Peppol es una red internacional y un conjunto de estándares para intercambiar electrónicamente documentos empresariales como facturas, en la que cada participante se conecta una sola vez a través de un proveedor de servicios certificado y puede llegar a todos los demás participantes.
El nombre significaba originalmente "Pan-European Public Procurement On-Line", un proyecto cofinanciado por la Comisión Europea que comenzó en 2008. Desde 2012, la red está gestionada por OpenPeppol, una asociación internacional sin ánimo de lucro bajo derecho belga con sede en Bruselas. Hoy Peppol se utiliza mucho más allá de Europa y mucho más allá de la contratación pública.
Cómo funciona Peppol: el modelo de cuatro esquinas
Antes de Peppol, las redes de facturación electrónica eran en su mayoría cerradas. El comprador y el proveedor tenían que usar el mismo proveedor, por lo que un proveedor con muchos clientes a menudo acababa en muchos portales. Peppol lo sustituyó por el modelo de cuatro esquinas:
| Esquina | Quién | Función |
|---|---|---|
| 1 | Emisor (proveedor) | Crea la factura en su propio software |
| 2 | Punto de acceso del emisor | Un proveedor de servicios certificado por Peppol que envía el documento a la red |
| 3 | Punto de acceso del receptor | El proveedor de servicios certificado del receptor, que acepta el documento |
| 4 | Receptor (cliente) | Recibe la factura en su propio software |
OpenPeppol describe el principio como "conéctese una vez, llegue a todos": cada emisor se conecta a un proveedor de servicios y puede llegar a todos los receptores, y viceversa. Funciona como las redes telefónicas, donde puede llamar a alguien de otra red sin cambiarse a ella.
Tres elementos más hacen posible este funcionamiento:
- Peppol ID. Cada participante tiene un identificador, a menudo basado en un número de empresa o de IVA nacional, con un código de esquema delante.
- SML y SMP. Un registro central, el Service Metadata Locator, apunta al Service Metadata Publisher donde se almacenan los datos de cada participante: qué punto de acceso recibe por ellos y qué tipos de documento aceptan. El software de envío lo consulta automáticamente, igual que un navegador encuentra un sitio web por su nombre de dominio.
- Seguridad. Los mensajes entre puntos de acceso viajan a través de una infraestructura de clave pública, de modo que el emisor y el receptor pueden confiar en que un documento es auténtico y no ha sido modificado.
Qué envía Peppol: Peppol BIS Billing 3.0
Una red por sí sola no basta; ambas partes también necesitan entender el contenido. Para facturas y notas de crédito, Peppol utiliza Peppol BIS Billing 3.0. Según la especificación de Peppol, se trata de una especificación de uso de factura básica (CIUS) del estándar europeo EN 16931, y los documentos que la cumplen también cumplen con EN 16931.
EN 16931 procede a su vez de la Directiva 2014/55/UE, que obliga a los poderes adjudicadores públicos de la UE a recibir y procesar facturas electrónicas que cumplan con el estándar. Los gobiernos centrales debían hacerlo desde el 18 de abril de 2019, mientras que los Estados miembros podían dar a las autoridades subcentrales hasta el 18 de abril de 2020. Por eso la facturación del sector público fue el primer gran uso de Peppol.
Quién lo gobierna
OpenPeppol establece las reglas y certifica a los proveedores de servicios. En cada país puede delegar esta función en una Autoridad Peppol, normalmente un organismo gubernamental, que supervisa la red en su jurisdicción y puede añadir normas nacionales. Así es como una red internacional puede tener en cuenta los requisitos locales.
Dónde es obligatorio Peppol
Peppol es voluntario en muchos países y obligatorio en algunos. Un ejemplo: en Bélgica, las facturas electrónicas estructuradas entre empresas belgas registradas a efectos del IVA son obligatorias desde el 1 de enero de 2026 y, según la autoridad fiscal belga, se envían a través de la red Peppol, con Peppol BIS como formato de referencia.
Otros países toman caminos diferentes. Algunos gestionan plataformas estatales centrales por las que pasa cada factura; otros aceptan cualquier formato estructurado enviado por correo electrónico. Alemania, por ejemplo, permite la libre elección del canal de transmisión para su facturación electrónica B2B, lo que explicamos en Facturación electrónica en Alemania: qué se aplica en 2025, 2027 y 2028.
Qué no es Peppol
- No es un sistema de la autoridad fiscal. Peppol transporta documentos entre empresas. En países con compensación estatal, las facturas también deben notificarse o aprobarse ante la autoridad, y Peppol por sí solo no hace eso.
- No es un formato que se elige en lugar de la ley. Que una factura enviada por Peppol cumpla sus obligaciones depende de las normas de su país.
- No es correo electrónico. Un PDF adjunto a un correo electrónico no es un documento Peppol, aunque el PDF tenga el mismo aspecto.
- No es solo para grandes empresas. A través de un proveedor de servicios o de un software de facturación, una empresa con 20 clientes puede utilizarlo igual que una con 20.000.
Un ejemplo práctico
Una consultora factura a 30 clientes empresariales al mes. Cinco de ellos son grandes empresas que exigen facturas a través de su propio portal de proveedores. Cada mes alguien entra en cinco portales, vuelve a teclear o sube cada factura y comprueba si ha sido aceptada: unos 15 minutos por factura, es decir, algo más de una hora al mes, y más cuando un portal cambia sus reglas.
Si esos cinco clientes pueden recibir a través de Peppol, la consultora envía la factura desde su propio software a sus Peppol ID. El software muestra si cada factura ha sido entregada. El trabajo con portales desaparece, y los 25 clientes restantes pueden añadirse uno a uno a medida que se registren en Peppol.
Peppol en KIMISUITE
CRM Business Hub puede enviar facturas y notas de crédito a través de la red Peppol en Peppol BIS Billing 3.0. Conecta su espacio de trabajo una vez con su país, dirección electrónica e ID de IVA, comprueba el Peppol ID de un cliente en la ficha del cliente y envía desde la factura. La factura muestra entonces su estado: en cola, enviando, entregada o fallida. El número de documentos Peppol al mes depende de su plan.
Lo que eso significa para sus obligaciones depende de dónde estén establecidos usted y sus clientes, así que compruebe las normas de su país antes de depender de un único canal.
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