CRM za agencije: od ponude do računa

Kako to izgleda u praksi

Ponuda iz prošlotjedne kampanje
Brief stiže preko kontakt obrasca na vašoj web stranici. Dolazi kao upit s podacima o kampanji i UTM vrijednostima, dobiva ocjenu i stiže do sljedećeg account managera po redoslijedu rotacije.
Opseg, dodaci i potpis
Ponuda navodi osnovni posao, a drugi krug izmjena i lansirni video dodani su kao neobavezne stavke. Klijent potpisuje online, a račun za predujam spreman je prije kick-off poziva.
Petkom provjera budžeta
Voditelj projekta otvara projekt: sati po članu tima, troškovi, što je fakturirano i koliko je budžeta potrošeno. Redizajn weba koji izmiče kontroli to pokaže u petak, a ne tek na kraju kvartala.
Freelanceri, licence i medijski troškovi
Račun ilustratora i licence za stock materijal stižu kao računi dobavljača i naplativi troškovi na projektu klijenta. Na kraju mjeseca idu na račun klijentu umjesto da ostanu u vašoj marži.

CRM za agencije mora pratiti novac dalje od samog posla: od prve ponude do zadnjeg računa za retainer, sa svim satima između. CRM Business Hub okuplja upite, poslove, ponude, ugovore, projekte, vrijeme i račune na jednoj kartici klijenta, pa account manager, voditelj projekta i osoba koja šalje račune gledaju iste brojke. Upiti stižu iz obrazaca na vašoj web stranici s vrijednostima kampanje, dobivaju ocjenu i rotacijom dolaze do prave osobe. Poslovi prolaze kroz vaše vlastite pipeline-ove s ponderiranom prognozom, kao što pokazuje prodajni pipeline.

Kad klijent potpiše, posao se nastavlja na istom mjestu. Izradite projekt s budžetom, satnicom i prekretnicama ili krenite od predloška projekta u kojem se svi datumi pomiču na novi kick-off. Tim bilježi vrijeme na zadacima, Gantt prikaz pokazuje što što blokira, a projekt se naplaćuje kao fiksna naknada, po satima projekta ili po satima zadataka. Retaineri su ugovori s trajanjem, ciklusom naplate i automatskim produljenjem, uz ponavljajući račun. Pročitajte više o upravljanju projektima s praćenjem vremena i provjerite koliko je vaš tim stvarno zaposlen pomoću kalkulatora iskorištenosti zaposlenika.

Što dobivate

Upiti s pripadajućom kampanjom
Web obrasci u svaki upit prenose vrijednosti kampanje i UTM oznake. Pravila bodovanja ocjenjuju ih od 0 do 100, AI dodaje ocjenu s razlozima i sljedeći korak, a pravila dodjele raspoređuju ih prema izvoru.
Ponude s neobaveznim dodacima i online potpisom
Napišite opseg s neobaveznim stavkama, pošaljite poveznicu i neka klijent prihvati imenom, potpisom i privolom. Nakon prihvaćanja odmah se može izraditi račun ili račun za predujam.
Projekti koji znaju svoj budžet
Svaki projekt prikazuje otvorene zadatke, sate, troškove i što je već fakturirano, uz sate po članu i prekretnice. Spremite dobar projekt kao predložak i iz njega pokrenite sljedeći.
Vrijeme na svakom zadatku, naplativo ili ne
Članovi tima pokreću mjerač na zadatku na kojem rade ili kasnije dodaju sate. Naplativo vrijeme čeka dok ne izdate račun za projekt, a Gantt prikaz s ovisnostima pokazuje što zadržava lansiranje.
Ugovori o retaineru i ponavljajući računi
Ugovori sadrže vrijednost, trajanje, ciklus naplate i automatsko produljenje, a klijenti ih prihvaćaju online. Pregled prikazuje vrijednost aktivnih ugovora, ugovore koji završavaju u roku od trideset dana i one koji još čekaju potpis.
CRM za agencije koji pokazuje dobit po projektu
Izvještaj o profitabilnosti projekta stavlja fakturirane iznose uz troškove i sate. Postavite ciljeve po timu ili osobi, primjerice prihvaćene ponude ili odrađene sate, i šaljite spremljene izvještaje e-poštom prema rasporedu.

Prebacite jednog aktivnog klijenta u CRM Business Hub

Dodajte aplikaciju u besplatni radni prostor, uvezite popis klijenata i vodite sljedeću ponudu i projekt tamo. Pozovite account tim i dizajnere na četrnaestodnevno probno razdoblje, da prvi evidencijski list sati bude stvaran.

Pogledaj kako radi Pogledajte sve pakete

Kako započeti

Izradite besplatni radni prostor i pozovite tim
Registrirajte se, dodajte CRM Business Hub i pozovite account managere, voditelje projekata i financije. Uloge određuju tko što vidi.
Postavite pipeline-ove, izvore i obrasce
Imenujte faze poslova s njihovim vjerojatnostima, dodajte izvore upita i pravila dodjele te postavite web obrazac na svoju stranicu pomoću koda za ugradnju.
Pošaljite prvu ponudu
Pretvorite kvalificirani upit u klijenta i posao, napišite ponudu s neobaveznim stavkama i pošaljite poveznicu za online potpis.
Vodite projekt i izdajte račun
Izradite projekt iz predloška, bilježite vrijeme na zadacima, prenesite troškove dalje i naplatite projekt ili pokrenite ponavljajući račun za retainer.

Cijene

CRM Business Hub počinje od fiksna mjesečna cijena (pogledajte cijene) za cijeli radni prostor, a ne po korisniku. Account manager, dizajneri s mjeračem vremena i freelancer kojeg uključite za jednu kampanju svi rade u njemu po istoj mjesečnoj cijeni.

Najvažnije je to u mjesecima kad agencija raste: novi zaposlenik ili tim za ponudu ne mijenja račun, pa svatko može imati vlastitu prijavu umjesto da dijelite jednu.

Pogledajte sve pakete

Je li to pravo za vas?

Odgovara ako

Male kreativne, web, sadržajne i marketinške agencije
Agencije koje rade na retainer, fiksnu naknadu ili naplative sate
Agencije koje klijentima prosljeđuju rad freelancera, licence i medijske troškove
Account manageri i voditelji projekata koji žele pipeline i isporuku na jednom mjestu

Ne odgovara ako

Agencije čiji klijenti očekuju prijavu za pregled svake isporuke: ponude, računi i tiketi otvaraju se svaki preko svoje poveznice
Agencije koje žele automatski naplaćivati retainere s klijentove kartice: ponavljajući račun se šalje, a klijent ga plaća svaki mjesec
Timovi koji žele da se svaka e-poruka klijenta u Gmailu ili Outlooku sama bilježi u CRM
Agencije koje žele slati ankete o zadovoljstvu klijenata ili voditi centar za pomoć iz CRM-a

Česta pitanja

Po čemu se CRM za agencije razlikuje od prodajnog CRM-a?

Prodajni CRM staje kad je posao dobiven. Agenciji su na istom klijentu potrebni ponuda, ugovor, sati na projektu i račun za retainer, a CRM Business Hub sve to drži na okupu.

Kako novi upiti stižu do pravog account managera?

Pravila dodjele rade po izvoru upita, rotacijom ili prema fiksnoj osobi. Svaki upit nosi i vrijednosti kampanje, pa znate koja ga je kampanja donijela.

Možemo li naplaćivati fiksnu naknadu, a ipak pratiti sate?

Da. Projekt se naplaćuje kao fiksna naknada dok tim i dalje bilježi vrijeme, a izvještaj o profitabilnosti pokazuje je li naknada pokrila utrošene sate.

Kako spriječiti da dodatni rad ostane nenaplaćen?

Dodatke stavite u ponudu kao neobavezne stavke, dodatne sate bilježite kao naplativo vrijeme, a troškove freelancera ili medija označite kao naplative troškove. Sve je spremno kad izdajete račun.

Možemo li nove projekte za klijente pokretati iz predloška?

Da. Spremite projekt sa zadacima i prekretnicama kao predložak i iz njega izradite sljedeći. Datumi se pomiču na novi datum početka.

Možemo li iz CRM-a zakazivati video pozive s klijentima?

Da, uz Meeting Hub u istom radnom prostoru. Zakažite sastanak iz upita, posla ili klijenta, a poveznica se sprema kao aktivnost na kartici.

Naplaćuju li se dodatno freelanceri koje uključimo za kampanju?

Ne. Cijena je po radnom prostoru, pa se freelanceri za kampanju pridružuju vašem radnom prostoru, a mjesečna cijena ostaje ista.

Pročitajte i ovo

Spremni kad ste i vi

Postavite ga u vlastitom workspaceu i pogledajte kako radi s vašim podacima.

Započni besplatnu probu (14 dana)

Otkažite bilo kada
Bez dugoročnih obveza
14 dana besplatno

CRM za agencije koji prati svakog klijenta od prve ponude do računa za retainer

Kako to izgleda u praksi

Ponuda iz prošlotjedne kampanje

Opseg, dodaci i potpis

Petkom provjera budžeta

Freelanceri, licence i medijski troškovi

Što dobivate

Upiti s pripadajućom kampanjom

Ponude s neobaveznim dodacima i online potpisom

Projekti koji znaju svoj budžet

Vrijeme na svakom zadatku, naplativo ili ne

Ugovori o retaineru i ponavljajući računi

CRM za agencije koji pokazuje dobit po projektu