Електронният подпис е данни в електронна форма, които са прикрепени към или логически свързани с други електронни данни и които подписващият използва, за да подпише, съгласно определението в Регламент (ЕС) eIDAS.
Определението е широко: изписано име, подпис, начертан на телефон, и подпис, базиран на сертификат от смарт карта, попадат в него. Разликата е в това колко доказват за самоличността на подписалия и дали документът е променян след това.
Трите нива според eIDAS
Правилата идват от Регламент (ЕС) № 910/2014, известен като eIDAS, който се прилага пряко във всяка държава членка на ЕС. Той беше изменен през 2024 г. с Регламент (ЕС) 2024/1183, главно за да се добави Европейският портфейл за цифрова самоличност; трите нива на подпис остават същите.
| Ниво | Правно определение (eIDAS) | Какво изисква на практика | Правно действие |
|---|---|---|---|
| Обикновен електронен подпис (SES) | Чл. 3(10): електронни данни, прикрепени към или логически свързани с други данни, използвани от подписващия за подписване | Нищо конкретно. Начертан или изписан подпис, клик върху „Съгласен съм", сканиран подпис, поставен във файл | Не може да бъде отхвърлен като доказателство само защото е електронен (чл. 25(1)); тежестта му се преценява за всеки отделен случай |
| Усъвършенстван електронен подпис (AdES) | Чл. 3(11) и чл. 26: еднозначно свързан с подписващия, позволява идентифицирането му, създаден с данни под негов изключителен контрол и свързан с данните така, че всяка последваща промяна да бъде забележима | Обикновено подпис, базиран на сертификат, при който подписващият контролира ключа | Същото като горното, но с много по-силно доказателство кой е подписал и че нищо не е променяно |
| Квалифициран електронен подпис (QES) | Чл. 3(12): усъвършенстван подпис, създаден с устройство за създаване на квалифициран подпис и базиран на квалифициран сертификат | Квалифициран сертификат от квалифициран доставчик на удостоверителни услуги, използван на сертифицирано устройство като смарт карта, USB токен или квалифицирана услуга за отдалечено подписване | Равностойно правно действие на саморъчен подпис (чл. 25(2)); признат във всички държави членки (чл. 25(3)) |
Първо, никое ниво не е „невалидно". Член 25(1) казва, че на електронния подпис не може да бъде отказано правно действие или допустимост като доказателство само защото е електронен или не е квалифициран. Разликата е в това колко лесно се доказва при спор.
Второ, само квалифицираният подпис е автоматично равностоен на саморъчния в целия ЕС. Другите две нива се претеглят като доказателство, затова добрата следа от събития е толкова важна за тях.
Какво прави обикновения подпис надежден
Тъй като обикновеният електронен подпис няма вградено доказателство, доказателствата трябва да дойдат от заобикалящия го контекст. На практика това означава:
- кой е поканен, с кой имейл адрес и дали е използвана допълнителна проверка като код по имейл
- кога документът е отворен и подписан, с часова зона
- откъде, под формата на IP адрес и устройство
- че файлът не е променян, показано чрез отпечатък (хеш) на оригинала и на подписаната версия и печат върху готовия PDF
- независим времеви печат, например RFC 3161 времеви печат от орган за времеви печати, така че времето на подписване да не зависи от часовника на собствения ви сървър
- изричното съгласие на подписващия да подпише електронно
Обикновен подпис с такъв запис е далеч по-силно доказателство от нерегистриран сканиран подпис, поставен в Word файл, макар и двата формално да са „обикновени".
Кое ниво е нужно за даден документ?
eIDAS определя нивата и тяхното действие. Дали даден документ изисква определена форма, се решава от националното право, а то се различава в отделните държави. Някои общи закономерности:
| Ситуация | Типично ниво | Забележка |
|---|---|---|
| Оферти, потвърждения на поръчки, ценови предложения | Обикновен | В повечето държави няма изискване за форма; целта е доказателство за споразумение |
| Договори за услуги, договори със свободни професии и доставчици | Обикновен, понякога усъвършенстван | Повечето търговски договори могат да се сключват в каквато и да е форма |
| Съгласия на клиенти, формуляри за приемане на нови клиенти, вътрешни одобрения | Обикновен | Съхранявайте регистъра заедно с документа |
| Договори за наем, трудови договори | Зависи от държавата и клаузата | Някои клаузи може да подлежат на писмена форма според националното право |
| Всичко, за което законът предписва писмена форма | Квалифициран, когато електронната форма е позволена | В Германия например законовата писмена форма може да бъде заменена електронно само с QES (§ 126a BGB) |
| Документи, за които законът изключва електронната форма | Само на хартия | В Германия предизвестието за прекратяване на трудов договор трябва да е на хартия; електронната форма е изключена (§ 623 BGB) |
| Нотариални актове, много прехвърляния на имоти | Нотариус | Никой инструмент за подписване не може да замени това |
Честното практическо правило: повечето ежедневни бизнес документи не изискват специална форма и добре регистрираният обикновен подпис е достатъчен. Когато законът изисква писмена форма, проверете дали електронната форма изобщо е позволена и ако да, използвайте квалифициран подпис. При съмнение се консултирайте с адвокат в държавата, чието право урежда договора.
Какво не е електронният подпис
- Не е електронен печат. Печатът (чл. 3(25)) се създава от юридическо лице, например дружество, за да покаже произхода и целостта на документ. Подписът се полага от физическо лице. Платформата за подписване често поставя печат върху готовия PDF, за да станат видими промените, но този печат не замества подписа на подписващия.
- Не е времеви печат. Времевият печат доказва, че данните са съществували в определен момент. Той подсилва подписа, но не е подпис.
- Не е същото като „цифров подпис". Терминът обикновено описва криптографската техника (ключове и сертификати) зад усъвършенствания и квалифицирания подпис. Обикновеният електронен подпис често не използва нищо от това.
Практически пример
Малък хотел с 12 стаи подписва около 40 документа на месец: 25 потвърждения за събития и групови резервации, 10 договора с доставчици и пет документа, свързани със заетостта.
- 25-те потвърждения на резервации и 10-те договора с доставчици нямат изискване за форма. Обикновен електронен подпис с пълен регистър на подписването е подходящ.
- От петте документа, свързани със заетостта, повечето могат да се подпишат по същия начин, в зависимост от националното право. Предизвестие за прекратяване в Германия би трябвало да е на хартия.
- Веднъж годишно собственикът подписва споразумение между съдружници, за което адвокатът му изисква квалифициран подпис. Този един документ се нуждае от QES.
Така че в нормален месец практически всичко минава на обикновено ниво. Изключенията са редки и предвидими: рядкият документ, който законът държи на хартия, и единственият договор годишно, за който се изисква квалифициран сертификат. Този модел е типичен за малкия бизнес.
Как изглежда това в KIMISUITE
Document Sign използва обикновен електронен подпис според eIDAS като стандарт. Получателите подписват без акаунт, всеки подписващ потвърждава, че се съгласява да подпише електронно, а готовият документ е един запечатан PDF с регистър на подписването (имена, времена, IP, устройство, история) и независим RFC 3161 времеви печат. Когато се изисква квалифициран подпис, от плана Business подписващият може да подпише със сертификата на собствения си USB токен или смарт карта, използвайки KIMISUITE Signer за Windows.
Работният процес стъпка по стъпка е описан в Document Sign е активен: Изпратете PDF за подпис от вашето работно пространство.
Ако повечето ви документи са от ежедневния тип, можете да започнете с приложението Document Sign и да изпратите първия си документ за минути.
Прекратяване по всяко време · Без минимален срок · 14 дни безплатно
