Elektronički potpis su podaci u elektroničkom obliku koji su pridruženi ili logički povezani s drugim elektroničkim podacima i koje potpisnik koristi za potpisivanje, kako je definirano u EU Uredbi eIDAS.
Definicija je široka: upisano ime, potpis nacrtan na telefonu i potpis temeljen na certifikatu s pametne kartice svi se ubrajaju. Ono što ih razlikuje jest koliko dokazuju o tome tko je potpisao i je li se dokument naknadno mijenjao.
Tri razine prema eIDAS-u
Pravila proizlaze iz Uredbe (EU) br. 910/2014, poznate kao eIDAS, koja se izravno primjenjuje u svakoj državi članici EU-a. Izmijenjena je 2024. Uredbom (EU) 2024/1183, uglavnom radi dodavanja europskog novčanika za digitalni identitet; tri razine potpisa ostale su kakve su i bile.
| Razina | Pravna definicija (eIDAS) | Što zahtijeva u praksi | Pravni učinak |
|---|---|---|---|
| Jednostavni elektronički potpis (SES) | čl. 3. st. 10.: elektronički podaci pridruženi ili logički povezani s drugim podacima, koje potpisnik koristi za potpisivanje | Ništa posebno. Nacrtan ili upisan potpis, klik na "Slažem se", skenirani potpis zalijepljen u datoteku | Ne može se odbaciti kao dokaz samo zato što je elektronički (čl. 25. st. 1.); njegova se težina procjenjuje od slučaja do slučaja |
| Napredni elektronički potpis (AdES) | čl. 3. st. 11. i čl. 26.: jedinstveno povezan s potpisnikom, omogućuje njegovu identifikaciju, izrađen pomoću podataka pod isključivom kontrolom potpisnika i povezan s podacima tako da je svaka naknadna promjena vidljiva | Obično potpis temeljen na certifikatu gdje potpisnik kontrolira ključ | Isto kao gore, uz znatno jači dokaz tko je potpisao i da se ništa nije mijenjalo |
| Kvalificirani elektronički potpis (QES) | čl. 3. st. 12.: napredni potpis izrađen pomoću kvalificiranog sredstva za izradu potpisa i temeljen na kvalificiranom certifikatu | Kvalificirani certifikat kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja, korišten na certificiranom uređaju poput pametne kartice, USB tokena ili kvalificirane usluge udaljenog potpisivanja | Pravni učinak jednak vlastoručnom potpisu (čl. 25. st. 2.); priznat u svim državama članicama (čl. 25. st. 3.) |
Prvo, nijedna razina nije "nevažeća". Članak 25. stavak 1. kaže da se elektroničkom potpisu ne smije uskratiti pravni učinak ili prihvatljivost kao dokaza samo zato što je elektronički ili nije kvalificiran. Ono što se razlikuje jest koliko ga je lako dokazati u sporu.
Drugo, samo je kvalificirani potpis automatski izjednačen s vlastoručnim u cijelom EU-u. Druge dvije razine procjenjuju se kao dokaz, zbog čega je dobar revizijski trag za njih toliko važan.
Što jednostavni potpis čini vjerodostojnim
Budući da jednostavni elektronički potpis nema ugrađeni dokaz, dokazi moraju doći iz njegove okoline. U praksi to znači:
- tko je pozvan, s koje adrese e-pošte i je li korištena dodatna provjera poput koda poslanog e-poštom
- kada je dokument otvoren i potpisan, s vremenskom zonom
- odakle, u obliku IP adrese i uređaja
- da se datoteka nije mijenjala, što pokazuje otisak (hash) izvornika i potpisane verzije te pečat na gotovom PDF-u
- neovisni vremenski žig, primjerice RFC 3161 vremenski žig tijela za vremensko označavanje, tako da vrijeme potpisivanja ne ovisi o satu vašeg vlastitog poslužitelja
- izričita suglasnost potpisnika za elektroničko potpisivanje
Jednostavni potpis s takvim zapisom daleko je jači dokaz od nezabilježenog skeniranog potpisa zalijepljenog u Word datoteku, iako su oba "jednostavna" na papiru.
Koju razinu dokument zahtijeva?
eIDAS definira razine i njihov učinak. Zahtijeva li dokument određeni oblik, odlučuje nacionalno pravo, a to se razlikuje od zemlje do zemlje. Neki opći obrasci:
| Situacija | Uobičajena razina | Napomena |
|---|---|---|
| Ponude, potvrde narudžbi, predračuni | Jednostavna | U većini zemalja nema propisanog oblika; cilj je dokaz suglasnosti |
| Ugovori o uslugama, ugovori s freelancerima i dobavljačima | Jednostavna, ponekad napredna | Većina trgovačkih ugovora može se sklopiti u bilo kojem obliku |
| Suglasnosti klijenata, obrasci za onboarding, interna odobrenja | Jednostavna | Čuvajte zapis zajedno s dokumentom |
| Ugovori o najmu, ugovori o radu | Ovisi o zemlji i klauzuli | Neke klauzule mogu podlijegati pisanoj formi prema nacionalnom pravu |
| Sve gdje zakon propisuje pisanu formu | Kvalificirana, gdje je elektronički oblik dopušten | U Njemačkoj se, primjerice, zakonska pisana forma elektronički može zamijeniti samo QES-om (§ 126a BGB) |
| Dokumenti gdje zakon isključuje elektronički oblik | Samo papir | U Njemačkoj otkaz ugovora o radu mora biti na papiru; elektronički oblik je isključen (§ 623 BGB) |
| Javnobilježničke isprave, mnogi prijenosi vlasništva | Javni bilježnik | Izvan onoga što bilo koji alat za potpisivanje može zamijeniti |
Okvirno pravilo: većina svakodnevnih poslovnih dokumenata ne zahtijeva poseban oblik i dobro zabilježen jednostavni potpis je dovoljan. Gdje je zakonom propisana pisana forma, provjerite je li elektronički oblik uopće dopušten i, ako jest, koristite kvalificirani potpis. U slučaju dvojbe, pitajte odvjetnika u zemlji čije pravo uređuje ugovor.
Što elektronički potpis nije
- Nije digitalni pečat. Pečat (čl. 3. st. 25.) izrađuje pravna osoba, poput trgovačkog društva, kako bi pokazala podrijetlo i cjelovitost dokumenta. Potpis daje fizička osoba. Platforma za potpisivanje često pečati gotov PDF kako bi promjene postale vidljive, ali taj pečat ne zamjenjuje potpis potpisnika.
- Nije vremenski žig. Vremenski žig dokazuje da su podaci postojali u određeno vrijeme. On jača potpis, ali sam nije potpis.
- Nije isto što i "digitalni potpis". Taj pojam obično opisuje kriptografsku tehniku (ključeve i certifikate) koja stoji iza naprednih i kvalificiranih potpisa. Jednostavni elektronički potpis često ne koristi ništa od toga.
Razrađeni primjer
Mali hotel s 12 soba potpisuje oko 40 dokumenata mjesečno: 25 potvrda rezervacija za događanja i grupe, 10 ugovora s dobavljačima i pet dokumenata vezanih uz zapošljavanje.
- Za 25 potvrda rezervacija i 10 ugovora s dobavljačima nema propisanog oblika. Jednostavni elektronički potpis s potpunim zapisom o potpisivanju je primjeren.
- Od pet dokumenata vezanih uz zapošljavanje, većina se može potpisati na isti način, ovisno o nacionalnom pravu. Otkaz u Njemačkoj morao bi ići na papir.
- Jednom godišnje vlasnik potpisuje ugovor između članova društva za koji njegov odvjetnik traži kvalificirani potpis. Taj jedan dokument zahtijeva QES.
Dakle, u normalnom mjesecu praktički sve funkcionira na jednostavnoj razini. Iznimke su rijetke i predvidljive: povremeni dokument koji zakon zadržava na papiru i jedan ugovor godišnje za koji se traži kvalificirani certifikat. Taj je obrazac tipičan za mala poduzeća.
Kako to izgleda u KIMISUITE-u
Document Sign standardno koristi jednostavni elektronički potpis prema eIDAS-u. Primatelji potpisuju bez korisničkog računa, svaki potpisnik potvrđuje da pristaje na elektroničko potpisivanje, a gotov dokument je jedan zapečaćeni PDF sa zapisom o potpisivanju (imena, vremena, IP, uređaj, povijest) i neovisnim RFC 3161 vremenskim žigom. Gdje je potreban kvalificirani potpis, od Business plana potpisnik može potpisati certifikatom na vlastitom USB tokenu ili pametnoj kartici, koristeći KIMISUITE Signer za Windows.
Tijek rada korak po korak nalazi se u Document Sign je objavljen: Pošaljite PDF na potpis iz svog radnog prostora.
Ako je većina vaših dokumenata svakodnevne vrste, možete početi s aplikacijom Document Sign i poslati svoj prvi dokument za nekoliko minuta.
Otkazivanje bilo kada · Bez minimalnog trajanja · 14 dana besplatno
