Μια υπενθύμιση καθυστερημένης πληρωμής είναι ένα μήνυμα που ενημερώνει τον πελάτη ότι ένα τιμολόγιο λήγει σύντομα ή έχει ήδη λήξει· ο χρόνος που λειτουργεί καλύτερα είναι μια σύντομη ειδοποίηση λίγες ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης, μια πρώτη υπενθύμιση εντός τριών ημερών μετά από αυτήν και πιο αυστηρές υπενθυμίσεις σε τακτά διαστήματα έως μια τελική ειδοποίηση περίπου την 30ή ημέρα.
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις πετυχαίνουν περίπου σωστά τη διατύπωση και εντελώς λάθος τον χρόνο. Η πρώτη υπενθύμιση φεύγει όταν κάποιος το προσέξει επιτέλους, συχνά εβδομάδες αργότερα, και μέχρι τότε το τιμολόγιο έχει περάσει από το "ξεχάστηκε" στο "δύσκολο". Με περιθώριο κέρδους 10%, ένα διαγραμμένο τιμολόγιο 6.000 € εξαφανίζει το κέρδος από 60.000 € κανονικών πωλήσεων, όπως δείχνουν τα νούμερα στο τι συμβαίνει όταν ένα τιμολόγιο μένει απλήρωτο. Το πρόγραμμα υπενθυμίσεων είναι εκεί που προλαμβάνεται αυτή η απώλεια.
Ένα πρόγραμμα υπενθυμίσεων που λειτουργεί
Το παρακάτω πρόγραμμα αφορά επαγγελματίες πελάτες με όρους πληρωμής 30 ημερών. Προσαρμόστε το για μικρότερους ή μεγαλύτερους όρους, αλλά κρατήστε τον ρυθμό.
| Πότε | Στάδιο | Τόνος | Κανάλι |
|---|---|---|---|
| 3 έως 5 ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης | Ευγενική ειδοποίηση | Ουδέτερος, εξυπηρετικός | |
| 1 έως 3 ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης | Πρώτη υπενθύμιση | Φιλικός, υποθέτει παράβλεψη | |
| 10 έως 14 ημέρες μετά | Δεύτερη υπενθύμιση | Σαφής, ζητά ημερομηνία πληρωμής | E-mail και τηλεφώνημα |
| 21 έως 30 ημέρες μετά | Τελική ειδοποίηση | Αυστηρός, αναφέρει συνέπειες και προθεσμία | E-mail, και επιστολή αν θέλετε έγγραφη απόδειξη |
| Μετά την τελική προθεσμία | Επόμενο βήμα | Αποφασισμένο εκ των προτέρων | Εισπρακτική εταιρεία, αίτηση για διαταγή πληρωμής ή διακανονισμός πληρωμής |
Δύο αρχές πίσω από τον πίνακα:
- Νωρίς και τακτικά νικά το αργά και θυμωμένα. Μια υπενθύμιση τη 2η ημέρα διαβάζεται ως καλή οργάνωση. Η ίδια υπενθύμιση την 40ή ημέρα διαβάζεται ως παράπονο.
- Κάθε στάδιο έχει ημερομηνία. Αν τα στάδια εξαρτώνται από τη διάθεση ή τον φόρτο κάποιου, οι πελάτες μαθαίνουν ότι η ημερομηνία λήξης σας είναι απλώς μια πρόταση.
Για να υπολογίσετε την ημερομηνία λήξης και τις ημερομηνίες υπενθύμισης για ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο, ο υπολογιστής ημερομηνίας λήξης πληρωμής σας δίνει την ημερομηνία λήξης από την ημερομηνία του τιμολογίου και τους όρους· το υπόλοιπο πρόγραμμα ακολουθεί από εκεί.
Γιατί το πρώτο μήνυμα φεύγει πριν από την ημερομηνία λήξης
Η ευγενική ειδοποίηση είναι το πιο αποτελεσματικό μήνυμα σε όλη τη σειρά, και αυτό που οι περισσότερες επιχειρήσεις παραλείπουν. Πιάνει τα προβλήματα που διαφορετικά θα εμφανίζονταν μόνο μετά την ημερομηνία λήξης:
- Το τιμολόγιο πήγε σε ένα γενικό inbox που δεν διαβάζει κανείς.
- Το λογιστήριο του πελάτη χρειάζεται έναν αριθμό εντολής αγοράς που λείπει.
- Η διεύθυνση, ο ΑΦΜ ή το ποσό είναι λάθος, και το τιμολόγιο κάθεται σε μια στοίβα "προς διερεύνηση" κάποιου.
Καθένα από αυτά κοστίζει ημέρες για να διορθωθεί μετά την ημερομηνία λήξης. Πριν από αυτήν, κοστίζουν μία απάντηση.
Τι να λέτε σε κάθε στάδιο
Κρατήστε κάθε μήνυμα σύντομο. Ο πελάτης χρειάζεται τέσσερα στοιχεία: αριθμό τιμολογίου, ποσό, ημερομηνία λήξης, τρόπο πληρωμής. Επισυνάψτε το τιμολόγιο ή βάλτε σύνδεσμο προς αυτό, κάθε φορά, ώστε να μη χρειάζεται κανείς να ψάχνει.
Ευγενική ειδοποίηση (πριν από την ημερομηνία λήξης)
Θέμα: Τιμολόγιο INV-2026-0148 με λήξη στις 2 Οκτωβρίου
Καλημέρα σας, κα Νόβακ,
Μια σύντομη σημείωση ότι το τιμολόγιο INV-2026-0148 για 2.450,00 € λήγει στις 2 Οκτωβρίου 2026. Το τιμολόγιο επισυνάπτεται ξανά για διευκόλυνσή σας, μαζί με τα τραπεζικά μας στοιχεία. Αν κάτι σε αυτό χρειάζεται διόρθωση, απλώς απαντήστε σε αυτό το e-mail.
Με εκτίμηση
Πρώτη υπενθύμιση (1 έως 3 ημέρες μετά)
Θέμα: Υπενθύμιση: τιμολόγιο INV-2026-0148, λήξη 2 Οκτωβρίου
Καλημέρα σας, κα Νόβακ,
Τα αρχεία μας δείχνουν το τιμολόγιο INV-2026-0148 για 2.450,00 €, με λήξη στις 2 Οκτωβρίου, ως ακόμη ανοιχτό. Αν έχετε ήδη πληρώσει, σας ευχαριστούμε και παρακαλούμε αγνοήστε αυτό το μήνυμα. Διαφορετικά, θα ήμασταν ευγνώμονες για την πληρωμή εντός των επόμενων ημερών. Το τιμολόγιο επισυνάπτεται.
Δεύτερη υπενθύμιση (10 έως 14 ημέρες μετά)
Θέμα: Δεύτερη υπενθύμιση: τιμολόγιο INV-2026-0148, τώρα 12 ημέρες εκπρόθεσμο
Καλημέρα σας, κα Νόβακ,
Το τιμολόγιο INV-2026-0148 για 2.450,00 € είχε λήξη στις 2 Οκτωβρίου και παραμένει απλήρωτο. Θα μπορούσατε να μας ενημερώσετε έως την Παρασκευή πότε μπορούμε να αναμένουμε την πληρωμή; Αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με το τιμολόγιο ή την εργασία, παρακαλούμε πείτε μας και θα το λύσουμε γρήγορα.
Ακολουθήστε τη δεύτερη υπενθύμιση με ένα τηλεφώνημα. Ένα τηλεφώνημα δίνει μια απάντηση που το e-mail δεν έδωσε: έναν λόγο, ένα όνομα και μια ημερομηνία.
Τελική ειδοποίηση (21 έως 30 ημέρες μετά)
Θέμα: Τελική ειδοποίηση: τιμολόγιο INV-2026-0148
Καλημέρα σας, κα Νόβακ,
Το τιμολόγιο INV-2026-0148 για 2.450,00 € είναι εκπρόθεσμο από τις 2 Οκτωβρίου παρά τις δύο υπενθυμίσεις. Παρακαλούμε πληρώστε ολόκληρο το ποσό έως τις 30 Οκτωβρίου 2026. Αν η πληρωμή δεν έχει φτάσει έως τότε, θα [παραδώσουμε την απαίτηση σε εισπρακτική εταιρεία / χρεώσουμε νόμιμο τόκο και την κατ' αποκοπή αποζημίωση για έξοδα είσπραξης / διακόψουμε περαιτέρω εργασίες] όπως ορίζεται στους όρους μας.
Αναφέρετε μόνο τη συνέπεια που θα εφαρμόσετε πραγματικά. Μια απειλή που δεν πραγματοποιείται ποτέ μαθαίνει στον πελάτη να περιμένει την επόμενη.
Κανόνες τόνου που ισχύουν σε κάθε στάδιο
| Κάντε | Μην κάνετε |
|---|---|
| Αναφέρετε γεγονότα: αριθμό, ποσό, ημερομηνία | Απολογείστε που ζητάτε να πληρωθείτε |
| Κάντε μία σαφή ερώτηση ("πότε μπορούμε να αναμένουμε την πληρωμή;") | Γράφετε μακροσκελείς εξηγήσεις για τη δική σας ρευστότητα |
| Προσφερθείτε να διορθώσετε λάθη γρήγορα | Κατηγορείτε τον πελάτη για οτιδήποτε στα δύο πρώτα μηνύματα |
| Κρατήστε τον ίδιο αποστολέα και το ίδιο μοτίβο θέματος | Αλλάζετε τυχαία άτομα και κανάλια |
| Βάλτε την προθεσμία ως ημερομηνία | Γράφετε "το συντομότερο δυνατό" |
Τόκοι και τέλη στην τελική ειδοποίηση
Για επαγγελματίες πελάτες στην ΕΕ, η Οδηγία για τις καθυστερημένες πληρωμές (2011/7/ΕΕ) σας δίνει δικαίωμα σε νόμιμο τόκο τουλάχιστον του επιτοκίου αναφοράς συν 8 ποσοστιαίες μονάδες, και ένα πάγιο ποσό 40 € ανά εκπρόθεσμο τιμολόγιο για έξοδα είσπραξης, από την επομένη της συμφωνημένης ημερομηνίας λήξης, χωρίς να χρειάζεται να στείλετε πρώτα υπενθύμιση. Το εθνικό δίκαιο μπορεί να πηγαίνει παραπέρα: στη Γερμανία το επιτόκιο B2B είναι 9 ποσοστιαίες μονάδες πάνω από το βασικό επιτόκιο.
Το αν θα το χρεώσετε πραγματικά είναι επιχειρηματική απόφαση. Πολλές εταιρείες το αναφέρουν μόνο στην τελική ειδοποίηση, ως τον λόγο που η προθεσμία είναι σοβαρή. Οι καταναλωτές προστατεύονται διαφορετικά σε κάθε χώρα: πριν προσθέσετε τόκους ή τέλη στην υπενθύμιση ενός ιδιώτη πελάτη, ελέγξτε τι επιτρέπει το εθνικό σας δίκαιο.
Τα λάθη που βλάπτουν τη σχέση
- Υπενθύμιση σε πελάτη που έχει ήδη πληρώσει. Το πιο συνηθισμένο και το πιο εκνευριστικό λάθος. Ελέγξτε την τράπεζα πριν φύγει κάθε υπενθύμιση, ή ακόμα καλύτερα, αντιστοιχίστε τις πληρωμές με τα τιμολόγια πριν από τη μαζική αποστολή υπενθυμίσεων.
- Υπενθύμιση σε πελάτη εν μέσω διαφωνίας. Αν η εργασία συζητείται, σταματήστε τις υπενθυμίσεις για εκείνο το τιμολόγιο μέχρι να διευθετηθεί.
- Υπενθύμιση σε λάθος γλώσσα. Μια υπενθύμιση στη γλώσσα των εγγράφων του πελάτη διαβάζεται και προωθείται. Μια σε λάθος γλώσσα μπαίνει στην άκρη.
- Καμία υπενθύμιση για τους "καλούς" πελάτες. Οι αξιόπιστοι πελάτες είναι συνήθως αυτοί που εκτιμούν περισσότερο την ευγενική ειδοποίηση, γιατί γλιτώνει το λογιστήριό τους από μια διερεύνηση.
Αφήστε το πρόγραμμα να τρέχει μόνο του
Το πρόγραμμα λειτουργεί μόνο αν τρέχει κάθε φορά, όχι μόνο τις εβδομάδες που κάποιος έχει χρόνο για αυτό. Στο CRM Business Hub, το ρυθμίζετε μία φορά: μια ειδοποίηση λήξης πριν από την ημερομηνία λήξης, μετά είτε μια απλή υπενθύμιση εκπρόθεσμου με δικό της διάστημα και επανάληψη, είτε επίπεδα όχλησης με τέλη. Οι υπενθυμίσεις τρέχουν αυτόματα ή με δικό σας κλικ, και μπορείτε να τις σταματήσετε για ένα μεμονωμένο τιμολόγιο όταν υπάρχει διαφωνία ή διακανονισμός πληρωμής. Τα πρότυπα e-mail υπάρχουν ανά γλώσσα, οπότε κάθε πελάτης λαμβάνει την υπενθύμιση στη γλώσσα των εγγράφων του.
Για να αποφύγετε υπενθυμίσεις σε πελάτες που έχουν ήδη πληρώσει, μπορείτε να εισαγάγετε το αντίγραφο κίνησης της τράπεζάς σας ως CSV. Το CRM Business Hub προτείνει ποια πληρωμή αντιστοιχεί σε ποιο τιμολόγιο, αντιστοιχίζει αυτόματα τις σίγουρες πάνω από ένα επίπεδο βεβαιότητας που ορίζετε εσείς, και το τιμολόγιο γίνεται μερικώς πληρωμένο ή πληρωμένο πριν από την επόμενη προγραμματισμένη υπενθύμιση.
Το CRM Business Hub τρέχει μέσα στον χώρο εργασίας σας στο KIMISUITE, με χρέωση ανά χώρο εργασίας και όχι ανά χρήστη. Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν.
