عشاء رأس السنة الاحتفالي هو الليلة الوحيدة التي يبيع فيها المطعم أو الفندق باقة متكاملة: مقعد على طاولة، وقائمة طعام ثابتة، ومشروبات، وموسيقى، والعد التنازلي عند منتصف الليل، وكل ذلك بسعر واحد يُدفع مسبقًا. خطط له كفعالية صغيرة، لا كليلة سبت مزدحمة: فبضعة قرارات تتخذها الآن هي التي تحدد إن كانت القاعة ستمتلئ في 31 ديسمبر وإن كانت الليلة ستحقق ربحًا.
إليك هذه القرارات بالترتيب الذي تحتاجها فيه، مع مثال محسوب للتسعير. إن كنت تقرأ هذا في أواخر أكتوبر أو في نوفمبر، فما زال هناك وقت؛ فالجدول الزمني يُحسب رجوعًا من الليلة نفسها.
حدد الصيغة أولًا
تنتهي معظم المنشآت إلى واحدة من ثلاث صيغ:
- عشاء فقط. قائمة طعام طويلة ثابتة، والعودة إلى المنزل بعد منتصف الليل. سهل التنظيم، ومحدود بعدد مقاعدك.
- عشاء ورقص. العشاء الاحتفالي، ثم تُزاح الطاولات وتعزف فرقة أو يشغّل DJ الموسيقى حتى وقت متأخر. وهو الخيار المعتاد للفنادق والمطاعم الكبيرة.
- عشاء مع تذاكر للحفلة فقط. يجلس ضيوف العشاء أولًا، ثم تصل مجموعة ثانية نحو الساعة 10:30 أو 11 مساءً لحضور الحفلة فقط. وهذا يملأ القاعة مجددًا بعد أن ينتهي المطبخ من عمله.
الصيغة هي التي تحدد أنواع التذاكر: فتذكرة العشاء وتذكرة الحفلة اللاحقة منتجان بسعرين مختلفين، حتى لا يصل أحد في الثامنة مساءً بتذكرة حفلة.
احسب ما يجب أن يكلّفه المقعد
تحمل تذكرة الحفل نوعين من التكاليف:
- تكاليف ثابتة لليلة: الفرقة أو الـDJ، والديكور والزهور، والموظفون الإضافيون، والأمن، والنبيذ الفوّار عند منتصف الليل.
- تكاليف لكل ضيف: القائمة، وباقة المشروبات، ومشروب الترحيب، ووجبة خفيفة في وقت متأخر.
مثال لقاعة من 20 طاولة لعشرة أشخاص. التكاليف الثابتة 4,500 EUR (الفرقة 2,000، والـDJ بعد منتصف الليل 600، والديكور 700، والموظفون الإضافيون 1,200). يكلّف الطعام والمشروبات 60 EUR لكل ضيف. تخطط على أساس بيع 90 % من المقاعد الـ200، أي 180 ضيفًا، مع رسوم دفع بنسبة 3 %.
- يغطي كل ضيف 4,500 / 180 = 25 EUR من التكاليف الثابتة، إضافة إلى 60 EUR للطعام والمشروبات: 85 EUR.
- بعد رسوم الدفع البالغة 3 %، يبقى لك 97 سنتًا من كل يورو، فيكون سعر التعادل 85 / 0.97 = 87.63 EUR.
- إن أردت أن تحقق الليلة ربحًا قدره 3,000 EUR، يرتفع السعر إلى 104.81 EUR.
- بسعر مخطط قدره 120 EUR، تصل إلى نقطة التعادل بعد 80 تذكرة، أي 40 % من القاعة.
استُبعدت ضريبة القيمة المضافة هنا كي تبقى العمليات الحسابية واضحة. في حاسبة سعر تذاكر الفعاليات، أضف نسبة ضريبة القيمة المضافة التي تنطبق على تذاكرك (اسأل مستشارك الضريبي) ورسوم الدفع الفعلية لديك، وستتغير النتيجة وفقًا لها.
في ليلة التذاكر الأغلى في السنة، تكون الرسوم المئوية على كل تذكرة أكثر إيلامًا من المعتاد؛ وتُظهر حاسبة رسوم التذاكر مجموع هذه الرسوم بحسب عدد ضيوفك.
مقاعد أم طاولات كاملة؟
يحجز الأزواج ومجموعات الأصدقاء ليلة رأس السنة، وقلّة منهم يرغبون في مشاركة طاولة لعشرة أشخاص مع غرباء. أمامك ثلاثة خيارات:
- البيع بالمقعد. الخيار الأكثر مرونة، لكنك ستنتهي بطاولات فيها ثلاثة وأربعة وثلاثة أشخاص عليك أن تجمعهم معًا.
- بيع طاولات كاملة. سهل التخطيط، لكن الزوجين لا يستطيعان الحجز.
- الاثنان معًا، مع حد أدنى. تُباع الطاولات الكبيرة كاملة أو بالمقعد مع حد أدنى لعدد المقاعد في كل حجز، وتبقى بضع طاولات لشخصين في المخطط للأزواج.
في Event Ticket Hub، تطبيق التذاكر في KIMISUITE، ترسم القاعة انطلاقًا من قالب المطعم بطاولات مستديرة أو مربعة. وتحدد لكل طاولة إن كانت تُباع بالمقعد أو كطاولة كاملة أو بالطريقتين، مع حد أدنى للحجز، ويختار الضيوف طاولتهم بأنفسهم من المخطط. المزيد عن رسم القاعة في المقاعد المحجوزة عبر الإنترنت.
خيارات القائمة والاحتياجات الغذائية
تحتاج قائمة ثابتة لـ180 ضيفًا إلى أعداد دقيقة. اجمعها عند الحجز، لا عبر الهاتف في أواخر ديسمبر:
- سؤال إلزامي واحد لكل تذكرة عن الحساسية الغذائية والأنظمة الغذائية
- سؤال اختيار إن كنت تقدّم أكثر من طبق رئيسي
- موعد نهائي واضح تُثبَّت بعده القائمة
في Event Ticket Hub، يمكن طرح أسئلة الحجز لكل طلب أو لكل تذكرة وجعلها إلزامية. وتظهر الإجابات في الطلب وفي قائمة الحضور التي تطبعها أو تصدّرها إلى Excel للمطبخ.
يمكن إضافة باقة مشروبات أو موقف سيارة كإضافة أثناء الحجز. ولا تُباع الإضافات منفردة أبدًا، فلا ينتهي أحد بموقف سيارة دون عشاء.
جدول زمني ما زال صالحًا الآن
- قبل ثمانية إلى عشرة أسابيع: حدد الصيغة والسعر، وارسم القاعة، وافتح باب البيع. إن كان هناك وقت لسعر الحجز المبكر، فامنح تلك التذكرة فترة بيع خاصة بها ليحل السعر العادي محلها تلقائيًا، أو اجعل السعر يرتفع بعد بيع عدد معين من التذاكر.
- قبل ستة إلى ثمانية أسابيع: أخبر زبائنك الدائمين أولًا. يمكن لرمز قسيمة أن يفتح تذكرة مخفية لا يراها إلا هم أو نزلاء فندقك.
- قبل ثلاثة أسابيع: أغلق خيارات القائمة، وأرسل الأعداد إلى المطبخ، وخطط لجدول الموظفين.
- الأسبوع الأخير: سجّل الحجوزات الهاتفية يدويًا. يتيح لك Event Ticket Hub إنشاء طلب بنفسك، مع تعليمه كمدفوع أو كدفعة لا تزال معلّقة، وتُرسل التذاكر بالبريد الإلكتروني فورًا.
- 31 ديسمبر: سجّل دخول الضيوف (check-in) بالهواتف، وبع آخر تذاكر الحفلة عند الباب.
الدفع والإلغاء
مع Event Ticket Hub، يدفع الضيوف عبر حسابك الخاص على Stripe أو PayPal أو Bankart أو بالتحويل البنكي، فتذهب الأموال مباشرة إلى حسابك. لا تأخذ KIMISUITE أي رسوم على التذكرة. وإن أضفت رسوم حجز خاصة بك، فهي مشمولة دائمًا في السعر الذي يراه الضيوف.
تُدخل الشركات التي تحجز طاولة بيانات الشركة للفاتورة عند إتمام الطلب. وإن دفعت بالتحويل البنكي، تُرسل بياناتك البنكية مع الحجز، وتبقى المقاعد محجوزة حتى موعد استحقاق الدفع.
اكتب قواعد الإلغاء في شروطك قبل فتح باب البيع، بما في ذلك إمكانية تغيير الأسماء على التذاكر. ومع التذاكر الشخصية، يغيّر الضيوف الاسم بأنفسهم حتى موعد نهائي تحدده أنت. وإن نفدت تذاكر الليلة، تعرض قائمة الانتظار التذاكر المُعادة على من طلبوا إشعارهم، بحسب ترتيب تسجيلهم.
للفنادق: عشاء مع إقامة ليلة
كثيرًا ما يبحث الضيوف عن عشاء احتفالي مع إقامة ليلة. تبقى ليلة الإقامة في نظام فندقك، بينما يمكن بيع العشاء كتذكرة. ومن الطرق المنظمة لذلك تذكرة عشاء مخفية لا تُفتح إلا برمز قسيمة تعطيه للضيوف الذين حجزوا غرفة. وبذلك تحتفظ بمخطط طاولات واحد وقائمة مطبخ واحدة للجميع.
الليلة نفسها
يتحقق ماسح Event Ticket Hub من رموز QR الموقّعة حتى عند انقطاع شبكة Wi-Fi، ويبيع شباك التذاكر آخر تذاكر الحفلة نقدًا أو بالبطاقة ويغلق الوردية بتقرير Z. المزيد في دليل شباك التذاكر.
قائمة التحقق
- تحديد الصيغة وأنواع التذاكر، والتحقق من السعر في الحاسبة
- رسم القاعة: بالمقعد أو طاولة كاملة أو الاثنان
- أسئلة الحساسية والقائمة إلزامية لكل تذكرة
- نشر الشروط وتحديد الموعد النهائي للقائمة
- ربط هواتف الدخول في اليوم السابق
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن يشمل سعر عشاء رأس السنة الاحتفالي المشروبات؟
السعر الذي يشمل باقة مشروبات أسهل على الضيوف في المقارنة وأسهل عليك في التخطيط. وإن كنت تفضّل الدفع حسب الاستهلاك، فبع الباقة كإضافة اختيارية.
هل يمكن لشركة أن تحجز طاولة كاملة وتحصل على فاتورة؟
نعم. يُدخل المنظّم بيانات الشركة عند إتمام الطلب. ومع CRM Business Hub في مساحة العمل نفسها، تتحول الطلبات المدفوعة إلى فواتير تلقائيًا أو بضغطة زر.
ماذا يحدث إن اضطررت إلى إلغاء الليلة؟
عند إلغاء موعد في Event Ticket Hub، يتوقف البيع، ويتلقى المشترون بريدًا إلكترونيًا، وتُسترد المدفوعات الإلكترونية تلقائيًا. أما مدفوعات التحويل البنكي والنقد فتُعلَّم على أنها بانتظار الاسترداد.
Event Ticket Hub تطبيق واحد في مساحة عمل KIMISUITE الخاصة بك، وتُحتسب الفوترة لكل مساحة عمل، لا لكل مستخدم أو لكل تذكرة. وتكفي فترة تجريبية مدتها 14 يومًا لإعداد القاعة والتذاكر والأسئلة قبل فتح باب البيع.
