Document Sign ya está disponible en KIMISUITE. Hace una sola cosa: usted sube un documento terminado, indica quién debe firmar y dónde, y recibe un PDF sellado que muestra quién firmó, cuándo y que nada cambió después.
Es una aplicación de pago que se añade a su espacio de trabajo, como CRM Business Hub o Service Manager. Esto es lo que hace y, con la misma claridad, lo que no hace.
Para qué sirve
La mayoría de las pequeñas empresas no redactan contratos en una herramienta de firma. El contrato de alquiler, la carta de oferta, el contrato con el proveedor o el formulario de consentimiento ya existen como archivo de Word o PDF. Lo que falta es el paso siguiente: conseguir una firma sin imprimir, escanear y perseguir a la gente por correo electrónico.
Document Sign empieza exactamente en ese punto. No tiene editor de documentos ni plantillas. Usted aporta el archivo terminado y la aplicación se encarga de la firma.
Cómo funciona, en tres pasos
1. Subir. Arrastre un PDF o un archivo de Word, OpenDocument o RTF, que se convierte a PDF. Los archivos pueden tener hasta 25 MB. Asígnele un título (los destinatarios lo ven en el correo) y, si lo desea, asígnelo a un proyecto.
2. Preparar. Añada destinatarios por nombre y correo electrónico y decida su función: firma o recibe una copia. Después coloque los campos en las páginas: firma, iniciales, nombre completo, correo electrónico, fecha, texto y casilla de verificación. Los campos de texto y las casillas pueden marcarse como obligatorios, y la fecha se rellena sola cuando el destinatario firma. Si el orden importa, active firmar en orden y el siguiente firmante solo recibirá la invitación cuando el anterior haya firmado. Una breve lista de comprobación le indica cuándo está todo en su sitio.
3. Enviar. Añada un mensaje, un plazo opcional y recordatorios automáticos, y envíe. Cada destinatario recibe un enlace.
Qué ve el firmante
El destinatario no necesita una cuenta. Abre el enlace en un ordenador o en el móvil, recorre los campos uno a uno y firma dibujando con el ratón, el dedo o un lápiz, o escribiendo su nombre. Antes de terminar, confirma que acepta firmar electrónicamente. Si algo no es correcto, puede rechazar e indicar un motivo, y usted recibe un aviso.
La página de firma está disponible en 16 idiomas y puede configurar el idioma para cada destinatario. Un cliente en Skopie puede recorrer la página de firma en macedonio mientras un socio en Viena la ve en alemán; el documento en sí permanece exactamente como usted lo subió.
Qué recibe a cambio
Cuando la última persona ha firmado, el documento está completo y usted recibe un único PDF sellado:
| Parte | Qué contiene |
|---|---|
| Las páginas firmadas | Sus páginas originales con las firmas, iniciales, nombres, fechas, textos y marcas rellenados |
| Sello del documento | Un sello con un número de documento de 8 dígitos en cada página |
| Registro de firmas | Páginas adjuntas que enumeran cada destinatario, su función, cuándo fue invitado, abrió y firmó, dirección IP y dispositivo, además del historial completo de eventos |
| Sello digital | El PDF terminado se sella digitalmente, de modo que los cambios posteriores se hacen visibles |
| Marca de tiempo | Una marca de tiempo RFC 3161 independiente sobre el PDF firmado |
En la aplicación también puede ver las huellas SHA-256 del archivo subido y del archivo firmado, los detalles de la marca de tiempo y cada paso del historial: subido, enviado, abierto, firmado, rechazado, recordatorios, completado.
Qué tipo de firma es
De forma predeterminada, los firmantes utilizan una firma electrónica simple según el Reglamento eIDAS de la UE, y cada firmante confirma que acepta firmar electrónicamente. Para la documentación empresarial cotidiana, como ofertas, pedidos, acuerdos de servicio, aprobaciones internas y la mayoría de los consentimientos de clientes, este es el nivel de uso habitual.
Algunos documentos necesitan más. Cuando se requiere una firma cualificada, desde el plan Business puede establecer el nivel de un firmante en Certificado en token: firma con el certificado de su propio token USB o tarjeta inteligente, utilizando KIMISUITE Signer para Windows. La firma electrónica simple sigue siendo el estándar; la firma con token es una opción para los casos que la requieren.
Si no está seguro de qué nivel necesita un documento, explicamos los tres niveles y dónde importa la diferencia en ¿Qué es una firma electrónica? Simple, avanzada y cualificada.
Seguimiento
El panel muestra qué está pendiente de firma, qué sigue siendo un borrador y qué se ha completado recientemente. Los documentos pueden agruparse en proyectos, por ejemplo todos los contratos de una propiedad o de una contratación, con una barra de progreso por proyecto. Los eventos de firma también aparecen en la campana de notificaciones de KIMISUITE, y cada persona pendiente puede recibir un recordatorio con un clic.
Lo que Document Sign no hace
Para dejar claras las expectativas:
- no tiene editor de documentos ni plantillas; usted sube archivos terminados
- no tiene conexión con CRM Business Hub ni con Contacts; los destinatarios se introducen por nombre y correo electrónico
- no tiene marca personalizada en la página de firma
- no tiene página pública de verificación para terceros
Los planes se cuentan por documentos enviados al mes, no por usuario. Los borradores no cuentan hasta que se envían.
Pruébelo
Puede añadir Document Sign a su espacio de trabajo y enviar su primer documento hoy mismo. Vea cómo funciona en la página de la aplicación Document Sign.
Cancele cuando quiera · Sin permanencia mínima · 14 días gratis
