En incheckningsapp för evenemang skannar QR-koden på varje biljett i entrén, kontrollerar att den gäller för just det här evenemanget och datumet, och markerar den som använd så att den inte kan släppa in någon två gånger. Görs det rätt blir en kö på 400 personer ett jämnt flöde med några sekunder per gäst. Görs det fel blir det en frusen mobil, ett dött wifi och en kö ut på gatan.
Event Ticket Hub, biljettappen i KIMISUITE, har en skanner som fungerar på vilken smartphone som helst, fortsätter att fungera utan uppkoppling och inte kräver någon nedladdning från en appbutik. I den här artikeln går vi igenom hur incheckningen fungerar och hur du förbereder entrén för en smidig kväll.
Vad entrépersonalen faktiskt behöver
Fråga vem som helst som har jobbat i en entré, så blir listan kort:
- Snabba skanningar, en gäst med några sekunders mellanrum
- Tydliga besked: grönt betyder in, allt annat förklarar varför inte
- Inget beroende av lokalens wifi, som alltid krånglar när salen är full
- Ett sätt att hjälpa gäster som inte har biljetten i mobilen
- Siffror i realtid, så att arrangören vet hur många som är inne
Biljettskannern i Event Ticket Hub är byggd kring precis de här punkterna.
Ställ in en skanner på en minut
Skannern körs i mobilens webbläsare, så dina volontärer kan använda sina egna telefoner. Det finns inget att installera.
- I Event Ticket Hub skapar du en enhet och får en kopplingskod på 8 tecken eller en QR-kod. Koden gäller i en timme.
- På mobilen öppnar entrépersonalen skannersidan och skriver in eller skannar koden.
- Mobilen är nu kopplad som entréskanner för dina evenemang.
Du kan koppla så många mobiler du behöver, i alla abonnemang. Om en mobil försvinner eller en volontär slutar spärrar du just den enheten med ett klick. Du kan också koppla en enhet igen senare, till exempel inför nästa festivalhelg.
Skanning i entrén
Varje skanning visar ett tydligt resultat med stora bokstäver, tillsammans med ljud och vibration, så att personalen inte behöver stirra på skärmen:
| Resultat | Vad det betyder |
|---|---|
| Giltig | Släpp in gästen |
| Redan incheckad | Biljetten har redan använts |
| Fel datum | Biljetten gäller ett annat datum för samma evenemang |
| Fel entré | Biljetten hör till en annan entré |
| Ogiltig | Koden har ändrats eller är inte en av dina biljetter |
| För tidigt | Dörrarna har inte öppnat än |
En ficklampsknapp hjälper till i mörka foajéer, och personalen kan skriva in en biljettkod för hand om en mobilskärm är sprucken.
Fungerar utan uppkoppling
Varje QR-kod på biljetterna är signerad, så skannern kan skilja en äkta biljett från en kopia utan att fråga servern. Om uppkopplingen bryts fortsätter skanningen helt enkelt. Skanningarna sparas på mobilen och skickas så snart uppkopplingen är tillbaka.
För dig betyder det att du kan checka in gäster vid en utomhusscen, på en källarklubb eller på en idrottsplats med ojämn mobiltäckning, utan att behöva hoppas att nätet håller.
När biljetten inte finns i mobilen
Alla gäster har inte QR-koden redo när de kommer. Vissa glömde ladda ner PDF:en, vissa har slut på batteri, vissa köpte för hela familjen i en och samma mobil. För sådana fall kan entrépersonalen söka i gästlistan på namn eller order och checka in en enskild biljett eller hela ordern på en gång.
Köpare kan alltid hitta tillbaka till sina biljetter på sidan "Kontrollera din bokning" med ordernummer och e-postadress. Det är värt att skriva ut på en liten skylt vid entrén.
Flera entréer, rätt personer vid varje
Större arenor har sällan bara en dörr. I Event Ticket Hub kan du definiera entréer, till exempel "Huvudentré", "VIP" och "Backstage", och bestämma:
- vilka biljettyper som får använda respektive entré
- när varje entré öppnar
- om gäster får gå ut och komma in igen, med in- och utskanning
I de större abonnemangen kan du också tilldela entrépersonal per evenemang, per datum eller per entré. Din volontär för lördagens huvudentré ser precis det, och inget annat.
Under evenemanget ser arrangören incheckningssiffrorna per entré i realtid. Efteråt visar incheckningsrapporten vilka som kom, och deltagarlistan kan exporteras till Excel. Läs mer om evenemangsrapporter.
Extra skydd för populära evenemang
För evenemang där biljetterna är eftertraktade och skärmdumpar delas erbjuder Event Ticket Hub två extra verktyg:
- En roterande QR-kod. Koden på köparens ordersida byts var 15:e sekund, så en skärmdump som skickats till en kompis fungerar inte längre i entrén.
- Ett virtuellt väntrum. När en stor försäljning släpps in släpps köparna in i butiken i omgångar och ser sin plats i kön och väntetiden, i stället för att alla går till kassan samtidigt.
Båda finns i det största abonnemanget eller som tillägg till de övriga.
Säsongskort i entrén
Innehavare av säsongskort får en biljett per datum via e-post, för den plats de har hela säsongen. I entrén skannas biljetten som vilken annan som helst, och "Fel datum" fångar upp den som av misstag har med sig förra veckans biljett. Läs mer om säsongskort.
En checklista inför nästa evenemang
- Koppla alla entrémobiler dagen innan, inte i entrén
- Testa en skanning per entré med en personalbiljett
- Ladda mobilerna och ta med en powerbank
- Sätt upp en liten skylt: "Hitta dina biljetter: Kontrollera din bokning"
- Ha en person i entrén som kan söka i gästlistan
- Håll koll på siffrorna i realtid och skicka hjälp till den entré där det är mest tryck
Om du precis har börjat med biljettförsäljning kan du läsa vår guide om att sälja biljetter online utan avgift per biljett.
Event Ticket Hub är en del av din KIMISUITE-arbetsyta. Antalet skannerenheter är obegränsat i alla abonnemang, och KIMISUITE debiteras per arbetsyta, inte per användare. Skapa din kostnadsfria arbetsyta och testa med en gratis provperiod.
Checka in dina gäster med Event Ticket Hub
Avsluta när du vill · Ingen bindningstid · 14 dagar gratis
