Буферното време между часовете е паузата, която оставяте свободна след една резервация и преди следващата, за да може стаята да се подготви, терапевтът да запише бележките си, а закъснял клиент да не измести целия ден. Ако е твърде кратко, всяко закъснение се пренася чак до вечерта. Ако е твърде дълго, губите часове, които бихте могли да продадете. Това ръководство показва как да изберете правилния буфер, колко свободни часа ви струва и как да спрете двойните резервации, когато трябва да са свободни едновременно и стаите, и хората.
Три различни вида „пауза“
С „буфер“ хората наричат три неща, които се държат различно в графика:
- Време за подготовка преди часа: загряване на камъните, подреждане на работното място за маникюр, преглед на картона на клиента.
- Време след часа: почистване, смяна на бельото, бележки, плащане.
- Паузата между резервациите: резерв за удължени процедури и за изпращане на клиента до вратата.
Дръжте ги отделно. Масажът с горещи камъни изисква подготовка, която класическият маникюр не изисква, а кабинетът за лицеви процедури изисква време за почистване, което телефонната консултация не изисква. Един и същ буфер за всички услуги или губи време при кратките, или не стига за дългите.
Колко буфер ви трябва
Няма едно правилно число, но можете да го изчислите от собствения си ден:
- Засечете подготовката. В продължение на седмица записвайте колко време реално отнема подготовката на стаята или работното място между клиентите. Използвайте типичната стойност, а не най-лошия ден.
- Вижте закъсненията. Ако часовете редовно приключват с пет минути по-късно, това време трябва да е в буфера, а не в обедната ви почивка.
- Отчетете придвижването. В спа центъра клиентът се преоблича, взема душ или минава от една стая в друга. Това време е част от резервацията.
- Задайте го за всяка услуга. Дългите процедури с подготовка получават повече, кратките повтарящи се услуги – по-малко.
Колко часа ви струва буферът
Буферът никога не е безплатен. Най-бързият начин да видите цената му е да сравните един и същ ден с и без него.
Пример: работите 8 часа на ден и продавате процедури от 60 минути.
| Буфер | Време за една резервация | Часове на ден | Часове седмично (5 дни) | Часове месечно (22 дни) |
|---|---|---|---|---|
| 0 мин | 60 мин | 8 | 40 | 176 |
| 5 мин | 65 мин | 7 | 35 | 154 |
| 10 мин | 70 мин | 6 | 30 | 132 |
| 15 мин | 75 мин | 6 | 30 | 132 |
Правят впечатление две неща. Преходът от нула към 10 минути буфер струва две процедури на ден. А между 10 и 15 минути в този пример нищо не се променя, защото оставащото време и без това е твърде кратко за още една цяла процедура. Ако ви трябва някаква пауза, първо проверете къде са праговете и тогава избирайте.
Един детайл, който таблицата не показва: тя отчита буфер след всяка резервация, включително последната за деня. Ако след последния клиент не е нужна подготовка, понякога в деня се побира още една процедура. При 10-минутен буфер седем процедури от 60 минути и шест паузи запълват точно 480 минути, така че реалната загуба е една процедура, а не две – стига нищо да не се проточи.
Можете да пробвате със собственото си работно време, продължителност на услугата и буфер в безплатния калкулатор за свободни часове. Той разделя работните ви минути на продължителността на една резервация плюс буфера и закръгля надолу – точно така е изчислена и таблицата по-горе.
Защо двойните резервации продължават да се случват
Добрият буфер пази графика ви. Той не ви пази от това да продадете една и съща стая два пъти. В спа център или салон с кабинети една резервация изисква три неща да са свободни в един и същ момент:
- Времето – в рамките на работното ви време
- Човек, който може да извърши услугата
- Стая или работно място, от които услугата се нуждае
Хартиеният тефтер или календарът с по една колона за всеки терапевт проверява само второто. Двама терапевти може да са свободни в 14:00, а да има само един кабинет с кушетка. Това е двойната резервация, която проваля следобеда, и никакъв буфер не я предотвратява.
Решението е стаите и оборудването да станат част от графика: всяка услуга посочва от какво се нуждае, всяка стая има собствено работно време, а даден час се предлага само когато всичко е свободно.
Как се справя Service Manager
Service Manager е приложението за записване на часове в работното пространство на KIMISUITE. То третира и трите вида пауза, както и проблема със стаите, като част от всяка услуга:
- Подготовка, време след часа и буфер за всяка услуга. В редактора на услугата въвеждате минутите преди, след и между часовете, а редакторът описва резултата с изречение, например: „Всяка резервация блокира 75 минути от графика (подготовка + час + време след часа), плюс 10 минути пауза до следващата резервация.“
- Буфер по подразбиране за целия бизнес в настройките за резервации, редом с интервала между часовете и автоматичното потвърждение.
- Задължителни типове ресурси. Всяка услуга посочва от какво се нуждае, например масажист и кабинет. Планирането на ресурси управлява стаи, столове, работни места и оборудване като ресурси със собствен седмичен график и капацитет.
- Предлагат се само свободни часове. Часовете се генерират от работното време, графиците на ресурсите, продължителността, подготовката, времето след часа и буфера, а заетите часове изчезват от публичната страница за записване.
- Планирани блокове. Шаблоните за седмичен график вкарват почистване, кратки срещи на екипа или доставки в календара като блокове време между часовете.
Резултатът: клиентът, който се записва онлайн, вижда само часове, в които и подходящият човек, и подходящата стая са свободни, като времето за подготовка вече е отчетено.
Често задавани въпроси
Какво е буферно време между часовете?
Това е време, което оставяте свободно между две резервации за почистване, бележки, удължени процедури и придвижване на клиентите, така че закъсненията да не се натрупват през деня.
Колко дълъг трябва да е буферът между часовете?
Измерете реалното време за подготовка в продължение на седмица и задайте буфера за всяка услуга поотделно. Кратките повтарящи се услуги изискват по-малко, дългите процедури с подготовка – повече.
Намалява ли буферното време броя клиенти, които мога да запиша?
Да. При 8 часа и процедури от 60 минути 10-минутен буфер след всяка резервация ви сваля от 8 на 6 резервации на ден или на 7, ако след последната резервация за деня не е нужна пауза. Проверете числата, преди да изберете.
Как да избегна двойни резервации при общи кабинети?
Въведете стаите и оборудването като ресурси в системата си за резервации, така че даден час да се предлага само когато и човекът, и стаята са свободни.
Настройте Service Manager в работното си пространство и го изпробвайте 14 дни
