Božićne domjenke: popis za planiranje za ugostiteljske objekte

Ovaj popis za planiranje božićnih domjenaka namijenjen je objektu: hotelu, restoranu ili prostoru za događanja koji u prosincu prodaje zajedničke večeri domjenaka. Na takve večeri više tvrtki i grupa rezervira mjesta na istoj zabavi: večera od tri slijeda, piće dobrodošlice, DJ i ples do kasno. Mogu popuniti desetak petaka i subota zaredom, a donose više pitanja, izmjena menija i računa nego bilo koji drugi mjesec.

Popis prati sezonu od prvog koraka planiranja do posljednje večeri i pokriva ono što od vas treba organizator u uredu s druge strane, jer upravo ta osoba odlučuje kamo će njezin tim ići sljedeće godine. Kasnite s pripremama? Niže je verzija za četiri tjedna.

Zajedničke večeri ili najam cijelog prostora?

Većina objekata nudi dva proizvoda, a planiraju se različito:

• Zajedničke večeri domjenaka. Vi određujete termine, meni i cijenu po osobi. Grupe iz različitih tvrtki rezerviraju mjesta, od nekoliko kolega do cijelog odjela, i sjede za svojim ili zajedničkim stolovima.
• Najam cijelog prostora. Jedna tvrtka uzima cijelu dvoranu za jednu večer. To je obično ugovor s minimalnom potrošnjom, a ne prodaja ulaznica.

Ostatak ovog popisa odnosi se na zajedničke večeri.

Tri do četiri mjeseca prije: postavite sezonu

• Odaberite termine. Obično svaki petak i subota od kraja studenoga do neposredno prije Božića, plus pokoji četvrtak kad je potražnja velika.
• Odredite kapacitet po večeri. Brojite mjesta sa stolovima postavljenima za domjenak, a ne prema uobičajenom rasporedu restorana.
• Definirajte paket. Piće dobrodošlice, tri slijeda s izborom glavnog jela, kava, DJ do određenog sata. Zapišite što nije uključeno.
• Odredite cijenu po osobi. Pogledajte sljedeći odjeljak.
• Napišite uvjete. Predujam ili plaćanje u cijelosti, rok za konačan broj gostiju i odabir menija, što se događa kad se grupa smanji. Objavite ih prije prve rezervacije.

U Event Ticket Hubu, aplikaciji za prodaju ulaznica u KIMISUITE-u, cijela je sezona jedan događaj s tjednim nizom termina (do 120). Svaka večer ima vlastiti broj mjesta, vlastiti popis sudionika i vlastite podatke o prodaji.

Cijena po osobi: izračunajte je za svaku večer

Svaka večer domjenka ima fiksne troškove (DJ, dodatno osoblje, dekoracija) i troškove po gostu (hrana, piće dobrodošlice). Primjer za jednu večer:

• Fiksni troškovi 900 EUR, hrana i piće 32 EUR po gostu, 120 mjesta
• Planirate s 75 % prodanih mjesta, što je 90 gostiju
• 900 / 90 = 10 EUR fiksnih troškova po gostu, plus 32 EUR: 42 EUR
• Uz pretpostavljenu naknadu za plaćanje od 3 %, cijena pokrića troškova iznosi 42 / 0,97 = 43,30 EUR
• Za 600 EUR dobiti po večeri: 50,17 EUR
• Uz planiranu cijenu od 49 EUR troškove pokrivate nakon 58 gostiju

U ovom primjeru nije uračunat PDV. Izračunajte vlastite brojke u kalkulatoru cijene ulaznica sa svojom naknadom za plaćanje i stopom PDV-a za svoje ulaznice, a slabije večeri cijenite zasebno: četvrtak s 50 % popunjenosti traži drugačiju cijenu od rasprodane subote.

Tijekom dvanaest večeri male naknade po ulaznici se zbrajaju. Kalkulator naknada za ulaznice pokazuje koliko vas naknade za prodaju ulaznica stoje kroz cijelu sezonu.

Dva do tri mjeseca prije: otvorite prodaju

• Cijena za ranu rezervaciju. Dajte joj prodajno razdoblje koje završava na datum koji sami odaberete, pa redovna cijena stupa na snagu sama od sebe.
• Ograničenje po narudžbi. Postavite najveći broj mjesta po narudžbi kako jedna tvrtka ne bi zauzela sva mjesta za najtraženiju subotu.
• Pitanje o meniju po gostu. Obavezno pitanje s izborom predjela i glavnih jela daje vam točne brojke za svaku večer. Dodajte i drugo pitanje o alergijama i prehrambenim režimima.
• Bankovna uplata. Mnoge tvrtke plaćaju virmanom. Kad je ta opcija uključena, vaši bankovni podaci šalju se uz rezervaciju, a mjesta ostaju rezervirana do dospijeća plaćanja.
• Podaci o tvrtki. Organizatori pri naplati unose naziv tvrtke, adresu i OIB, pa je račun ispravan već iz prve.
• Prvo vaši dosadašnji klijenti. Pošaljite e-poruku prošlogodišnjim organizatorima prije nego što počnete s oglašavanjem. Kod za vaučer može samo za njih otključati skrivenu ulaznicu po cijeni za ranu rezervaciju.

Što organizator u uredu treba od vas

Zamislite osobu iz računovodstva ili kadrovske službe koju su zamolili da "sredi božićni domjenak". Ta osoba treba:

• Jednu cijenu po osobi koju može staviti u budžet, uz popis onoga što je uključeno
• Jednu narudžbu za cijeli tim, a ne 14 zasebnih plaćanja
• Račun na naziv tvrtke
• Vremena da prikupi imena i odabir menija te jasan rok za konačan broj gostiju
• Potvrdu koju može proslijediti kolegama

U Event Ticket Hubu organizator rezervira sva mjesta jednom narudžbom i za svaku ulaznicu unosi odabrani meni. Kod personaliziranih ulaznica imena se mogu mijenjati na stranici narudžbe do roka koji odredite, što pomaže kad se netko razboli. Organizator rezervaciju može u svakom trenutku ponovno pronaći pomoću broja narudžbe i adrese e-pošte.

Mjesec dana prije: držite brojke urednima

• Pratite prodaju po večerima i slabije večeri istaknite u marketingu.
• Podsjetite organizatore na rok za odabir menija.
• Kuhinji predajte prvi broj gostiju po večeri i planirajte osoblje prema stvarnim brojkama.
• Telefonske rezervacije unosite ručno: sami kreirate narudžbu, plaćenu ili s otvorenim plaćanjem, a ulaznice se šalju e-poštom.

Kasni početak: verzija za četiri tjedna

Ako je prva večer domjenka udaljena samo nekoliko tjedana, skratite popis na ono što štiti samu večer:

1. Objavite termine, paket i jednu cijenu po osobi. Preskočite cijenu za ranu rezervaciju.
2. Pitanja o meniju i alergijama od prve rezervacije postavite kao obavezna za svaku ulaznicu.
3. Rok za odabir menija postavite otprilike deset dana prije svake večeri i navedite ga u uvjetima.
4. Sami nazovite prošlogodišnje organizatore i unesite njihove rezervacije kao ručne narudžbe.
5. Prije prve večeri povežite telefone za ulaz.

Same večeri domjenaka

• Prije svake večeri: ispišite popis sudionika s ulaznicama i odabranim menijima ili ga izvezite u Excel za raspored stolova.
• Na ulazu: grupe stižu u razmaku od nekoliko minuta. Vaš tim skenira ulaznice na mobitelima, traži po imenu kad netko zaboravi svoju i odjednom prijavljuje cijelu grupu.
• Nakon svake večeri: izvješće o prodaji po terminu prikazuje bruto prodaju, povrate i prijave, pa znate koje večeri vrijedi ponoviti.

Siječanj: planirajte sljedeću godinu

• Zabilježite koje su se večeri prve rasprodale, a za koje su bili potrebni popusti.
• Pitajte nekoliko organizatora što im je rezervaciju olakšalo ili otežalo.
• Sačuvajte njihove kontakt podatke za sljedećogodišnju e-poštu. Ako je Contacts u vašem radnom prostoru, kupci iz Event Ticket Huba ondje se spremaju bez duplikata.

Popis ukratko

• Termini, kapacitet, paket i cijena po večeri određeni
• Uvjeti s predujmom, rokom i izmjenama objavljeni
• Ograničenje po narudžbi postavljeno, pitanja o meniju i alergijama obavezna za svaku ulaznicu
• Bankovna uplata i podaci o tvrtki pri naplati uključeni
• Prošlogodišnji organizatori kontaktirani prvi
• Popis sudionika po večeri ispisan za kuhinju i salu
• Telefoni za ulaz povezani, pretraživanje gostiju spremno