Το Document Sign είναι πλέον διαθέσιμο στο KIMISUITE. Κάνει μία δουλειά: ανεβάζετε ένα ολοκληρωμένο έγγραφο, ορίζετε ποιος πρέπει να υπογράψει και πού, και λαμβάνετε ένα σφραγισμένο PDF που δείχνει ποιος υπέγραψε, πότε, και ότι τίποτα δεν άλλαξε μετά.
Είναι μια εφαρμογή επί πληρωμή που προσθέτετε στον χώρο εργασίας σας, όπως το CRM Business Hub ή το Service Manager. Δείτε τι κάνει και, εξίσου ξεκάθαρα, τι δεν κάνει.
Σε τι χρησιμεύει
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν συντάσσουν συμβόλαια σε εργαλείο υπογραφής. Το μισθωτήριο, η προσφορά εργασίας, η σύμβαση προμηθευτή ή το έντυπο συγκατάθεσης υπάρχουν ήδη ως αρχείο Word ή PDF. Αυτό που λείπει είναι το επόμενο βήμα: η λήψη υπογραφής χωρίς εκτύπωση, σκανάρισμα και κυνήγι ανθρώπων μέσω email.
Το Document Sign ξεκινά ακριβώς από εκείνο το σημείο. Δεν διαθέτει πρόγραμμα επεξεργασίας εγγράφων ούτε πρότυπα. Φέρνετε το ολοκληρωμένο αρχείο και η εφαρμογή αναλαμβάνει την υπογραφή.
Πώς λειτουργεί, σε τρία βήματα
1. Μεταφόρτωση. Σύρετε ένα PDF ή ένα αρχείο Word, OpenDocument ή RTF, το οποίο μετατρέπεται σε PDF. Τα αρχεία μπορούν να έχουν μέγεθος έως 25 MB. Του δίνετε έναν τίτλο (οι παραλήπτες τον βλέπουν στο email) και, αν θέλετε, το αντιστοιχίζετε σε ένα έργο.
2. Προετοιμασία. Προσθέστε παραλήπτες με όνομα και email και ορίστε τον ρόλο τους: υπογράφει ή λαμβάνει αντίγραφο. Στη συνέχεια τοποθετήστε πεδία στις σελίδες: υπογραφή, αρχικά, πλήρες όνομα, email, ημερομηνία, κείμενο και πλαίσιο ελέγχου. Τα πεδία κειμένου και τα πλαίσια ελέγχου μπορούν να οριστούν ως υποχρεωτικά και η ημερομηνία συμπληρώνεται αυτόματα όταν υπογράφει ο παραλήπτης. Αν έχει σημασία η σειρά, ενεργοποιήστε την υπογραφή κατά σειρά και ο επόμενος υπογράφων καλείται μόνο αφού υπογράψει ο προηγούμενος. Μια σύντομη λίστα ελέγχου σάς ενημερώνει πότε όλα είναι έτοιμα.
3. Αποστολή. Προσθέστε ένα μήνυμα, μια προαιρετική προθεσμία και αυτόματες υπενθυμίσεις και στείλτε το. Κάθε παραλήπτης λαμβάνει έναν σύνδεσμο.
Τι βλέπει ο υπογράφων
Ο παραλήπτης δεν χρειάζεται λογαριασμό. Ανοίγει τον σύνδεσμο σε υπολογιστή ή τηλέφωνο, περνά τα πεδία ένα προς ένα και υπογράφει σχεδιάζοντας με ποντίκι, δάχτυλο ή πένα ή πληκτρολογώντας το όνομά του. Πριν ολοκληρώσει, επιβεβαιώνει ότι συμφωνεί να υπογράψει ηλεκτρονικά. Αν κάτι δεν είναι σωστό, μπορεί να αρνηθεί και να δώσει έναν λόγο, και εσείς ενημερώνεστε.
Η σελίδα υπογραφής είναι διαθέσιμη σε 16 γλώσσες και μπορείτε να ορίσετε τη γλώσσα ανά παραλήπτη. Ένας πελάτης στα Σκόπια μπορεί να περάσει τη σελίδα υπογραφής στα μακεδονικά, ενώ ένας συνεργάτης στη Βιέννη τη βλέπει στα γερμανικά· το ίδιο το έγγραφο παραμένει ακριβώς όπως το ανεβάσατε.
Τι λαμβάνετε πίσω
Όταν υπογράψει και το τελευταίο άτομο, το έγγραφο ολοκληρώνεται και λαμβάνετε ένα σφραγισμένο PDF:
| Μέρος | Τι περιέχει |
|---|---|
| Οι υπογεγραμμένες σελίδες | Οι αρχικές σας σελίδες με υπογραφές, αρχικά, ονόματα, ημερομηνίες, κείμενο και σημάδια επιλογής συμπληρωμένα |
| Σφραγίδα εγγράφου | Μια σφραγίδα με 8ψήφιο αριθμό εγγράφου σε κάθε σελίδα |
| Αρχείο καταγραφής υπογραφών | Συνημμένες σελίδες που αναφέρουν κάθε παραλήπτη, τον ρόλο του, πότε προσκλήθηκε, άνοιξε και υπέγραψε, διεύθυνση IP και συσκευή, καθώς και το πλήρες ιστορικό συμβάντων |
| Ψηφιακή σφραγίδα | Το τελικό PDF φέρει ψηφιακή σφραγίδα, ώστε τυχόν μεταγενέστερες αλλαγές να γίνονται ορατές |
| Χρονοσήμανση | Μια ανεξάρτητη χρονοσήμανση RFC 3161 πάνω στο υπογεγραμμένο PDF |
Στην εφαρμογή βλέπετε επίσης τα αποτυπώματα SHA-256 του αρχείου που ανεβάσατε και του υπογεγραμμένου αρχείου, τις λεπτομέρειες χρονοσήμανσης και κάθε βήμα του ιστορικού: μεταφορτώθηκε, στάλθηκε, ανοίχτηκε, υπογράφηκε, απορρίφθηκε, υπενθυμίσεις, ολοκληρώθηκε.
Τι είδους υπογραφή είναι
Από προεπιλογή, οι υπογράφοντες χρησιμοποιούν απλή ηλεκτρονική υπογραφή βάσει του ευρωπαϊκού κανονισμού eIDAS και κάθε υπογράφων επιβεβαιώνει ότι συμφωνεί να υπογράψει ηλεκτρονικά. Για καθημερινά επαγγελματικά έγγραφα, όπως προσφορές, παραγγελίες, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, εσωτερικές εγκρίσεις και τις περισσότερες συγκαταθέσεις πελατών, αυτό είναι το επίπεδο που χρησιμοποιείται συνήθως.
Ορισμένα έγγραφα χρειάζονται περισσότερα. Όπου απαιτείται εγκεκριμένη υπογραφή, από το πρόγραμμα Business μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο ενός υπογράφοντος σε Πιστοποιητικό σε token: υπογράφει με το πιστοποιητικό στο δικό του USB token ή έξυπνη κάρτα, χρησιμοποιώντας το KIMISUITE Signer για Windows. Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή παραμένει το πρότυπο· η υπογραφή με token είναι μια επιλογή για τις περιπτώσεις που την απαιτούν.
Αν δεν είστε σίγουροι ποιο επίπεδο χρειάζεται ένα έγγραφο, εξηγούμε τα τρία επίπεδα και πού έχει σημασία η διαφορά στο Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή; Απλή, προηγμένη και εγκεκριμένη.
Παρακολούθηση
Ο πίνακας ελέγχου δείχνει τι περιμένει υπογραφές, τι είναι ακόμα πρόχειρο και τι ολοκληρώθηκε πρόσφατα. Τα έγγραφα μπορούν να ομαδοποιηθούν σε έργα, για παράδειγμα όλα τα συμβόλαια για ένα ακίνητο ή μία πρόσληψη, με γραμμή προόδου ανά έργο. Τα συμβάντα υπογραφής εμφανίζονται επίσης στο καμπανάκι ειδοποιήσεων του KIMISUITE και κάθε άτομο που περιμένει μπορεί να λάβει υπενθύμιση με ένα κλικ.
Τι δεν κάνει το Document Sign
Για να είμαστε ξεκάθαροι ως προς τις προσδοκίες:
- κανένα πρόγραμμα επεξεργασίας εγγράφων και κανένα πρότυπο· ανεβάζετε ολοκληρωμένα αρχεία
- καμία σύνδεση με το CRM Business Hub ή το Contacts· οι παραλήπτες εισάγονται με όνομα και email
- κανένα δικό σας λογότυπο ή εταιρικά χρώματα στη σελίδα υπογραφής
- καμία δημόσια σελίδα επαλήθευσης για τρίτους
Τα προγράμματα υπολογίζονται με βάση τα έγγραφα που αποστέλλονται ανά μήνα, όχι ανά χρήστη. Τα πρόχειρα δεν προσμετρώνται μέχρι να σταλούν.
Δοκιμάστε το
Μπορείτε να προσθέσετε το Document Sign στον χώρο εργασίας σας και να στείλετε το πρώτο σας έγγραφο σήμερα. Δείτε πώς λειτουργεί στη σελίδα της εφαρμογής Document Sign.
Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν
