mjesta ostaju rezervirana do roka plaćanja.

Pravila otkazivanja upišite u uvjete prije otvaranja prodaje, uključujući i to smiju li se imena na ulaznicama mijenjati. Kod personaliziranih ulaznica gosti sami mijenjaju ime do roka koji odredite. Ako se večer rasproda, lista čekanja nudi vraćene ulaznice onima koji su tražili obavijest, redoslijedom prijave.

Za hotele: večera s noćenjem

Gosti često traže gala večeru s noćenjem. Noćenje ostaje u vašem hotelskom sustavu, a večera se i dalje može prodavati kao ulaznica. Jedno je uredno rješenje skrivena ulaznica za večeru koja se otvara samo kodom vaučera koji dajete gostima koji su rezervirali sobu. Tako imate jedan plan stolova i jedan popis za kuhinju za sve.

Sama večer

Skener u aplikaciji Event Ticket Hub provjerava potpisane QR kodove i kad Wi-Fi zakaže, a blagajna prodaje posljednje ulaznice za zabavu za gotovinu ili karticom i zatvara smjenu Z izvještajem. Više u vodiču za blagajnu.

Kontrolni popis

• Format i vrste ulaznica određeni, cijena provjerena u kalkulatoru
• Sala nacrtana: po mjestu, cijeli stol ili oboje
• Pitanja o alergijama i meniju obavezna po ulaznici
• Uvjeti objavljeni, rok za meni određen
• Mobiteli za ulaz upareni dan ranije