Document Sign je sada dostupan u KIMISUITE-u. Radi jednu stvar: prenesete gotov dokument, odredite tko mora potpisati i gdje, i dobijete natrag zapečaćeni PDF koji pokazuje tko je potpisao, kada i da se nakon toga ništa nije promijenilo.
To je plaćena aplikacija koju dodajete u svoj radni prostor, poput CRM Business Huba ili Service Managera. Evo što radi, i jednako jasno, što ne radi.
Čemu služi
Većina malih poduzeća ne piše ugovore u alatu za potpisivanje. Ugovor o najmu, ponuda za posao, ugovor s dobavljačem ili obrazac privole već postoji kao Word datoteka ili PDF. Ono što nedostaje je dio nakon toga: dobiti potpis bez ispisivanja, skeniranja i ganjanja ljudi e-poštom.
Document Sign počinje upravo na toj točki. Nema uređivača dokumenata ni predložaka. Vi donosite gotovu datoteku, a aplikacija se brine za potpisivanje.
Kako radi, u tri koraka
1. Prijenos. Ubacite PDF ili Word, OpenDocument ili RTF datoteku koja se pretvara u PDF. Datoteke mogu biti veličine do 25 MB. Dajete joj naslov (primatelji ga vide u e-pošti) i, ako želite, dodjeljujete je projektu.
2. Priprema. Dodajte primatelje po imenu i e-pošti i odredite njihovu ulogu: potpisuje ili dobiva kopiju. Zatim postavite polja na stranice: potpis, inicijali, puno ime, e-pošta, datum, tekst i potvrdni okvir. Tekstualna polja i potvrdni okviri mogu se označiti kao obvezni, a datum se sam popunjava kada primatelj potpiše. Ako je redoslijed važan, uključite potpisivanje po redoslijedu i sljedeći potpisnik bit će pozvan tek nakon što prethodni potpiše. Kratki kontrolni popis govori vam kada je sve na mjestu.
3. Slanje. Dodajte poruku, neobavezan rok i automatske podsjetnike, zatim pošaljite. Svaki primatelj dobiva poveznicu.
Što potpisnik vidi
Primatelj ne treba korisnički račun. Otvara poveznicu na računalu ili telefonu, prolazi kroz polja jedno po jedno i potpisuje se crtanjem mišem, prstom ili olovkom ili upisivanjem svog imena. Prije nego što završi, potvrđuje da pristaje na elektroničko potpisivanje. Ako nešto nije u redu, može odbiti i navesti razlog, a vi ste obaviješteni.
Stranica za potpisivanje dostupna je na 16 jezika, a jezik možete postaviti za svakog primatelja. Klijent u Skoplju može proći stranicu za potpisivanje na makedonskom, dok je partner u Beču vidi na njemačkom; sam dokument ostaje točno onakav kakav ste ga prenijeli.
Što dobivate natrag
Kada posljednja osoba potpiše, dokument je dovršen i dobivate jedan zapečaćeni PDF:
| Dio | Što sadrži |
|---|---|
| Potpisane stranice | Vaše izvorne stranice s ispunjenim potpisima, inicijalima, imenima, datumima, tekstom i kvačicama |
| Pečat dokumenta | Pečat s 8-znamenkastim brojem dokumenta na svakoj stranici |
| Zapisnik potpisa | Priložene stranice s popisom svakog primatelja, njihovom ulogom, kada su pozvani, otvorili i potpisali, IP adresom i uređajem, plus cijela povijest događaja |
| Digitalni pečat | Gotov PDF je digitalno zapečaćen, tako da kasnije promjene postaju vidljive |
| Vremenski žig | Neovisni RFC 3161 vremenski žig nad potpisanim PDF-om |
U aplikaciji također vidite SHA-256 otiske prenesene i potpisane datoteke, pojedinosti vremenskog žiga i svaki korak povijesti: preneseno, poslano, otvoreno, potpisano, odbijeno, podsjetnici, dovršeno.
Koja je to vrsta potpisa
Prema zadanim postavkama, potpisnici koriste jednostavni elektronički potpis prema EU Uredbi eIDAS, a svaki potpisnik potvrđuje da pristaje na elektroničko potpisivanje. Za svakodnevnu poslovnu papirologiju poput ponuda, narudžbi, ugovora o uslugama, internih odobrenja i većine privola kupaca, ovo je razina u uobičajenoj upotrebi.
Neki dokumenti zahtijevaju više. Gdje je potreban kvalificirani potpis, od Business plana možete postaviti razinu potpisnika na Certifikat na tokenu: potpisuju certifikatom na vlastitom USB tokenu ili pametnoj kartici, koristeći KIMISUITE Signer za Windows. Jednostavni elektronički potpis ostaje standard; potpis tokenom je opcija za slučajeve koji to zahtijevaju.
Ako niste sigurni koju razinu dokument zahtijeva, objašnjavamo tri razine i gdje je razlika važna u Što je elektronički potpis? Jednostavni, napredni i kvalificirani.
Praćenje
Nadzorna ploča pokazuje što čeka na potpise, što je još uvijek nacrt i što je nedavno dovršeno. Dokumenti se mogu grupirati u projekte, na primjer svi ugovori za jednu nekretninu ili jedno zapošljavanje, s trakom napretka po projektu. Događaji potpisivanja također se pojavljuju u KIMISUITE zvoncu obavijesti, a svaka osoba koja čeka može se podsjetiti jednim klikom.
Što Document Sign ne radi
Da očekivanja budu jasna:
- nema uređivača dokumenata ni predložaka; prenosite gotove datoteke
- nema povezivanja s CRM Business Hubom ili aplikacijom Contacts; primatelji se unose po imenu i e-pošti
- nema prilagođenog brendiranja na stranici za potpisivanje
- nema javne stranice za provjeru za treće strane
Planovi se računaju prema poslanim dokumentima mjesečno, ne po korisniku. Nacrti se ne računaju dok se ne pošalju.
Isprobajte
Možete dodati Document Sign u svoj radni prostor i poslati svoj prvi dokument već danas. Pogledajte kako radi na stranici aplikacije Document Sign.
Otkazivanje bilo kada · Bez minimalnog trajanja · 14 dana besplatno
