Reservar consultas online significa que un cliente elige un hueco libre en tu página de reservas, lo confirma y recibe un enlace de vídeo para esa sesión sin que tú tengas que enviar nada a mano. Para coaches, consultores y terapeutas que trabajan a distancia, sustituye la conocida cadena de correos del tipo "¿qué hora te viene bien?", una invitación de calendario, un enlace de vídeo aparte y un recordatorio que se te olvidó enviar.
Esta guía explica qué necesita un buen flujo de la reserva a la videollamada, dónde suele fallar y cómo configurarlo para que la sesión simplemente tenga lugar.
Dónde falla la configuración habitual
La mayoría de los coaches empiezan con tres herramientas separadas: un enlace de agenda, un servicio de vídeo y un calendario. Cada una funciona por sí sola. El problema está entre ellas:
- El enlace no está vinculado a la reserva. Cambias la sesión de hora, pero el enlace de vídeo antiguo sigue en la bandeja de entrada del cliente.
- Las cancelaciones dejan reuniones huérfanas. La reserva se cancela, la reunión sigue existiendo y un cliente acaba en una sala vacía.
- Las zonas horarias confunden. Tus 10:00 son las 9:00 de tu cliente, y uno de los dos llega con una hora de diferencia.
- Las reglas están en tu cabeza. No aceptas reservas para mañana por la mañana, necesitas una semana de antelación para una primera sesión y quieres que los clientes acepten antes tus condiciones. Nada de eso aparece en la página de reservas.
El objetivo es un único flujo en el que la reserva y la reunión sean lo mismo: se crea, se mueve o se cancela una sola vez, y el enlace de vídeo la acompaña.
Qué esperan los clientes de la página de reservas
Un posible cliente que está decidiendo si reservar una primera sesión busca:
- Tus servicios con duración y precio, por ejemplo una llamada de descubrimiento de 30 minutos y una sesión de 60 minutos.
- Horarios mostrados en su propia zona horaria.
- Condiciones claras: con cuánta antelación puede reservar, tu política de cancelación, tu política de privacidad.
- Una confirmación que incluya el enlace, para no tener que preguntarse cómo conectarse.
- Poder unirse sin crear una cuenta, en el navegador y desde cualquier dispositivo.
Si falta alguno de estos puntos, las preguntas te llegarán por correo.
Cómo definir tus reglas de reserva
Antes de publicar una página de reservas, decide cuatro reglas:
- Antelación mínima. Con cuánto tiempo antes de una sesión se puede reservar todavía. Dos horas, un día o más para las primeras sesiones.
- Ventana de reserva. Con cuánta antelación está abierto tu calendario, por ejemplo 30 días.
- Duración de las sesiones y pausas. Deja tiempo después de cada sesión para tomar notas, para que las llamadas seguidas no se solapen.
- Confirmación manual o automática. La automática es más rápida para clientes habituales; confirmar a mano te permite revisar antes una nueva solicitud.
Si trabajas con clientes en el extranjero, compara el horario que ofreces con tu jornada laboral en el conversor de zonas horarias gratuito antes de fijarlo. Para la sesión en sí, un orden del día breve ayuda a que la primera llamada no se disperse; el generador de órdenes del día para reuniones gratuito te ofrece uno para adaptar.
Cómo funciona el flujo con Service Manager y Meeting Hub
En KIMISUITE, dos apps del mismo espacio de trabajo cubren este flujo: Service Manager gestiona la reserva y Meeting Hub se encarga de la videollamada. El espacio de trabajo necesita ambas apps.
La página de reservas. Service Manager te ofrece una página de reservas pública con ocho plantillas, tus servicios por categoría con precio y duración, y textos en los idiomas que elijas. Los clientes ven cada horario en tu zona horaria y en la suya ("Tu hora"). Tú fijas la antelación mínima y la ventana de reserva y, cuando activas tus condiciones y tu política de privacidad, los clientes deben marcar ambas casillas antes de reservar. Tu política de cancelación aparece enlazada en la página. Con la confirmación automática desactivada, las nuevas reservas esperan en una cola de confirmación de tu panel hasta que haces clic en Confirmar.
La reunión se crea automáticamente. En Service Manager activas la integración con Meeting Hub e indicas qué servicios son reuniones online. Cuando se confirma una de esas reservas, se crea una reunión en Meeting Hub con el cliente invitado y se envía el correo de confirmación. El registro de la reserva muestra el enlace del cliente, un botón "Unirse como anfitrión" y opciones para reenviar los enlaces o regenerar el enlace de anfitrión.
Los cambios siguen a la reserva. Si cambias la hora de la reserva, la reunión se mueve con ella. Si cancelas la reserva, la reunión también se cancela; el enlace del cliente indicará entonces que la reunión se ha cancelado.
La sesión en sí. Los clientes se unen desde el enlace en su navegador solo con su nombre, sin necesidad de cuenta. Una sala de espera te permite admitirlos cuando estés listo, y la reunión puede tener contraseña. Durante la llamada dispones de pantalla compartida, pizarra, chat y subtítulos en directo. Después de la reunión puedes descargar la transcripción y, en los planes Pro y Enterprise, recibes por correo un resumen generado por IA con tareas pendientes y decisiones clave. En el plan Starter las reuniones terminan a los 120 minutos, algo a tener en cuenta si impartes talleres más largos.
Tus propios correos. Service Manager tiene plantillas de correo para cada evento (creada, confirmada, cancelada, reprogramada y más) en cada idioma, y pueden incluir el enlace de la reunión como marcador de posición.
Una primera configuración sencilla
- Crea dos servicios: una llamada de descubrimiento breve y tu sesión estándar, ambos marcados como reuniones online.
- Define el horario de trabajo, la antelación mínima y la ventana de reserva.
- Añade tus condiciones, tu política de privacidad y tu política de cancelación.
- Elige una plantilla de página de reservas y pon el enlace en tu firma de correo y en tus perfiles sociales.
- Haz una reserva de prueba como si fueras un cliente y únete desde un segundo dispositivo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la reserva de consultas online?
Es una página de reservas en la que los clientes eligen una hora para una sesión a distancia y reciben automáticamente el enlace de vídeo, para que no tengas que enviar invitaciones a mano.
¿Qué pasa con el enlace de vídeo si un cliente cambia la cita?
Con Service Manager y Meeting Hub conectados, al cambiar la hora de la reserva se mueve la reunión, y al cancelar la reserva se cancela la reunión.
¿Necesitan mis clientes una cuenta para unirse a la videollamada?
No. Abren el enlace de su confirmación y se unen desde el navegador escribiendo su nombre.
¿Puedo aprobar a nuevos clientes antes de que se confirme una sesión?
Sí. Desactiva la confirmación automática y las nuevas reservas esperarán en la cola de confirmación hasta que las confirmes.
Añade Service Manager y Meeting Hub a tu espacio de trabajo y pruébalos durante 14 días
