Το AI είναι πιο χρήσιμο σε μια μικρή επιχείρηση όταν λειτουργεί πάνω στην εγγραφή που έχετε ήδη ανοιχτή, την απόδειξη, τον υποψήφιο πελάτη, το δελτίο υποστήριξης, την εργασία, και προτείνει κάτι που ελέγχετε πριν μετρήσει, αντί να βρίσκεται σε ένα ξεχωριστό παράθυρο συνομιλίας, όπου επικολλάτε κείμενο και από όπου το αντιγράφετε πάλι πίσω.
Αυτό ακούγεται προφανές. Στην πράξη, οι περισσότερες μικρές ομάδες χρησιμοποιούν το AI αντίστροφα.
Το κρυφό κόστος της αντιγραφής-επικόλλησης
Να πώς εισέρχεται συνήθως το AI σε μια μικρή επιχείρηση. Κάποιος ανοίγει ένα γενικό chatbot σε μια καρτέλα του προγράμματος περιήγησης. Επικολλά ένα email πελάτη και ζητά μια απάντηση. Πληκτρολογεί μια απόδειξη για να τακτοποιηθούν τα νούμερα. Επικολλά σημειώσεις συνάντησης και ζητά μια λίστα εργασιών. Μετά αντιγράφει το αποτέλεσμα πίσω στο εργαλείο τιμολόγησης, στο helpdesk ή στον πίνακα εργασιών.
Κάθε διαδρομή μετ' επιστροφής είναι μικρή. Αθροιστικά, δεν είναι. Πάρτε ένα παράδειγμα εταιρείας: μια εταιρεία κτιριακών υπηρεσιών με έξι άτομα.
| Εργασία | Ανά μήνα | Αντιγραφή, επικόλληση και επαναπληκτρολόγηση ανά στοιχείο | Χρόνος ανά μήνα |
|---|---|---|---|
| Αποδείξεις προμηθευτών και λογαριασμοί | 120 | 3 λεπτά | 6 ώρες |
| Μεγάλα νήματα υποστήριξης προς απάντηση | 40 | 5 λεπτά | 3 ώρες 20 λεπτά |
| Σημειώσεις συναντήσεων και εργοταξίου προς μετατροπή σε εργασίες | 20 | 10 λεπτά | 3 ώρες 20 λεπτά |
| Σύνολο | περίπου 12 ώρες 40 λεπτά |
Τα λεπτά είναι υποθέσεις για το παράδειγμα, όχι μέτρηση. Αλλάξτε τα για να ταιριάζουν στην επιχείρησή σας. Σημασία έχει η αναλογία: η ίδια η απάντηση του AI διαρκεί δευτερόλεπτα, και η μετακίνηση κειμένου γύρω από αυτήν παίρνει τον χρόνο.
Το κόστος της αντιγραφής-επικόλλησης δεν είναι μόνο χρόνος. Έχει τρία πιο αθόρυβα κόστη.
Το AI δεν γνωρίζει το πλαίσιο. Ένα γενικό chatbot δεν γνωρίζει ότι αυτός ο πελάτης έχει γράψει πέντε φορές για το ίδιο ζήτημα, ότι το "Προγραμματισμένο" είναι μια λίστα στον πίνακά σας, ή από ποιον προμηθευτή είναι μια απόδειξη. Είτε το εξηγείτε κάθε φορά είτε αποδέχεστε μια γενική απάντηση.
Κανείς δεν μπορεί να δει τι πρότεινε το AI. Το προσχέδιο ζει στο ιστορικό του προγράμματος περιήγησης κάποιου. Αν η απάντηση ήταν λάθος, ή η ημερομηνία σε μια εργασία διαβάστηκε λάθος, δεν υπάρχει ίχνος από πού προήλθε.
Το αποτέλεσμα δεν καταλήγει πουθενά. Μια λίστα εργασιών σε ένα παράθυρο συνομιλίας δεν είναι εργασία. Γίνεται εργασία μόνο αν κάποιος την επαναπληκτρολογήσει, και αυτό είναι ακριβώς το βήμα που παραλείπεται σε μια πολυάσχολη μέρα.
Τι σημαίνει "AI εκεί που γίνεται η δουλειά"
Η εναλλακτική δεν είναι περισσότερο AI. Είναι AI τοποθετημένο στο σημείο όπου η εγγραφή υπάρχει ήδη, με τέσσερις ιδιότητες:
- Διαβάζει την εγγραφή μπροστά σας. Το δελτίο με το ιστορικό του, τον υποψήφιο πελάτη με την πηγή του, τον πίνακα με τις δικές του λίστες και ετικέτες.
- Προτείνει, εσείς αποφασίζετε. Τίποτα δεν γράφεται στα βιβλία σας ή στον πίνακά σας μέχρι ένα άτομο να το αποδεχτεί.
- Δείχνει τους λόγους του. Μια βαθμολογία συνοδεύεται από λόγους, μια ημερομηνία συνοδεύεται από τις λέξεις από τις οποίες ελήφθη, μια αντιστοίχιση προμηθευτή συνοδεύεται από μια τιμή εμπιστοσύνης.
- Γνωρίζει τα όριά του. Όπου μια λάθος απάντηση θα μπορούσε να προκαλέσει ζημιά, λέει ότι δεν μπορεί να απαντήσει αντί να μαντέψει.
Αυτό είναι το πρότυπο στο οποίο υποβάλλουμε το δικό μας AI στο KIMISUITE. Όλο αυτό ονομάζεται trettly: ο βοηθός στο Κέντρο Βοήθειας και στον ιστότοπο, και το AI μέσα στις εφαρμογές.
Το trettly σε όλες τις εφαρμογές του KIMISUITE
Εδώ είναι πού λειτουργεί το trettly σήμερα, εφαρμογή προς εφαρμογή, και τι παραμένει σε εσάς.
| Εφαρμογή | Τι κάνει το trettly | Τι εξακολουθείτε να αποφασίζετε εσείς |
|---|---|---|
| CRM Business Hub: υποψήφιοι πελάτες | Αξιολογεί έναν υποψήφιο πελάτη με βαθμολογία, λόγους, κινδύνους και ένα προτεινόμενο επόμενο βήμα | Αν θα τηλεφωνήσετε, και τι θα πείτε |
| CRM Business Hub: υποστήριξη | Συνοψίζει ένα μεγάλο νήμα δελτίου και προτείνει μια απάντηση | Τι πραγματικά αποστέλλεται |
| CRM Business Hub: οικονομικά | Διαβάζει φωτογραφίες και PDF αποδείξεων: αριθμός, ημερομηνία, καθαρό ποσό, φόρος, μικτό ποσό, γραμμές στοιχείων, προμηθευτής με βαθμολογία αντιστοίχισης | Αν θα καταχωριστεί ως τιμολόγιο προμηθευτή ή ως έξοδο |
| CRM Business Hub: επαφές | Μετατρέπει μια σαρωμένη επαγγελματική κάρτα σε υποψήφιο πελάτη, με υποδείξεις αν το άτομο ή η εταιρεία υπάρχει ήδη | Αν είναι νέος υποψήφιος πελάτης ή διπλότυπο |
| Task Hub | Μετατρέπει κείμενο, φωνή ή ένα αρχείο σε προτεινόμενες κάρτες με λίστα, ετικέτα και ημερομηνία λήξης· προτείνει μια επόμενη ενέργεια σε μια κάρτα | Ποιες κάρτες δημιουργούνται και ποιες προτάσεις εφαρμόζονται |
| Restaurant Hub | Γράφει περιγραφές πιάτων, συνθέτει προτάσεις σεφ από το δικό σας μενού, απαντά σε ερωτήσεις επισκεπτών για το μενού | Τι μπαίνει στο μενού και στις ημερήσιες προσφορές |
Μερικές λεπτομέρειες αξίζει να γνωρίζετε.
CRM Business Hub
Η αξιολόγηση υποψήφιου πελάτη λειτουργεί δίπλα στη βαθμολογία βάσει κανόνων που ορίζετε εσείς (0 έως 100, από πηγή, χώρα, αξία και παρόμοια πεδία). Οι κανόνες σας δίνουν συνέπεια· η αξιολόγηση του trettly σας δίνει μια δεύτερη γνώμη με τους λόγους της γραμμένους, πριν σηκώσετε το τηλέφωνο.
Στα εισερχόμενα εγγράφων, οι αποδείξεις φτάνουν με μεταφόρτωση ή από ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο. Οι φωτογραφίες και τα PDF διαβάζονται από το trettly. Τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβάζονται απευθείας από τα δεδομένα τους, χωρίς AI, επειδή δεν υπάρχει τίποτα να μαντέψει κανείς. Ελέγχετε το αποτέλεσμα και το μετατρέπετε με ένα κλικ.
Οι λειτουργίες AI στο CRM Business Hub λειτουργούν με τις πιστώσεις AI του χώρου εργασίας σας, ώστε να μπορείτε να δείτε τι χρησιμοποιούν.
Task Hub
Το AI Task λαμβάνει επικολλημένες σημειώσεις, μια ηχογράφηση φωνής ή ένα αρχείο και επιστρέφει μια λίστα ελέγχου, όχι ολοκληρωμένες κάρτες. Κάθε ημερομηνία λήξης δείχνει τη φράση από την οποία προήλθε, όπως "πριν την Παρασκευή", ώστε μια λάθος ανάγνωση ημερομηνίας να είναι ορατή πριν φτάσει στον πίνακα. Μπορείτε να μιλήσετε σε μία από δεκαέξι γλώσσες και να γραφτούν οι κάρτες σε άλλη. Το AI Task είναι μέρος του προγράμματος Business· η πρόταση επόμενης ενέργειας σε μια κάρτα είναι μέρος των Grow και Business.
Restaurant Hub
Το trettly γράφει και βελτιώνει περιγραφές πιάτων και κείμενα προώθησης, και το Meal AI συνθέτει μια λίστα προτάσεων σεφ από το δικό σας μενού, την οποία μπορείτε να εκτυπώσετε ή να μεταφέρετε στις ημερήσιες προσφορές με ένα κλικ. Φωτογραφίες πιάτων μπορούν επίσης να δημιουργηθούν, μέσω του AI Image Generator, ενός ξεχωριστού πρόσθετου επί πληρωμή.
Από την πλευρά του επισκέπτη, ο σερβιτόρος AI του Smart Menu απαντά σε ερωτήσεις για το μενού σας, μόνο από το μενού σας, στη γλώσσα του επισκέπτη. Ένα όριο είναι σκόπιμο και θέλουμε να ειπωθεί καθαρά: ο σερβιτόρος AI δεν απαντά σε ερωτήσεις για αλλεργιογόνα. Αν ρωτηθεί ποια πιάτα είναι χωρίς γλουτένη, λέει ότι δεν μπορεί να το επιβεβαιώσει. Οι πληροφορίες για αλλεργιογόνα παραμένουν εκεί που ανήκουν, στο ίδιο το μενού με τις σημάνσεις αλλεργιογόνων, και στο προσωπικό σας.
Μια ειλικρινής κουβέντα για τα όρια
Οι προτάσεις AI δεν είναι πανομοιότυπες κάθε φορά. Εκτελέστε τις ίδιες σημειώσεις δύο φορές και η μία εκτέλεση μπορεί να ορίσει μια ημερομηνία λήξης που η άλλη αφήνει στην περιγραφή. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που κάθε λειτουργία του trettly που γράφει στα αρχεία σας καταλήγει σε ένα βήμα ελέγχου αντί για αυτόματη εγγραφή.
Το trettly επίσης δεν ενεργεί από μόνο του. Δεν στέλνει email, δεν καταχωρεί τιμολόγια προμηθευτών ούτε μετακινεί κάρτες χωρίς επιβεβαίωση από άτομο. Αν ψάχνετε λογισμικό που να διευθύνει την επιχείρησή σας χωρίς επίβλεψη, αυτό δεν είναι. Αν θέλετε να αφαιρεθεί η πληκτρολόγηση, η ανάγνωση και η σύνοψη από πάνω σας ενώ οι αποφάσεις παραμένουν στην ομάδα σας, είναι φτιαγμένο γι' αυτό.
Πίσω στο παράδειγμα
Για την εταιρεία των έξι ατόμων παραπάνω, η διαφορά δεν είναι ότι το AI έγινε ταχύτερο. Είναι ότι οι διαδρομές μετ' επιστροφής εξαφανίζονται. Η απόδειξη διαβάζεται εκεί που αρχειοθετείται. Η σύνοψη του δελτίου εμφανίζεται στο δελτίο. Οι σημειώσεις εργοταξίου γίνονται κάρτες στον πίνακα στον οποίο ανήκουν. Με τους αριθμούς του παραδείγματός μας, αυτό είναι το μεγαλύτερο μέρος των σχεδόν 13 ωρών τον μήνα, και το αποτέλεσμα καταλήγει εκεί που βρίσκεται ήδη η δουλειά.
Ο ίδιος βοηθός βοηθά επίσης μέσα στον ίδιο τον χώρο εργασίας, με τη δική του θέση στο Κέντρο Βοήθειας και στη βάση πλοήγησης του κινητού. Το περιγράψαμε στο trettly μέσα στον χώρο εργασίας σας.
Από πού να ξεκινήσετε
Επιλέξτε την εφαρμογή όπου η ομάδα σας επαναπληκτρολογεί τα περισσότερα, είτε πρόκειται για αποδείξεις, νήματα υποστήριξης ή σημειώσεις εργασιών, και ξεκινήστε από εκεί. Μπορείτε να δείτε κάθε εφαρμογή σε ένα μέρος στη σελίδα εφαρμογών του KIMISUITE. Ο χώρος εργασίας είναι δωρεάν, και κάθε εφαρμογή που προσθέτετε έχει τη δική της δοκιμή: Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν.
