En Alemania, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas de otras empresas nacionales desde el 1 de enero de 2025, y la obligación de emitirlas se introduce en dos fases: desde el 1 de enero de 2027 para la mayoría de las empresas y desde el 1 de enero de 2028 para todas.
La norma procede de la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), que modificó el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG). El Ministerio Federal de Finanzas (BMF) ha explicado los detalles en dos cartas, de 15 de octubre de 2024 y 15 de octubre de 2025, y en unas preguntas frecuentes públicas. Esto es lo que aplica en cada momento, quién está afectado y qué significa "factura electrónica" en este contexto.
El calendario de un vistazo
| Fecha | Qué aplica | Quién |
|---|---|---|
| Desde el 1 de enero de 2025 | Debe poder recibir facturas electrónicas | Todas las empresas nacionales, incluidas las pequeñas empresas acogidas al régimen de Kleinunternehmer |
| Hasta el 31 de diciembre de 2026 | Puede seguir emitiendo facturas en papel u otros formatos electrónicos como PDF si el destinatario está de acuerdo | Todas las empresas |
| Desde el 1 de enero de 2027 | Debe emitir facturas electrónicas en ventas B2B nacionales | Empresas con una facturación total superior a 800.000 EUR en el año anterior (2026) |
| Hasta el 31 de diciembre de 2027 | Se permiten facturas en papel u otros formatos electrónicos | Empresas con una facturación del año anterior de 800.000 EUR o menos |
| Hasta el 31 de diciembre de 2027 | Se permiten los procedimientos EDI existentes que no cumplan la definición de factura electrónica | Todas las empresas que utilicen EDI |
| Desde el 1 de enero de 2028 | Las facturas electrónicas son obligatorias para las facturas B2B nacionales | Todas las empresas |
Recibir es la parte fácil: según el BMF, basta con una bandeja de entrada de correo electrónico normal para recibir una factura electrónica. El verdadero trabajo está en la emisión.
Quién está afectado y quién no
La obligación se aplica a las facturas entre empresas establecidas en Alemania por ventas nacionales. No se aplica a:
- facturas a consumidores particulares (B2C)
- facturas de importe menor de hasta 250 EUR brutos (art. 33 UStDV)
- billetes de transporte de pasajeros
- empresas acogidas al régimen de Kleinunternehmer, que están exentas de emitir facturas electrónicas pero deben poder recibirlas
Si vende principalmente a consumidores, poco cambia en la emisión. Si vende a otras empresas alemanas, afecta a casi todas las facturas que emita a partir de 2027 o 2028.
Qué cuenta como factura electrónica
Aquí empiezan la mayoría de los malentendidos. Según el nuevo artículo 14 UStG, una factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático. El BMF indica que esto se cumple en particular cuando la factura se ajusta a la norma europea EN 16931.
| Formato | ¿Factura electrónica según el art. 14 UStG? |
|---|---|
| Factura en papel | No, "otra factura" (solo permitida durante la transición) |
| PDF enviado por correo electrónico | No, un PDF cuenta como "otra factura", no como factura electrónica |
| Factura escaneada | No |
| XRechnung | Sí, el BMF la menciona como conforme a los requisitos |
| ZUGFeRD desde la versión 2.0.1 | Sí, excepto los perfiles MINIMUM y BASIC-WL |
| Formatos EDI | Solo bajo condiciones; transición hasta finales de 2027 |
Un formato híbrido como ZUGFeRD combina un PDF legible con un archivo XML integrado. A efectos fiscales, lo que cuenta es la parte XML estructurada.
Cómo se envían las facturas electrónicas
La ley no prescribe un canal de transmisión. El correo electrónico está expresamente permitido, y las partes pueden acordar otras vías como un portal o una interfaz. Alemania no tiene una plataforma central de compensación: las facturas no tienen que notificarse ni ser aprobadas por la autoridad fiscal antes de llegar al cliente. Esto distingue a Alemania de países como Italia, donde las facturas pasan por un sistema estatal.
La facturación electrónica tampoco es lo mismo que la fiscalización. La fiscalización se refiere a cajas registradoras y recibos; la facturación electrónica se refiere a facturas entre empresas. Alemania regula ambas, con normas separadas.
Un ejemplo práctico
Dos empresas alemanas, ambas venden a otras empresas:
| Estudio A (agencia de diseño) | Mayorista B | |
|---|---|---|
| Facturación total 2026 | 640.000 EUR | 2,1 millones EUR |
| Recepción de facturas electrónicas | Obligatoria desde 2025 | Obligatoria desde 2025 |
| Emisión de facturas electrónicas en 2027 | Aún no obligatoria, se permite papel o PDF | Obligatoria desde el 1 de enero de 2027 |
| Emisión de facturas electrónicas desde 2028 | Obligatoria | Obligatoria |
El Estudio A tiene un año más de transición, pero sus clientes pueden preferir ya facturas estructuradas durante 2027. El consejo práctico para ambos es el mismo: no espere al último mes.
Los importes de la factura no cambian. Una factura de 4.200 EUR netos con un 19 % de IVA sigue mostrando 798 EUR de IVA y 4.998 EUR brutos, tanto si llega en papel como en XML. Si quiere comprobar rápidamente el neto, el IVA y el bruto, la calculadora de IVA lo hace para cualquier tipo.
Qué hacer ahora
- Revise su proceso de recepción. ¿Puede su contabilidad leer un archivo XRechnung o ZUGFeRD, o alguien abre el XML a mano? Esto es obligatorio desde enero de 2025.
- Determine su grupo. Mire su facturación de 2026. Por encima de 800.000 EUR, emite facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2027; en o por debajo de esa cifra, desde el 1 de enero de 2028.
- Limpie los datos de sus clientes. Los formatos estructurados requieren datos completos: NIF-IVA, razones sociales correctas, direcciones y, para clientes del sector público, el identificador de enrutamiento (Leitweg-ID).
- Pregunte a su proveedor de software con precisión. No pregunte "¿Están preparados para la facturación electrónica?", sino "¿Qué formato generan y cumple la norma EN 16931?". Haga que su asesor fiscal confirme la respuesta para su caso.
- Planifique el cambio. Cambiar de sistema es más fácil a principios de mes o de trimestre, con un breve solapamiento. Describimos los pasos en cómo cambiar de sistema de facturación sin perder ni un solo registro de cliente.
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CRM Business Hub mantiene clientes, presupuestos, facturas y pagos en un solo lugar, de modo que los datos que necesita una factura estructurada viven en la ficha del cliente y no en una hoja de cálculo. Una empresa alemana puede utilizarlo para su facturación. Qué formato de factura electrónica debe emitir su empresa, y desde cuándo, depende de las normas anteriores; confirme la cuestión del formato con nosotros y con su asesor fiscal antes de 2027, en lugar de confiar en una promesa genérica de cualquier proveedor.
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Este artículo resume la situación legal a fecha de septiembre de 2026 y no constituye asesoramiento fiscal.
