Το Peppol είναι ένα διεθνές δίκτυο και ένα σύνολο προτύπων για την ηλεκτρονική ανταλλαγή επιχειρηματικών εγγράφων, όπως τα τιμολόγια, στο οποίο κάθε συμμετέχων συνδέεται μία φορά μέσω ενός πιστοποιημένου παρόχου υπηρεσιών και μπορεί στη συνέχεια να προσεγγίσει κάθε άλλο συμμετέχοντα.
Το όνομα αρχικά σήμαινε "Pan-European Public Procurement On-Line", ένα έργο που συγχρηματοδοτήθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και ξεκίνησε το 2008. Από το 2012 το δίκτυο διαχειρίζεται ο OpenPeppol, ένας μη κερδοσκοπικός διεθνής οργανισμός βελγικού δικαίου με έδρα τις Βρυξέλλες. Σήμερα το Peppol χρησιμοποιείται πολύ πέρα από την Ευρώπη και πολύ πέρα από τις δημόσιες προμήθειες.
Πώς λειτουργεί το Peppol: το μοντέλο τεσσάρων γωνιών
Πριν από το Peppol, τα δίκτυα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ήταν ως επί το πλείστον κλειστά. Αγοραστής και προμηθευτής έπρεπε να χρησιμοποιούν τον ίδιο πάροχο, οπότε ένας προμηθευτής με πολλούς πελάτες συχνά κατέληγε σε πολλές πύλες. Το Peppol το αντικατέστησε με το μοντέλο τεσσάρων γωνιών:
| Γωνία | Ποιος | Ρόλος |
|---|---|---|
| 1 | Αποστολέας (προμηθευτής) | Δημιουργεί το τιμολόγιο στο δικό του λογισμικό |
| 2 | Access point αποστολέα | Ένας πιστοποιημένος πάροχος υπηρεσιών Peppol που στέλνει το έγγραφο στο δίκτυο |
| 3 | Access point παραλήπτη | Ο πιστοποιημένος πάροχος υπηρεσιών του παραλήπτη, που αποδέχεται το έγγραφο |
| 4 | Παραλήπτης (πελάτης) | Λαμβάνει το τιμολόγιο στο δικό του λογισμικό |
Ο OpenPeppol περιγράφει την αρχή ως "συνδέσου μία φορά, φτάσε σε όλους": κάθε αποστολέας συνδέεται με έναν πάροχο υπηρεσιών και μπορεί να προσεγγίσει κάθε παραλήπτη, και το αντίστροφο. Λειτουργεί όπως τα τηλεφωνικά δίκτυα, όπου μπορείτε να καλέσετε κάποιον σε διαφορετικό δίκτυο χωρίς να αλλάξετε πάροχο.
Τρία ακόμη δομικά στοιχεία το κάνουν να λειτουργεί:
- Peppol ID. Κάθε συμμετέχων έχει ένα αναγνωριστικό, συχνά βασισμένο σε εθνικό αριθμό εταιρείας ή ΦΠΑ, με έναν κωδικό σχήματος μπροστά του.
- SML και SMP. Ένα κεντρικό μητρώο, το Service Metadata Locator, παραπέμπει στο Service Metadata Publisher όπου αποθηκεύονται τα στοιχεία κάθε συμμετέχοντα: ποιο access point λαμβάνει για λογαριασμό του και ποιους τύπους εγγράφων αποδέχεται. Το λογισμικό αποστολής το αναζητά αυτόματα, όπως ένα πρόγραμμα περιήγησης βρίσκει έναν ιστότοπο από το όνομά του.
- Ασφάλεια. Τα μηνύματα μεταξύ των access points ταξιδεύουν μέσω υποδομής δημόσιου κλειδιού, ώστε αποστολέας και παραλήπτης να μπορούν να εμπιστεύονται ότι ένα έγγραφο είναι γνήσιο και αμετάβλητο.
Τι στέλνει το Peppol: Peppol BIS Billing 3.0
Ένα δίκτυο από μόνο του δεν αρκεί· και οι δύο πλευρές πρέπει επίσης να κατανοούν το περιεχόμενο. Για τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα, το Peppol χρησιμοποιεί το Peppol BIS Billing 3.0. Σύμφωνα με την προδιαγραφή Peppol, είναι μια προδιαγραφή χρήσης βασικού τιμολογίου (CIUS) του ευρωπαϊκού προτύπου EN 16931, και τα έγγραφα που συμμορφώνονται με αυτό συμμορφώνονται επίσης με το EN 16931.
Το EN 16931 με τη σειρά του προέρχεται από την Οδηγία 2014/55/ΕΕ, η οποία απαιτεί από τις αναθέτουσες αρχές του δημόσιου τομέα στην ΕΕ να λαμβάνουν και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια που συμμορφώνονται με το πρότυπο. Οι κεντρικές κυβερνήσεις έπρεπε να το κάνουν από τις 18 Απριλίου 2019, ενώ τα κράτη μέλη μπορούσαν να δώσουν στις υποκεντρικές αρχές προθεσμία έως τις 18 Απριλίου 2020. Γι' αυτό η τιμολόγηση του δημόσιου τομέα ήταν η πρώτη μεγάλη χρήση του Peppol.
Ποιος το διοικεί
Ο OpenPeppol θέτει τους κανόνες και πιστοποιεί τους παρόχους υπηρεσιών. Σε μεμονωμένες χώρες μπορεί να αναθέσει αυτόν τον ρόλο σε μια Αρχή Peppol, συνήθως έναν κρατικό φορέα, που επιβλέπει το δίκτυο στη δικαιοδοσία του και μπορεί να προσθέσει εθνικούς κανόνες. Έτσι ένα διεθνές δίκτυο μπορεί να λαμβάνει υπόψη τις τοπικές απαιτήσεις.
Πού είναι υποχρεωτικό το Peppol
Το Peppol είναι εθελοντικό σε πολλές χώρες και υποχρεωτικό σε ορισμένες. Ένα παράδειγμα: στο Βέλγιο, τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια μεταξύ βελγικών εταιρειών εγγεγραμμένων σε ΦΠΑ είναι υποχρεωτικά από την 1η Ιανουαρίου 2026, και σύμφωνα με τη βελγική φορολογική αρχή αποστέλλονται μέσω του δικτύου Peppol, με το Peppol BIS ως μορφότυπο αναφοράς.
Άλλες χώρες ακολουθούν διαφορετικές διαδρομές. Ορισμένες λειτουργούν κεντρικές κρατικές πλατφόρμες από τις οποίες περνά κάθε τιμολόγιο, άλλες αποδέχονται οποιοδήποτε δομημένο μορφότυπο αποστέλλεται με email. Η Γερμανία, για παράδειγμα, επιτρέπει ελεύθερη επιλογή καναλιού μετάδοσης για την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B, κάτι που εξηγούμε στο Ηλεκτρονική τιμολόγηση στη Γερμανία: Τι ισχύει το 2025, το 2027 και το 2028.
Τι δεν είναι το Peppol
- Δεν είναι σύστημα φορολογικής αρχής. Το Peppol μεταφέρει έγγραφα μεταξύ επιχειρήσεων. Σε χώρες με κρατική εκκαθάριση, τα τιμολόγια πρέπει επίσης να αναφέρονται ή να εγκρίνονται από την αρχή, και το Peppol από μόνο του δεν το κάνει αυτό.
- Δεν είναι μορφότυπο που επιλέγετε αντί του νόμου. Το αν ένα τιμολόγιο που αποστέλλεται μέσω Peppol καλύπτει τις υποχρεώσεις σας εξαρτάται από τους κανόνες της χώρας σας.
- Δεν είναι email. Ένα PDF συνημμένο σε email δεν είναι έγγραφο Peppol, ακόμη κι αν το PDF μοιάζει ίδιο.
- Δεν είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες. Μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών ή λογισμικού τιμολόγησης, μια επιχείρηση με 20 πελάτες μπορεί να το χρησιμοποιήσει το ίδιο καλά με μία με 20.000.
Ένα πρακτικό παράδειγμα
Μια εταιρεία συμβούλων τιμολογεί 30 επιχειρηματικούς πελάτες τον μήνα. Πέντε από αυτούς είναι μεγάλες εταιρείες που απαιτούν η καθεμία τιμολόγια μέσω της δικής της πύλης προμηθευτών. Κάθε μήνα κάποιος συνδέεται σε πέντε πύλες, πληκτρολογεί εκ νέου ή ανεβάζει κάθε τιμολόγιο και ελέγχει αν έγινε αποδεκτό: περίπου 15 λεπτά ανά τιμολόγιο, δηλαδή λίγο πάνω από μία ώρα τον μήνα, και περισσότερο όταν μια πύλη αλλάζει τους κανόνες της.
Αν αυτοί οι πέντε πελάτες μπορούν να λαμβάνουν μέσω Peppol, η εταιρεία συμβούλων στέλνει το τιμολόγιο από το δικό της λογισμικό στα Peppol ID τους. Το λογισμικό δείχνει αν κάθε τιμολόγιο παραδόθηκε. Η εργασία με τις πύλες εξαφανίζεται, και οι υπόλοιποι 25 πελάτες μπορούν να προστεθούν ένας ένας καθώς εγγράφονται στο Peppol.
Το Peppol στο KIMISUITE
Το CRM Business Hub μπορεί να στέλνει τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα μέσω του δικτύου Peppol σε Peppol BIS Billing 3.0. Συνδέετε τον χώρο εργασίας σας μία φορά με τη χώρα σας, την ηλεκτρονική διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ, ελέγχετε το Peppol ID ενός πελάτη στην καρτέλα πελάτη και στέλνετε από το τιμολόγιο. Το τιμολόγιο δείχνει στη συνέχεια την κατάστασή του: σε αναμονή, αποστολή, παραδόθηκε ή απέτυχε. Ο αριθμός των εγγράφων Peppol ανά μήνα εξαρτάται από το πρόγραμμά σας.
Το τι σημαίνει αυτό για τις υποχρεώσεις σας εξαρτάται από το πού εδρεύετε εσείς και οι πελάτες σας, οπότε ελέγξτε τους κανόνες στη χώρα σας πριν βασιστείτε σε οποιοδήποτε μεμονωμένο κανάλι.
Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν
