Service Manager Gestión de citas para despachos de abogados: primeras consultas en el despacho o por vídeo
Los nuevos clientes reservan una primera consulta en las horas libres del abogado, en lugar de esperar una llamada. Cada reserva bloquea al abogado y, en las reuniones en el despacho, la sala de reuniones, y recepción confirma cada solicitud.
- Cancela cuando quieras
- Sin compromiso
- 14 días gratis
Cómo se ve en el día a día
Lunes, 8:30: solicitudes, no mensajes de voz
Durante el fin de semana, tres personas han pedido una primera consulta en tu página. Esperan en Pendiente de confirmación y recepción confirma cada una tras una revisión rápida. A las demás les llega un correo de cancelación con un breve motivo.
Martes: la duración justa para cada tipo de reunión
Una primera consulta sobre un asunto nuevo dura cuarenta y cinco minutos; un seguimiento de un expediente abierto, treinta. Al ser dos servicios distintos, nunca compiten por el mismo hueco corto. Cada tipo muestra su duración en la página, así que cada persona elige el adecuado.
Miércoles, 11:00: la sala de reuniones está ocupada
Dos abogados quieren la única sala de reuniones. Como las consultas en el despacho indican la sala como recurso, la segunda solo se ofrece cuando está libre. Las consultas por vídeo no necesitan la sala.
Jueves: un cliente en el extranjero
Un cliente que vive en Viena reserva una consulta por vídeo en alemán. Como Meeting Hub funciona en tu espacio de trabajo, el correo de confirmación ya incluye el enlace de la reunión.
La gestión de citas para despachos de abogados suele acabar en un juego de llamadas: un cliente nuevo llama, el abogado está en el juzgado y recepción promete devolver la llamada. Con Service Manager, las personas reservan una primera consulta en la página de reservas de tu despacho, en las horas que cada abogado tiene libres. Cada tipo de consulta tiene su propia duración y un margen para las notas del expediente, y las reuniones en el despacho indican la sala que necesitan. Conecta el calendario de cada abogado: una vista o una comida con un cliente anotadas allí cierran esas horas en la página. Con la confirmación automática desactivada, cada reserva llega como solicitud, de modo que recepción o el abogado deciden antes de fijar la hora. Antes de la reunión, una automatización de Recordatorio envía un correo al cliente en las horas que elijas, con Professional o Enterprise y las notificaciones por correo activadas. Un botón en ese correo permite al cliente cancelar o cambiar la cita, así que una primera consulta que no va a celebrarse libera la hora del abogado para otro trabajo, en lugar de dejar una silla vacía al otro lado de la mesa.
Cambia las etiquetas por las palabras de tu despacho, como Cliente y Consulta, y publica las consultas con precio o sin él. Las personas aceptan tu política de privacidad y tus condiciones antes de reservar, y tú decides qué contienen tus correos en cada idioma en el que trabajes. Para las consultas por vídeo, incorpora las reuniones de vídeo en el navegador con Meeting Hub y pon el enlace en la confirmación. Service Manager gestiona la reserva de la reunión; los asuntos, los documentos y los honorarios se quedan en las herramientas que ya usas para ellos. Más información en la página de Service Manager.
Lo que obtienes
Solicitudes que recepción puede revisar
Con la confirmación automática desactivada, las nuevas reservas esperan con el estado Requested. Un clic confirma cada una, así que ninguna hora es definitiva sin ti. Las personas ven que su solicitud se ha recibido, no que la hora esté fijada.
Una duración por tipo de consulta
Las primeras consultas, los seguimientos y las reuniones de estrategia más largas tienen cada una su duración y su margen. Una reunión de estrategia puede bloquear dos horas, un seguimiento rápido treinta minutos.
Abogado y sala de reuniones a la vez
Las consultas en el despacho indican la sala de reuniones como recurso. Las horas solo se ofrecen cuando el abogado y la sala están libres. Dos abogados nunca pueden reservar la misma sala a la vez.
Consultas por vídeo
Con Meeting Hub en el espacio de trabajo, cada consulta por vídeo tiene su propio enlace de reunión y tu correo de confirmación lo incluye. Los clientes entran desde el navegador, sin instalar nada.
Texto de privacidad antes de reservar
Añade tu política de privacidad y tus condiciones por idioma. Nadie puede reservar hasta marcar las dos casillas. Escríbelos una vez para cada idioma en el que asesores.
Las vistas bloquean las horas de consulta
Conecta el calendario de cada abogado mediante su dirección iCal. Las vistas y reuniones con clientes anotadas allí desaparecen de la página de reservas. Solo se guardan las horas de inicio y fin, nunca títulos ni nombres de clientes.
Pon tu primera consulta online
Crea una primera consulta y un seguimiento, define las horas libres de cada abogado y mira la página desde la que reservaría un cliente nuevo. Basta una primera consulta y las horas de un abogado para empezar; añade la sala de reuniones y las consultas por vídeo cuando lleguen las primeras solicitudes.
Lo que bloquea una primera consulta
Solo es un ejemplo: define los minutos que necesitan tus abogados. La calculadora de coste de reuniones muestra cuánto vale una hora del equipo.
- Leer la consulta antes
- 10 minutos, definidos como preparación
- Primera consulta
- 45 minutos, la duración del servicio
- Nota de expediente después
- 15 minutos, definidos como seguimiento
- Margen hasta la siguiente reunión
- 10 minutos, definidos como margen
Cómo empezar
Configura la gestión de citas del despacho
Abre Service Manager en el espacio de trabajo del despacho, empieza desde cero y cambia las etiquetas por Cliente y Consulta.
Crea los tipos de consulta
Añade primeras consultas, seguimientos y consultas por vídeo, cada una con su duración, un margen y un precio solo si lo publicas.
Añade abogados, sala de reuniones y horarios
Da a cada abogado un horario semanal con sus horas de consulta, conecta sus calendarios para que las vistas bloqueen la página, añade la sala de reuniones y define una antelación mínima.
Añade tus textos y publica
Escribe tu política de privacidad y tus condiciones, desactiva la confirmación automática, añade una automatización de Recordatorio con las notificaciones por correo activadas, elige una plantilla sobria como Minimal y enlaza la página desde la web del despacho.
Precios
Service Manager empieza en un precio mensual fijo (ver precios) para todo el despacho, no por abogado. Reservar abogados y salas de reuniones como recursos requiere Professional o superior, y Enterprise incluye fichas de personal, roles, el portal del personal y un enlace de calendario privado por abogado. La lectura de las horas ocupadas de los calendarios de los abogados forma parte de todos los planes, y las consultas por vídeo funcionan con Meeting Hub, añadido al mismo espacio de trabajo.
Catorce días para configurar tus tipos de consulta y ver cómo llegan las primeras solicitudes; sin permanencia mínima.
¿Es lo que necesitas?
Encaja si
- Despachos de abogados pequeños y medianos que reciben primeras consultas de clientes nuevos
- Despachos con abogados que mantienen horas de consulta fijas y una agenda de juzgado llena
- Despachos que reciben a los clientes tanto en el despacho como por vídeo
- Despachos con clientes que hablan distintos idiomas
No encaja si
- Despachos que necesitan comprobación de conflictos, gestión de asuntos o manejo de documentos en la herramienta de reservas
- Despachos que necesitan honorarios, registro de tiempo o facturas a partir de las consultas; la facturación es CRM Business Hub
- Despachos que quieren recordatorios de consulta por SMS; el recordatorio se envía por correo electrónico
- Despachos cuyo equipo de recepción necesita el propio software en su idioma; solo la página para clientes y los correos son multilingües
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la gestión de citas para despachos de abogados con Service Manager?
¿Se recuerda la consulta a los clientes antes de la cita?
¿Pueden los clientes elegir entre el despacho y una videollamada?
¿Podemos ocultar los precios en la página de reservas?
¿Ve Service Manager lo que hay en el calendario de un abogado?
¿Sustituye a nuestro software de gestión del despacho?
¿Puede cada abogado mantener sus propias horas de consulta?
¿Pueden los clientes indicarnos de qué trata la consulta?
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