Ηλεκτρονική υπογραφή είναι δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή που επισυνάπτονται ή συνδέονται λογικά με άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα και τα οποία χρησιμοποιεί ο υπογράφων για να υπογράψει, όπως ορίζεται στον Κανονισμό eIDAS της ΕΕ.
Ο ορισμός είναι ευρύς: ένα πληκτρολογημένο όνομα, μια υπογραφή που σχεδιάστηκε σε κινητό και μια υπογραφή βασισμένη σε πιστοποιητικό από έξυπνη κάρτα πληρούν όλα τις προϋποθέσεις. Αυτό που τα διαχωρίζει είναι το πόσο αποδεικνύουν σχετικά με το ποιος υπέγραψε και αν το έγγραφο άλλαξε στη συνέχεια.
Τα τρία επίπεδα κατά το eIDAS
Οι κανόνες προέρχονται από τον Κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 910/2014, γνωστό ως eIDAS, ο οποίος εφαρμόζεται άμεσα σε κάθε κράτος μέλος της ΕΕ. Τροποποιήθηκε το 2024 από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2024/1183, κυρίως για να προστεθεί το Ευρωπαϊκό Πορτοφόλι Ψηφιακής Ταυτότητας· τα τρία επίπεδα υπογραφής παραμένουν ως είχαν.
| Επίπεδο | Νομικός ορισμός (eIDAS) | Τι απαιτεί στην πράξη | Νομική ισχύς |
|---|---|---|---|
| Απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) | Άρθρο 3(10): ηλεκτρονικά δεδομένα που επισυνάπτονται ή συνδέονται λογικά με άλλα δεδομένα, τα οποία χρησιμοποιεί ο υπογράφων για να υπογράψει | Τίποτα συγκεκριμένο. Μια σχεδιασμένη ή πληκτρολογημένη υπογραφή, ένα κλικ στο "Συμφωνώ", μια σαρωμένη υπογραφή επικολλημένη σε αρχείο | Δεν μπορεί να απορριφθεί ως αποδεικτικό στοιχείο μόνο και μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική (Άρθρο 25(1))· η βαρύτητά της κρίνεται κατά περίπτωση |
| Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AdES) | Άρθρο 3(11) και Άρθρο 26: συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, μπορεί να τον ταυτοποιήσει, δημιουργείται με δεδομένα υπό τον αποκλειστικό έλεγχό του και συνδέεται με τα δεδομένα ώστε κάθε μεταγενέστερη αλλαγή να είναι ανιχνεύσιμη | Συνήθως υπογραφή βασισμένη σε πιστοποιητικό όπου ο υπογράφων ελέγχει το κλειδί | Όπως παραπάνω, με πολύ ισχυρότερη απόδειξη για το ποιος υπέγραψε και ότι τίποτα δεν άλλαξε |
| Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES) | Άρθρο 3(12): προηγμένη υπογραφή που δημιουργείται από εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας υπογραφής και βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό | Εγκεκριμένο πιστοποιητικό από εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης, χρησιμοποιούμενο σε πιστοποιημένη συσκευή όπως έξυπνη κάρτα, USB token ή εγκεκριμένη υπηρεσία απομακρυσμένης υπογραφής | Ισοδύναμη νομική ισχύ με ιδιόχειρη υπογραφή (Άρθρο 25(2))· αναγνωρίζεται σε όλα τα κράτη μέλη (Άρθρο 25(3)) |
Πρώτον, κανένα επίπεδο δεν είναι "άκυρο". Το Άρθρο 25(1) ορίζει ότι μια ηλεκτρονική υπογραφή δεν μπορεί να στερηθεί νομικής ισχύος ή παραδεκτού ως αποδεικτικό στοιχείο μόνο και μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική ή μη εγκεκριμένη. Αυτό που διαφέρει είναι το πόσο εύκολο είναι να αποδειχθεί σε μια διαφορά.
Δεύτερον, μόνο η εγκεκριμένη υπογραφή ισοδυναμεί αυτόματα με ιδιόχειρη σε όλη την ΕΕ. Οι άλλες δύο αξιολογούνται ως αποδεικτικά στοιχεία, γι' αυτό και μια καλή διαδρομή ελέγχου έχει τόση σημασία για αυτές.
Τι κάνει μια απλή υπογραφή να αντέχει
Επειδή μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή δεν έχει ενσωματωμένη απόδειξη, τα αποδεικτικά στοιχεία πρέπει να προέρχονται από το περιβάλλον της. Στην πράξη, αυτό σημαίνει:
- ποιος προσκλήθηκε, με ποια διεύθυνση email και αν χρησιμοποιήθηκε επιπλέον έλεγχος όπως κωδικός μέσω email
- πότε ανοίχτηκε και υπογράφηκε το έγγραφο, με ζώνη ώρας
- από πού, με τη μορφή διεύθυνσης IP και συσκευής
- ότι το αρχείο δεν άλλαξε, όπως φαίνεται από ένα αποτύπωμα (hash) της αρχικής και της υπογεγραμμένης έκδοσης και μια σφραγίδα στο τελικό PDF
- μια ανεξάρτητη χρονοσήμανση, για παράδειγμα χρονοσήμανση RFC 3161 από αρχή χρονοσήμανσης, ώστε ο χρόνος υπογραφής να μην εξαρτάται από το ρολόι του δικού σας διακομιστή
- τη ρητή συγκατάθεση του υπογράφοντος να υπογράψει ηλεκτρονικά
Μια απλή υπογραφή με αυτό το αρχείο είναι πολύ ισχυρότερο αποδεικτικό στοιχείο από μια μη καταγεγραμμένη σαρωμένη υπογραφή επικολλημένη σε αρχείο Word, παρόλο που και οι δύο είναι "απλές" στα χαρτιά.
Ποιο επίπεδο χρειάζεται ένα έγγραφο;
Το eIDAS ορίζει τα επίπεδα και την ισχύ τους. Το αν ένα έγγραφο χρειάζεται συγκεκριμένη μορφή αποφασίζεται από το εθνικό δίκαιο, και αυτό διαφέρει από χώρα σε χώρα. Μερικά γενικά μοτίβα:
| Περίπτωση | Τυπικό επίπεδο | Σημείωση |
|---|---|---|
| Προσφορές, επιβεβαιώσεις παραγγελιών, κοστολόγια | Απλή | Καμία απαίτηση μορφής στις περισσότερες χώρες· στόχος είναι η απόδειξη συμφωνίας |
| Συμφωνητικά υπηρεσιών, συμβάσεις ελεύθερων επαγγελματιών και προμηθευτών | Απλή, μερικές φορές προηγμένη | Οι περισσότερες εμπορικές συμβάσεις μπορούν να συναφθούν σε οποιαδήποτε μορφή |
| Συγκαταθέσεις πελατών, έντυπα εγγραφής νέων πελατών, εσωτερικές εγκρίσεις | Απλή | Κρατήστε το αρχείο καταγραφής μαζί με το έγγραφο |
| Συμβάσεις μίσθωσης, συμβάσεις εργασίας | Εξαρτάται από τη χώρα και τη ρήτρα | Ορισμένες ρήτρες μπορεί να υπόκεινται σε έγγραφο τύπο κατά το εθνικό δίκαιο |
| Οτιδήποτε όπου ο νόμος προβλέπει έγγραφο τύπο | Εγκεκριμένη, όπου επιτρέπεται η ηλεκτρονική μορφή | Στη Γερμανία, για παράδειγμα, ο εκ του νόμου έγγραφος τύπος μπορεί να αντικατασταθεί ηλεκτρονικά μόνο με QES (§ 126a BGB) |
| Έγγραφα όπου ο νόμος αποκλείει την ηλεκτρονική μορφή | Μόνο σε χαρτί | Στη Γερμανία, η καταγγελία σύμβασης εργασίας πρέπει να γίνει σε χαρτί· η ηλεκτρονική μορφή αποκλείεται (§ 623 BGB) |
| Συμβολαιογραφικές πράξεις, πολλές μεταβιβάσεις ακινήτων | Συμβολαιογράφος | Εκτός του τι μπορεί να αντικαταστήσει οποιοδήποτε εργαλείο υπογραφής |
Ο ειλικρινής εμπειρικός κανόνας: τα περισσότερα καθημερινά επιχειρηματικά έγγραφα δεν χρειάζονται ειδική μορφή, και μια καλά καταγεγραμμένη απλή υπογραφή αρκεί. Όπου απαιτείται έγγραφος τύπος από τον νόμο, ελέγξτε αν επιτρέπεται καθόλου η ηλεκτρονική μορφή και, αν ναι, χρησιμοποιήστε εγκεκριμένη υπογραφή. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ρωτήστε δικηγόρο στη χώρα της οποίας το δίκαιο διέπει τη σύμβαση.
Τι δεν είναι η ηλεκτρονική υπογραφή
- Δεν είναι ψηφιακή σφραγίδα. Η σφραγίδα (Άρθρο 3(25)) δημιουργείται από νομικό πρόσωπο, όπως μια εταιρεία, για να δείξει την προέλευση και την ακεραιότητα ενός εγγράφου. Η υπογραφή δίνεται από φυσικό πρόσωπο. Μια πλατφόρμα υπογραφής συχνά σφραγίζει το τελικό PDF ώστε οι αλλαγές να γίνονται ορατές, αλλά αυτή η σφραγίδα δεν αντικαθιστά την υπογραφή του υπογράφοντος.
- Δεν είναι χρονοσήμανση. Η χρονοσήμανση αποδεικνύει ότι δεδομένα υπήρχαν σε συγκεκριμένο χρόνο. Ενισχύει μια υπογραφή αλλά δεν είναι υπογραφή.
- Δεν είναι το ίδιο με την "ψηφιακή υπογραφή". Ο όρος συνήθως περιγράφει την κρυπτογραφική τεχνική (κλειδιά και πιστοποιητικά) πίσω από τις προηγμένες και εγκεκριμένες υπογραφές. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή συχνά δεν χρησιμοποιεί καμία.
Ένα πρακτικό παράδειγμα
Ένα μικρό ξενοδοχείο με 12 δωμάτια υπογράφει περίπου 40 έγγραφα τον μήνα: 25 επιβεβαιώσεις εκδηλώσεων και ομαδικών κρατήσεων, 10 συμφωνίες προμηθευτών και πέντε έγγραφα που αφορούν το προσωπικό.
- Οι 25 επιβεβαιώσεις κρατήσεων και οι 10 συμφωνίες προμηθευτών δεν έχουν απαίτηση μορφής. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή με πλήρες αρχείο καταγραφής υπογραφής είναι κατάλληλη.
- Από τα πέντε έγγραφα προσωπικού, τα περισσότερα μπορούν να υπογραφούν με τον ίδιο τρόπο, ανάλογα με το εθνικό δίκαιο. Μια καταγγελία σύμβασης στη Γερμανία θα έπρεπε να γίνει σε χαρτί.
- Μία φορά τον χρόνο ο ιδιοκτήτης υπογράφει συμφωνία μετόχων όπου ο δικηγόρος του ζητά εγκεκριμένη υπογραφή. Αυτό το ένα έγγραφο χρειάζεται QES.
Έτσι, σε έναν κανονικό μήνα, πρακτικά τα πάντα λειτουργούν στο απλό επίπεδο. Οι εξαιρέσεις είναι σπάνιες και προβλέψιμες: το περιστασιακό έγγραφο που ο νόμος κρατά σε χαρτί και η μία σύμβαση τον χρόνο όπου ζητείται εγκεκριμένο πιστοποιητικό. Αυτό το μοτίβο είναι τυπικό για μικρές επιχειρήσεις.
Πώς φαίνεται αυτό στο KIMISUITE
Το Document Sign χρησιμοποιεί απλή ηλεκτρονική υπογραφή κατά το eIDAS ως πρότυπο. Οι παραλήπτες υπογράφουν χωρίς λογαριασμό, κάθε υπογράφων επιβεβαιώνει ότι συμφωνεί να υπογράψει ηλεκτρονικά και το τελικό έγγραφο είναι ένα σφραγισμένο PDF με αρχείο καταγραφής υπογραφής (ονόματα, ώρες, IP, συσκευή, ιστορικό) και ανεξάρτητη χρονοσήμανση RFC 3161. Όπου απαιτείται εγκεκριμένη υπογραφή, από το πρόγραμμα Business ένας υπογράφων μπορεί να υπογράψει με το πιστοποιητικό στο δικό του USB token ή έξυπνη κάρτα, χρησιμοποιώντας το KIMISUITE Signer για Windows.
Η ροή εργασίας βήμα προς βήμα βρίσκεται στο Το Document Sign είναι διαθέσιμο: Στείλτε ένα PDF για υπογραφή από τον χώρο εργασίας σας.
Αν τα περισσότερα έγγραφά σας είναι καθημερινού τύπου, μπορείτε να ξεκινήσετε με την εφαρμογή Document Sign και να στείλετε το πρώτο σας έγγραφο μέσα σε λίγα λεπτά.
Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν
