Service Manager

Tidsbokning för advokatbyrå vid första rådgivningen, på kontoret eller via video

Nya klienter bokar en första rådgivning under juristens lediga timmar i stället för att vänta på återbesked. Varje bokning håller juristen och, vid möten på kontoret, mötesrummet, och receptionen bekräftar varje förfrågan.

Prova gratis i 14 dagar Se hur det fungerar
  • Avsluta när som helst
  • Inga långa avtal
  • 14 dagar gratis
Tidsbokning för advokatbyrå vid första rådgivningen, på kontoret eller via video

Så ser det ut i praktiken

  1. Måndag 8.30: förfrågningar, inte telefonsvarare

    Under helgen har tre personer bett om en första rådgivning på din sida. De väntar under Awaiting confirmation, och receptionen bekräftar var och en efter en snabb genomgång. Övriga får ett avbokningsmejl med en kort förklaring.

  2. Tisdag: rätt längd för varje typ av möte

    En första rådgivning i ett nytt ärende tar fyrtiofem minuter, en uppföljning i ett pågående ärende trettio. Som två separata tjänster konkurrerar de aldrig om samma korta lucka. Varje typ visar sin längd på sidan, så att man väljer rätt.

  3. Onsdag 11.00: mötesrummet är upptaget

    Två jurister vill ha det enda mötesrummet. Eftersom rådgivning på kontoret anger rummet som en resurs erbjuds den andra tiden bara när rummet är ledigt. Videorådgivning behöver inte rummet alls.

  4. Torsdag: en klient utomlands

    En klient som bor i Wien bokar en videorådgivning på tyska. Eftersom Meeting Hub körs i din arbetsyta innehåller bekräftelsemejlet redan möteslänken.

Tidsbokning för advokatbyrå innebär ofta telefontennis: en ny klient ringer, juristen sitter i rätten och receptionen lovar att återkomma. Med Service Manager kan man boka en första rådgivning på byråns egen bokningssida, under de timmar varje jurist har lediga. Varje typ av rådgivning får sin egen längd och en marginal för ärendeanteckningar, och möten på kontoret anger vilket mötesrum som behövs. Koppla varje jurists egen kalender, så stänger en förhandling eller en klientlunch som läggs in där de timmarna på sidan. Med automatisk bekräftelse avstängd kommer varje bokning in som en förfrågan, så att receptionen eller juristen avgör innan en tid är slutgiltig. Före mötet mejlar en Reminder-automation klienten vid de tidpunkter du väljer, med Professional eller Enterprise och med e-postaviseringar påslagna. En knapp i mejlet låter klienten avboka eller boka om, så att en första rådgivning som inte blir av frigör juristens timme till annat arbete i stället för en tom stol på andra sidan skrivbordet.

Byt etiketterna till byråns egna ord, som Klient och Rådgivning, och lista rådgivning med eller utan pris. Man bockar i din integritetspolicy och dina villkor innan man bokar, och du bestämmer vad dina mejl innehåller, för varje språk du arbetar på. För videorådgivning kan du koppla in videomöten i webbläsaren via Meeting Hub och lägga länken i bekräftelsen. Service Manager bokar mötet; ärenden, dokument och arvoden ligger kvar i de verktyg du använder för dem. Mer på sidan om Service Manager.

Det här får du

  • Förfrågningar som receptionen kan granska

    Med automatisk bekräftelse avstängd väntar nya bokningar som Requested. Ett klick bekräftar var och en, så ingen tid blir slutgiltig utan dig. Klienten ser att förfrågan har tagits emot, inte att en tid är fastslagen.

  • En längd per typ av rådgivning

    Första rådgivningar, uppföljningar och längre strategimöten får var sin längd och marginal. Ett strategimöte kan blockera två timmar, en snabb uppföljning trettio minuter.

  • Jurist och mötesrum tillsammans

    Rådgivning på kontoret anger mötesrummet som en resurs. Tider erbjuds bara när både juristen och rummet är lediga. Två jurister kan aldrig boka det enda mötesrummet samtidigt.

  • Videorådgivning

    Med Meeting Hub i arbetsytan får en videorådgivning en egen möteslänk, och ditt bekräftelsemejl innehåller den. Klienter ansluter från webbläsaren utan att installera något.

  • Integritetstext före bokning

    Lägg till din integritetspolicy och dina villkor per språk. Ingen kan boka förrän båda rutorna är ikryssade. Skriv dem en gång för varje språk ni rådger på.

  • Rättegångsdagar blockerar rådgivningstimmar

    Koppla varje jurists kalender via dess iCal-adress. Förhandlingar och klientmöten som bokas där försvinner från bokningssidan. Bara start- och sluttider sparas, aldrig titlar eller klientnamn.

Lägg din första rådgivning online

Skapa en första rådgivning och en uppföljning, ställ in varje jurists lediga timmar och se sidan som en ny klient skulle boka från. En första rådgivning och en jurists timmar räcker för att börja; lägg till mötesrummet och videorådgivning när de första förfrågningarna kommer in.

Se hur det fungerarSe alla planer

Vad en första rådgivning blockerar

Endast ett exempel: ställ in de minuter dina jurister behöver. Möteskostnadskalkylatorn visar vad en timme av teamets tid är värd.

Räkna ut det för ditt evenemang

Läsa förfrågan i förväg
10 minuter, inställt som förberedelse
Första rådgivning
45 minuter, tjänstens längd
Ärendeanteckning efteråt
15 minuter, inställt som uppföljning
Marginal till nästa möte
10 minuter, inställt som buffert

Så kommer du igång

  1. Ställ in tidsbokning för advokatbyrån

    Öppna Service Manager i byråns arbetsyta, börja från noll och byt etiketterna till Klient och Rådgivning.

  2. Skapa typer av rådgivning

    Lägg till första rådgivningar, uppföljningar och videorådgivningar, var och en med sin längd, en buffert och ett pris bara om du publicerar något.

  3. Lägg till jurister, mötesrum och tider

    Ge varje jurist ett veckoschema med rådgivningstimmar, koppla deras kalendrar så att förhandlingar blockerar sidan, lägg till mötesrummet och ställ in en minsta framförhållning.

  4. Lägg till dina texter och publicera

    Skriv din integritetspolicy och dina villkor, stäng av automatisk bekräftelse, lägg till en Reminder-automation med e-postaviseringar påslagna, välj en sober mall som Minimal och länka sidan från byråns webbplats.

Priser

Service Manager börjar på ett fast månadspris (se priser) för hela byrån, inte per jurist. Att boka jurister och mötesrum som resurser kräver Professional eller högre, och Enterprise ger personalregister, roller, personalportal och en privat kalenderlänk per jurist. Att läsa upptagna tider från juristernas kalendrar ingår i alla planer, och videorådgivning körs via Meeting Hub, som läggs till i samma arbetsyta.

Fjorton dagar att ställa in dina typer av rådgivning och se hur de första förfrågningarna kommer in; ingen bindningstid.

Se alla planer

Passar det dig?

Passar bra om

  • Små och medelstora advokatbyråer som tar emot första rådgivningar från nya klienter
  • Byråer med jurister som har fasta rådgivningstider och en full rättegångskalender
  • Byråer som möter klienter både på kontoret och via video
  • Byråer med klienter som talar olika språk

Passar inte om

  • Byråer som behöver jävskontroll, ärendehantering eller dokumenthantering i bokningsverktyget
  • Byråer som behöver arvoden, tidredovisning eller fakturor från rådgivning; fakturering görs i CRM Business Hub
  • Byråer som vill ha påminnelser om rådgivning via sms; påminnelsen skickas som e-post
  • Byråer där receptionen behöver själva programvaran på sitt eget språk; bara den klientvända sidan och mejlen är flerspråkiga

Vanliga frågor

Hur fungerar tidsbokning för advokatbyrå med Service Manager?

Nya klienter väljer en typ av rådgivning och en ledig tid på byråns sida, fyller i sina uppgifter och bockar i din integritetstext. Bokningen kommer in som en förfrågan som du bekräftar.

Får klienterna en påminnelse före rådgivningen?

Ja, via e-post. Skapa en Reminder-automation en gång, vilket kräver Professional eller Enterprise, välj tidpunkterna, till exempel en dag och fem timmar före, och slå på e-postaviseringar. Varje tidpunkt skickas en gång per rådgivning. Mejlet har en knapp för att avboka eller boka om, och för videorådgivning möteslänken, så att receptionen får veta om en avbokad tid innan juristen väntar på den.

Kan klienter välja mellan kontoret och ett videosamtal?

Skapa båda som typer av rådgivning. Möten på kontoret håller mötesrummet; videorådgivning körs via Meeting Hub i samma arbetsyta. Bekräftelsemejlet kan innehålla möteslänken för videorådgivning.

Kan vi hålla priserna borta från bokningssidan?

Ja. Stäng av priset för valfri typ av rådgivning. Namn, beskrivning och längd visas ändå. I beskrivningen kan du förklara hur arvoden överenskoms.

Ser Service Manager vad som finns i en jurists kalender?

Inga detaljer. Den läser kalendern via dess iCal-adress och sparar bara när varje post börjar och slutar. Titlar, beskrivningar och klientnamn sparas inte, och själva adressen lagras krypterad och visas aldrig igen.

Ersätter det vårt ärendehanteringssystem?

Nej. Det bokar rådgivning. Ärenden, dokument och fakturor ligger kvar där de är; fakturering i KIMISUITE sker i CRM Business Hub. Klienter och kontakter som bokar online sparas i appens egen kontaktlista.

Kan varje jurist ha sina egna rådgivningstider?

Ja. Varje jurist är en resurs med ett veckoschema, delade pass och egna raster. Rättegångsdagar behöver inga rådgivningstimmar, och förhandlingar i en jurists egen kalender blockerar sidan när kalendern är kopplad.

Kan klienter berätta vad rådgivningen gäller?

Be om ett ämne på en rad i anteckningsfältet, till exempel hyrestvist eller anställningsavtal, och skriv på din bokningssida att konfidentiella uppgifter hör hemma i mötet, inte i formuläret. Ämnet visas i bokningsposten, så juristen känner till området före mötet.

Läs vidare

Redo när du är det

Sätt upp det i din egen workspace och se hur det fungerar med dina data.

Prova gratis i 14 dagar
  • Avsluta när som helst
  • Inga långa avtal
  • 14 dagar gratis