Una app de check-in para eventos escanea el código QR de cada entrada en el acceso, confirma que es válida para ese evento y esa fecha, y la marca como usada para que no pueda entrar dos veces. Si funciona bien, convierte una cola de 400 personas en un flujo constante de pocos segundos por invitado. Si funciona mal, es un móvil bloqueado, una red wifi caída y una cola que llega hasta la calle.
Event Ticket Hub, la app de venta de entradas de KIMISUITE, incluye un escáner que funciona en cualquier smartphone, sigue operando sin conexión y no requiere descargar nada de ninguna tienda de aplicaciones. En este artículo le explicamos cómo funciona el check-in y cómo preparar su acceso para que la noche transcurra sin contratiempos.
Lo que realmente necesita un equipo de puerta
Pregunte a cualquiera que haya trabajado en un acceso y la lista será corta:
- Escaneos rápidos, un invitado cada pocos segundos
- Respuestas claras: verde significa que entra; cualquier otra cosa indica por qué no
- Ninguna dependencia del wifi del recinto, que siempre falla cuando la sala está llena
- Una forma de ayudar a los invitados que no tienen la entrada en el móvil
- Cifras en directo, para que el organizador sepa cuántas personas hay dentro
El escáner de entradas de Event Ticket Hub está diseñado precisamente en torno a estos puntos.
Configure un escáner en un minuto
El escáner funciona en el navegador del móvil, así que sus voluntarios pueden usar sus propios teléfonos. No hay nada que instalar.
- En Event Ticket Hub, usted crea un dispositivo y obtiene un código de vinculación de 8 caracteres o un código QR. El código es válido durante una hora.
- En el móvil, su personal de puerta abre la página del escáner e introduce o escanea el código.
- El móvil queda vinculado como escáner de puerta para sus eventos.
Puede vincular tantos móviles como necesite, en todos los planes. Si se pierde un móvil o un voluntario se va, revoca ese dispositivo con un clic. También puede volver a vincular un dispositivo más adelante, por ejemplo, para el próximo fin de semana de festival.
Escanear en la puerta
Cada escaneo muestra un resultado claro en letras grandes, con sonido y vibración, para que el personal no tenga que estar pendiente de la pantalla:
| Resultado | Qué significa |
|---|---|
| Válida | Deje pasar al invitado |
| Ya registrada | Esta entrada ya se ha usado |
| Fecha incorrecta | La entrada es para otra fecha del mismo evento |
| Acceso incorrecto | La entrada corresponde a otro acceso |
| No válida | El código se ha modificado o no es una de sus entradas |
| Demasiado pronto | Las puertas aún no están abiertas |
Un botón de linterna ayuda en vestíbulos oscuros, y el personal puede introducir a mano el código de una entrada si la pantalla de un móvil está rota.
Funciona sin conexión
Cada código QR de entrada está firmado, de modo que el escáner puede distinguir una entrada auténtica de una copia sin consultar al servidor. Si se cae la conexión, el escaneo simplemente continúa. Los escaneos se guardan en el móvil y se envían en cuanto vuelve la conexión.
Para usted, esto significa que puede hacer el check-in de sus invitados en un escenario al aire libre, una sala en un sótano o un campo deportivo con poca cobertura móvil, sin depender de que la red aguante.
Cuando la entrada no está en el móvil
No todos los invitados llegan con el código QR a mano. Algunos olvidaron descargar el PDF, otros se han quedado sin batería y otros compraron las entradas de toda la familia en un solo móvil. Para estos casos, el equipo de puerta puede buscar en la lista de invitados por nombre o por pedido y registrar una sola entrada o el pedido completo de una vez.
Los compradores siempre pueden recuperar sus entradas en la página "Consultar mi reserva" con su número de pedido y su dirección de correo electrónico. Vale la pena imprimirlo en un pequeño cartel en la entrada.
Varios accesos, las personas adecuadas en cada uno
Los recintos grandes rara vez tienen una sola puerta. En Event Ticket Hub puede definir accesos, por ejemplo "Entrada principal", "VIP" y "Backstage", y decidir:
- qué tipos de entrada pueden usar cada acceso
- cuándo abre cada acceso
- si los invitados pueden salir y volver a entrar, con escaneos de entrada y salida
En los planes superiores también puede asignar personal de puerta por evento, por fecha o por acceso. Su voluntario de la entrada principal del sábado ve exactamente eso y nada más.
Durante el evento, el organizador ve en directo las cifras de check-in por acceso. Después del evento, el informe de check-in muestra quién asistió, y la lista de asistentes se puede exportar a Excel. Más información sobre los informes de eventos.
Protección adicional para eventos con mucha demanda
Para eventos con mucha demanda de entradas, en los que se comparten capturas de pantalla, Event Ticket Hub ofrece dos herramientas adicionales:
- Un código QR dinámico. El código de la página de pedido del comprador cambia cada 15 segundos, así que una captura de pantalla enviada a un amigo ya no sirve en la puerta.
- Una sala de espera. Cuando se abre una venta importante, los compradores acceden a la tienda por tandas y ven su posición y el tiempo de espera, en lugar de llegar todos a la vez al proceso de pago.
Ambas están disponibles en el plan más alto o como extensión para los demás.
Abonos de temporada en la puerta
Los abonados reciben por correo electrónico una entrada para cada fecha, para la butaca que tienen durante toda la temporada. En la puerta, esa entrada se escanea como cualquier otra, y "Fecha incorrecta" detecta al abonado que trae por error la entrada de la semana pasada. Más información sobre los abonos de temporada.
Lista de comprobación para su próximo evento
- Vincule todos los móviles de puerta el día anterior, no en la puerta
- Pruebe un escaneo por acceso con una entrada del personal
- Cargue los móviles y lleve una batería externa
- Coloque un pequeño cartel: "Recupere sus entradas: Consultar mi reserva"
- Tenga en la puerta a una persona que pueda buscar en la lista de invitados
- Siga las cifras en directo y envíe refuerzos al acceso con más afluencia
Si está empezando con la venta de entradas, lea nuestra guía para vender entradas online sin comisiones por entrada.
Event Ticket Hub forma parte de su espacio de trabajo de KIMISUITE. Los dispositivos de escaneo son ilimitados en todos los planes, y KIMISUITE se factura por espacio de trabajo, no por usuario. Cree su espacio de trabajo gratuito y pruébelo con una prueba gratuita.
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