HRM Hub

Što HRM Hub radi

Većina poslodavaca sa smjenskim radom vodi svoje ljude kroz četiri sustava koji se ne slažu: mapa ugovora, tablica rasporeda, papirnati obračun sati i grupni chat pun poruka "može li netko pokriti subotu". HRM Hub zamjenjuje sva četiri jednim zapisom iz kojeg sve ostalo čita.

• Ljudi. Zapisi o zaposlenicima s identitetom, radnim statusom, pozicijom, poviješću ugovora, identifikatorima specifičnima za zemlju i dokumentima — s nepromjenjivom karticom povijesti na svakom od njih.
• Raspored. Predlošci smjena, pravila ponavljanja koja generiraju tjedne unaprijed, otvorene smjene koje svatko kvalificiran može preuzeti, tjedni i mjesečni kalendar te prikaz pokrivenosti koji pokazuje nedovoljno popunjene ćelije prije nego što to učini petak navečer.
• Sat. Zidni kiosci s NFC karticama, prijava telefonom ili broj zaposlenika i PIN — plus mobilna aplikacija koja bilježi dolazak putem rotirajućeg QR koda s provjerom geografske ograde.
• Knjiga dopusta. Vrste dopusta i pravila, naknade s proporcionalnim obračunom, salda izračunata iz odobrenih zahtjeva, kalendar praznika, mjesečni prikaz tko je odsutan i iCal feed za osobne kalendare.
• Prekovremeni, izračunati. Dnevni i tjedni višak, noćne, vikend i blagdanske stope, svaka s vlastitim množiteljem, automatski izračunati iz zatvorenih evidencija i proslijeđeni u red za odobravanje.
• Zapis koji možete predati revizoru. Svaka promjena zaposlenika, ugovora, dodjele pozicije ili odluke o dopustu upisuje nepromjenjivi redak. Bez izmjena, bez brisanja.

Kome je namijenjen

Malim i srednjim poslodavcima sa smjenskim radom, više radnih mjesta i mobilnim zaposlenicima — ugostiteljstvo, maloprodaja, usluge, skrb, logistika. HR administratorima koji vode onboarding, ugovore, dopuste i otkaze. Menadžerima koji dodjeljuju smjene i odobravaju zamjene i evidencije. Zaposlenicima koji se žele prijaviti, rezervirati dopust i vidjeti raspored za sljedeći tjedan sa svog telefona.

Iskreni o opsegu

HRM Hub se testira prije javnog lansiranja. Sve opisano na ovoj stranici dio je trenutnog proizvoda: ljudi, dopusti, praćenje vremena, smjene, zamjene, prekovremeni, obavijesti, izvještaji i revizijski trag. Platne liste i zakonski paket za izvoz planirani su za kasnije izdanje i trenutno nisu dostupni — radije ćemo vam to reći ovdje nego nakon što se prijavite.

Kiosci. Kiosk je tablet pričvršćen na radno mjesto. Postavljanje se odvija u tri koraka: kreirate ga u HRM Hubu, otvorite adresu kioska na tabletu i upišete šesteroznamenkasti aktivacijski kod koji se prikaže. Od tog trenutka zaposlenici se identificiraju na jedan od tri načina — NFC karticom čiji je UID povezan s njihovim zapisom, telefonom koji emitira isti signal pa ne moraju nositi karticu ili svojim brojem zaposlenika i šesteroznamenkastim PIN-om ako nemaju ni jedno ni drugo. Kiosci šalju signal svake minute; onaj koji utihne na deset minuta postaje crven na pregledu radnog mjesta, što je obično prazna baterija ili prekid mreže, a ne misterij.

Telefoni. Mobilni zaposlenici se prijavljuju iz aplikacije. Ona skenira QR kod prikazan na radnom mjestu koji se mijenja svakih šezdeset sekundi, pa je snimka zaslona od jučer beskorisna, zatim očitava GPS i uspoređuje ga s geofenceom radnog mjesta. Prijava unutar radijusa označava se kao verificirana. Prijava izvan njega se ne odbija — dolazi u red za pregled kako bi je menadžer odobrio ili ispravio, jer GPS po oblačnom danu nije dokaz prijevare.

Pauze. I kiosci i aplikacija omogućuju početak i kraj pauze unutar otvorene prijave, pri čemu se svaka bilježi s trajanjem i podatkom je li plaćena, prema politici pauza radnog mjesta. Pauza koja je još uvijek otvorena pri odjavi automatski se zatvara uz bilješku.

Ispravci koji ostaju vidljivi. Svatko s odgovarajućom dozvolom može ispraviti prijavu, a svaki ispravak upisuje red prije-i-poslije u revizijski trag te prijave. Lanac ispravaka dio je detalja prijave, uz geo karticu, izvorni čip, pauze i segmente prekovremenog rada.

Živa ploča stanja. Mreža kartica svih trenutno prijavljenih, po radnom mjestu, s mjeračem vremena koji otkucava. Prijava bilo gdje u radnom prostoru pojavljuje se unutar sekunde. Menadžeri u ugostiteljstvu koriste je kako bi vidjeli tko je zapravo na podu; voditelji gradilišta kako bi potvrdili da je noćna smjena stigla.

Predlošci i ponavljanje. Predložak smjene je višekratna definicija — jutarnja smjena, od 06:00 do 14:00, ovo radno mjesto, pauza od trideset minuta, zahtijeva poziciju konobara. Pravilo ponavljanja primjenjuje taj predložak prema ponavljajućem obrascu izgrađenom od oznaka dana u tjednu i pregleda uživo, za razdoblje, na imenovanog zaposlenika ili ni na koga. Posao materijalizira smjene u klizni dvotjedni prozor i idempotentan je: dvostruko pokretanje ne duplicira ništa. Uredite pravilo i buduće smjene se regeneriraju; prošle smjene su povijest i ostaju netaknute.

Otvorene smjene. Smjena bez dodijeljenog zaposlenika je termin koji svatko kvalificiran može preuzeti iz vlastitog prikaza. Voditelji je vide kao otvoreni redak u kalendaru umjesto praznine koju moraju pamtiti.

Dva načina gledanja na tjedan. Tjedna mreža stavlja zaposlenike u retke, a dane u stupce, s oznakama smjena koje možete povlačiti radi promjene rasporeda. Mjesečna mreža je lakša, za planiranje s visine. Obje se filtriraju po radnom mjestu.

Pokrivenost prije manjka. Izvještaj o pokrivenosti je matrica po radnom mjestu i danu koja uspoređuje dodijeljeni broj zaposlenika s potrebnim brojem po poziciji, obojena zeleno, narančasto i crveno. Potreban broj zaposlenika moguće je konfigurirati po radnom mjestu i danu, jer tri konobara u petak navečer i jedan u ponedjeljak za ručkom nisu isti broj. Kliknite ćeliju za detaljniji prikaz tog radnog mjesta, pozicije i dana.

Zamjene s automatom stanja. Zaposlenik traži zamjenu za određenu smjenu ili da mu netko pokrije smjenu. Ciljana osoba prihvaća, voditelj odobrava i tek tada se razmjena događa — atomski. Ne postoji stanje u kojem smjena ne pripada nikome, niti stanje u kojem dvije osobe misle da je njihova. Zahtjevi na koje nitko ne odgovori istječu sami od sebe, a sve završava u pretincu s karticama umjesto u grupnom chatu.

Svatko vidi svoje. Zaposlenici dobivaju prikaz svojih nadolazećih smjena u obliku kartica s gumbom za zahtjev za zamjenu, na webu i na telefonu.

Dopusti koji se zbrajaju. Vrste dopusta nose stabilan ključ, oznaku na četrnaest jezika i zadani godišnji fond. Pravila povezuju vrstu s opsegom — radnim prostorom, odjelom ili radnim mjestom — a gdje se više njih podudara, pobjeđuje ono najspecifičnije. Stanja se izračunavaju iz odobrenih zahtjeva umjesto da se povećavaju i smanjuju, pa ne mogu odlutati: fond, iskorišteno, na čekanju, po zaposleniku, po vrsti, po godini. Radni dani dolaze iz kalendara radnog prostora umanjenog za vikende i aktivne blagdane te su zamrznuti u trenutku odluke, pa dodavanje blagdana sljedeći mjesec neće tiho prepisati zahtjev odobren prošli tjedan.

Blagdani. Zakonski dani za vašu zemlju postavljaju se po godinama, mogu se onemogućiti, ali nikad izbrisati, te stoje uz sve prilagođene dane tvrtke koje dodate. Oni ulaze u izračun radnih dana, koji ulazi u trajanje dopusta, koje ulazi u stanja.

Prekovremeni, izračunati umjesto raspravljani. Iz svake zatvorene evidencije dolaska motor procjenjuje dnevni višak iznad vašeg praga, tjedni višak iznad tjednog praga, presjek s vašim noćnim razdobljem, vikende i blagdane — koji imaju prednost nad vikendima. Razine se slažu, svaka sa svojim množiteljem, i svaka razina proizvodi segment vezan uz evidenciju. Deset postavki upravlja cijelim motorom, a segmenti dolaze u red za odobravanje koji se filtrira po zaposleniku i datumu te podržava skupno odobravanje.

Obavijesti s potvrdama. Objavite najavu cijelom radnom prostoru, odjelu, radnom mjestu ili imenovanim osobama. Vidite koliko ih je primilo, koliko ih je otvorilo i — za obavijesti označene kao one koje zahtijevaju potvrdu — tko je kliknuo da potvrdi da ih je pročitao, s vremenskom oznakom. Korisno onog dana kada trebate pokazati da su svi obaviješteni o promjeni pravila.

Revizijski trag, a ne datoteka zapisa. Prestanci radnog odnosa, promjene plaća, dodjele radnih mjesta, izmjene ugovora i odluke o dopustima upisuju se u reviziju usklađenosti koja je nepromjenjiva: bez izmjena, bez brisanja, s filtriranjem po entitetu, radnji i datumu. Povijesti zaposlenika, ugovora, identifikatora i zahtjeva za dopust rade na isti način. To je dio o kojem nitko ne razmišlja do inspekcije i dio koji se naknadno ne može naknadno ugraditi.

Na planu razvoja, i bez pretvaranja da je drugačije. Obračun plaća — od bruto do neto, isplatne liste, bankovni izvozi — i paket zakonskih izvještaja planirani su za kasnije izdanje. Isto vrijedi za iCal feedove smjena i skupni uvoz zaposlenika. Oni danas nisu dio proizvoda.