Una pequeña empresa de alquiler de coches debería fijar su tarifa diaria a partir del coste anual de cada coche dividido entre el número de días que realmente se va a alquilar, más un margen adicional. La ocupación de la flota determina cuántos días son, así que influye en la tarifa más que cualquier otra cifra. La franquicia por daños decide quién paga cuando un coche vuelve con una abolladura: el cliente, tu aseguradora o tú. Si ajustas bien estos tres elementos a la vez, cada alquiler cubre la parte que le corresponde del coche.
Esta guía desarrolla un ejemplo con un solo coche y tres calculadoras gratuitas, para que puedas repetirlo con tus propias cifras. Todas las cifras que aparecen a continuación son valores de ejemplo, no datos de mercado.
Paso 1: Calcula la tarifa diaria de equilibrio
Un coche de alquiler cuesta dinero todos los días del año, tanto si está alquilado como si está aparcado. La calculadora de tarifa diaria de alquiler suma esos costes anuales y los reparte entre los días que esperas alquilar el coche.
- Precio de compra del vehículo. La herramienta amortiza este importe de forma lineal durante los años que introduzcas y no pide un valor de reventa. Si piensas vender el coche al final, introduce el precio de compra menos el precio de venta previsto.
- Años de propiedad. Cuánto tiempo permanece el coche en tu flota.
- Seguro e impuestos al año.
- Mantenimiento al año. Neumáticos, revisiones, limpieza, intereses del préstamo y cualquier otro gasto corriente por coche van aquí; la herramienta no tiene un campo independiente para ellos.
- Días de alquiler previstos al año. Sé realista. Esta es la cifra que más importa.
- Margen de beneficio. La herramienta añade este porcentaje sobre tu coste. Es un margen sobre el coste (markup), no un margen sobre el precio de venta. Si la diferencia te resulta nueva, lee margen de beneficio frente a markup.
Ejemplo práctico
Un coche compacto cuesta 22.000 €. Piensas tenerlo cuatro años y esperas venderlo por 8.000 €, así que introduces 14.000 €. El seguro y los impuestos suman 1.800 € al año, el mantenimiento y la limpieza 1.100 €, y prevés 180 días de alquiler. Quieres un 30 % sobre el coste.
| Cálculo | Resultado de la herramienta | |
|---|---|---|
| Amortización anual | 14.000 € ÷ 4 | 3.500 € |
| Coste total anual | 3.500 € + 1.800 € + 1.100 € | 6.400 € |
| Tarifa diaria de equilibrio | 6.400 € ÷ 180 | 36 € |
| Tarifa diaria recomendada | 35,56 € × 1,30 | 46 € |
| Beneficio anual con esta tarifa | 46,22 € × 180 − 6.400 € | 1.920 € |
Por debajo de 36 € al día, este coche pierde dinero. A 46 €, genera 1.920 € al año, pero solo si realmente se alquila 180 días.
Paso 2: Comprueba cuántos días generan ingresos tus coches de verdad
Los días de alquiler del paso 1 son una estimación. La ocupación de la flota te dice si esa estimación se cumple. La calculadora de ocupación de flota divide los días que tus coches estuvieron realmente alquilados entre los días que podrían haberlo estado.
- Introduce el número de coches.
- Introduce los días disponibles por coche al año, descontando revisiones y reparaciones.
- Introduce el total de días facturables de toda la flota el año pasado, según tus registros de reservas.
- Introduce tu tarifa diaria media.
Ejemplo práctico
Tienes ocho coches, cada uno disponible 330 días al año, y tus registros muestran 1.560 días facturables el año pasado a una media de 46 €.
| Cálculo | Resultado de la herramienta | |
|---|---|---|
| Días disponibles | 8 × 330 | 2.640 |
| Ocupación | 1.560 ÷ 2.640 | 59,1 % |
| Días inactivos | 2.640 − 1.560 | 1.080 |
| Ingresos perdidos | 1.080 × 46 € | 49.680 € |
Interpreta los ingresos perdidos como un techo, no como un objetivo. La cifra supone que cada día inactivo podría haberse vendido a la tarifa completa, y un martes tranquilo de febrero rara vez se puede. Lo que sí muestra es el tamaño de la oportunidad.
La cifra más útil está escondida en la tabla: 1.560 días entre ocho coches son 195 días por coche. Introduce 195 en lugar de 180 en la calculadora de tarifa diaria, deja todo lo demás igual, y la tarifa de equilibrio baja a 33 € y la recomendada a 43 €.
Por qué la ocupación influye tanto en la tarifa
El coste anual del coche es el mismo hagas lo que hagas; lo único que cambia es el número de días entre los que puedes repartirlo. Con el coche del ejemplo:
| Días de alquiler al año | Tarifa de equilibrio | Tarifa recomendada |
|---|---|---|
| 120 | 53 € | 69 € |
| 180 | 36 € | 46 € |
| 195 | 33 € | 43 € |
| 240 | 27 € | 35 € |
La herramienta muestra el mismo beneficio de 1.920 € en todas las filas, porque supone que alcanzas los días que has introducido. La realidad es menos amable. Si cobras 46 € y el coche solo se alquila 120 días, ingresa 5.520 € frente a 6.400 € de coste, es decir, una pérdida de 880 €. Por eso un recuento de días realista importa más que un margen bien pulido.
Paso 3: Decide cómo se reparten los daños
Los daños son el coste que puede arruinar un buen año. La calculadora de franquicia por daños reparte una reparación entre tres partes.
- Introduce el coste total de los daños según el presupuesto.
- Introduce la franquicia del cliente que figura en tu contrato de alquiler.
- Introduce tu tarifa de gestión o administración.
Ejemplo práctico
Un coche vuelve con el parachoques y una puerta dañados. El presupuesto de reparación es de 1.400 €, la franquicia del contrato es de 900 € y tu tarifa de gestión es de 60 €.
| Cálculo | Resultado de la herramienta | |
|---|---|---|
| Paga el cliente | 900 € + 60 € | 960 € |
| Cubre el seguro | 1.400 € − 900 € | 500 € |
| Asume la empresa | 0 € |
Un arañazo de 350 € queda por debajo de la franquicia: el cliente paga los 350 € más la tarifa de 60 €, 410 € en total, y el seguro no interviene.
El hueco que la calculadora no muestra
La calculadora supone que tu aseguradora paga todo lo que supere la franquicia del cliente, por lo que «Asume la empresa» se queda en 0 €. Revisa la póliza de tu propia flota. Si tiene su propia franquicia por siniestro y esa franquicia es superior a la del cliente, la diferencia corre de tu cuenta.
Ejemplo: la franquicia de tu póliza es de 1.500 €. En la reparación de 1.400 €, tu aseguradora no paga nada. El cliente cubre 900 € de la reparación y los 500 € restantes salen de tu bolsillo. La tarifa de gestión de 60 € paga el tiempo que dedicas a tramitar el siniestro; no es beneficio.
Dos formas de cubrir ese hueco:
- Ciérralo en el contrato. Fija la franquicia del cliente en un importe no inferior a la franquicia de tu propia póliza e indícalo claramente en la firma.
- Inclúyelo en el precio. Calcula lo que asumes por coche al año y súmalo al campo de mantenimiento. Si el coche del ejemplo asume 500 € al año, el mantenimiento pasa a 1.600 € y, con 180 días, la tarifa recomendada sube de 46 € a 50 €.
Una franquicia más baja puede atraer reservas, pero cada euro que le quitas es un euro que quizá tengas que asumir tú.
¿Comprar o alquilar el próximo coche?
La amortización del paso 1 suele ser el mayor coste individual, así que la forma de financiar un coche cambia la tarifa. La calculadora de leasing o compra de coche compara el coste total de comprar (entrada, préstamo y valor de reventa) con el del leasing (cuota inicial y pagos mensuales) durante el mismo periodo. Si optas por el leasing, comprueba que el contrato permita alquilar el coche a terceros.
El valor de reventa también repercute directamente en tu tarifa diaria: un coche que se vende bien al final de su vida de alquiler cuesta menos por día. Si vendes tú mismo los coches que retiras, Vehicle Hub, la app de inventario de vehículos de KIMISUITE, publica cada coche en tu propia web con su propia página.
Una rutina breve para tus tarifas
- Recalcula la tarifa de cada grupo de coches una vez al año, con los días de alquiler reales del año anterior
- Compara la franquicia del cliente con la franquicia de tu propia póliza
- Suma los daños asumidos al coste anual del coche
Preguntas frecuentes
¿Deben tener tarifas distintas la temporada alta y la temporada baja?
Sí, siempre que en promedio alcancen el objetivo anual. En el ejemplo, 180 días a la tarifa recomendada deben generar 8.320 € (6.400 € de coste más un 30 %). Si alquilas 100 días de verano a 56 €, eso suma 5.600 €, así que los 80 días restantes necesitan 2.720 €, es decir, 34 € al día.
¿Qué ocupación debería buscar una pequeña flota de alquiler?
No hay una única cifra correcta; depende de tu temporada y de tu mercado. Lo importante es que los días de alquiler de tu cálculo de tarifa coincidan con los días que realmente consigues. Una flota reservada casi todos los días no deja margen para revisiones, reparaciones ni clientes de última hora.
¿La tarifa de gestión de un siniestro es un beneficio extra?
No. Cubre el tiempo dedicado a fotos, presupuestos, contacto con la aseguradora y llamadas al cliente. Indícala en el contrato en el momento de la firma para que no sea una sorpresa en la devolución.
