قائمة التخطيط هذه لحفلات عيد الميلاد موجّهة إلى الجهة المضيفة: الفندق أو المطعم أو قاعة المناسبات التي تبيع أمسيات حفلات مشتركة في ديسمبر. في هذه الأمسيات تحجز عدة شركات ومجموعات أماكن في الحفلة نفسها: عشاء من ثلاثة أطباق، ومشروب ترحيبي عند الوصول، وDJ ورقص حتى وقت متأخر. وقد تملأ هذه الحفلات اثني عشر يوم جمعة وسبت متتالية، وتأتي معها أسئلة وتعديلات على القائمة وفواتير أكثر من أي شهر آخر.
تتبع القائمة الموسم من أول خطوة تخطيط حتى آخر أمسية، وتغطي ما يحتاجه منك منظّم الحفل في الشركة على الطرف الآخر، لأن هذا الشخص هو من يقرر أين سيذهب فريقه في العام القادم. هل بدأت متأخرًا؟ ستجد نسخة لأربعة أسابيع في الأسفل.
أمسيات مشتركة أم حجز حصري؟
تقدّم معظم القاعات منتجين، ولكل منهما تخطيط مختلف:
- أمسيات الحفلات المشتركة. أنت تحدد المواعيد والقائمة والسعر للفرد. تحجز مجموعات من شركات مختلفة أماكن، من زميلين إلى قسم كامل، وتجلس على طاولاتها الخاصة أو على طاولات مشتركة.
- الحجز الحصري. تحجز شركة واحدة القاعة بأكملها لأمسية واحدة. وعادةً ما يكون ذلك عقدًا بحد أدنى للإنفاق، لا بيعًا للتذاكر.
بقية هذه القائمة تتناول الأمسيات المشتركة.
قبل ثلاثة إلى أربعة أشهر: إعداد الموسم
- اختر المواعيد. عادةً كل يوم جمعة وسبت من أواخر نوفمبر حتى ما قبل عيد الميلاد بقليل، إضافة إلى بعض أيام الخميس عندما يكون الطلب مرتفعًا.
- حدّد السعة لكل أمسية. احسب المقاعد بترتيب الطاولات الخاص بالحفلات، لا بترتيب المطعم المعتاد.
- حدّد الباقة. مشروب ترحيبي، وثلاثة أطباق مع خيار للطبق الرئيسي، وقهوة، وDJ حتى ساعة محددة. واكتب ما لا تشمله الباقة.
- حدّد السعر للفرد. انظر القسم التالي.
- اكتب شروطك. عربون أم دفع كامل، والموعد النهائي لتأكيد الأعداد واختيارات القائمة، وما يحدث عندما يتقلص عدد المجموعة. انشرها قبل أول حجز.
في Event Ticket Hub، تطبيق التذاكر في KIMISUITE، يكون الموسم كله فعالية واحدة بسلسلة مواعيد أسبوعية (حتى 120 موعدًا). ولكل أمسية عدد أماكنها الخاص وقائمة حضورها الخاصة وأرقام مبيعاتها الخاصة.
السعر للفرد: احسبه لكل أمسية
لكل أمسية حفلة تكاليف ثابتة (الـDJ، والموظفون الإضافيون، والزينة) وتكاليف لكل ضيف (الطعام، والمشروب الترحيبي). مثال لأمسية واحدة:
- تكاليف ثابتة 900 EUR، وطعام ومشروبات 32 EUR لكل ضيف، و120 مكانًا
- تخطط على أساس بيع 75 % من الأماكن، أي 90 ضيفًا
- 900 / 90 = 10 EUR تكاليف ثابتة لكل ضيف، زائد 32 EUR: المجموع 42 EUR
- مع افتراض رسوم دفع بنسبة 3 %، يكون سعر التعادل 42 / 0.97 = 43.30 EUR
- لتحقيق ربح 600 EUR في الأمسية: 50.17 EUR
- بسعر مخطط قدره 49 EUR، تبلغ نقطة التعادل بعد 58 ضيفًا
لا يتضمن هذا المثال ضريبة القيمة المضافة. احسب أرقامك الخاصة في حاسبة سعر تذاكر الفعاليات مع رسوم الدفع لديك ونسبة ضريبة القيمة المضافة على تذاكرك، وسعّر الأمسيات الهادئة على حدة: فيوم خميس بنسبة إشغال 50 % يحتاج إلى سعر مختلف عن يوم سبت محجوز بالكامل.
على مدى اثنتي عشرة أمسية، تتراكم الرسوم الصغيرة على كل تذكرة. وتُظهر حاسبة رسوم التذاكر تكلفة رسوم التذاكر على امتداد الموسم كله.
قبل شهرين إلى ثلاثة أشهر: افتح باب البيع
- سعر الحجز المبكر. حدّد له فترة بيع تنتهي في تاريخ تختاره، لينتقل السعر إلى السعر العادي تلقائيًا.
- حد أقصى لكل طلب. حدّد عددًا أقصى لكل طلب حتى لا تستحوذ شركة واحدة على كل الأماكن في أكثر أيام السبت ازدحامًا.
- سؤال القائمة لكل ضيف. سؤال اختيار إلزامي يضم المقبلات والأطباق الرئيسية يتحول إلى أعداد دقيقة لكل أمسية. أضف سؤالًا ثانيًا عن الحساسية الغذائية والأنظمة الغذائية الخاصة.
- التحويل البنكي. تدفع شركات كثيرة عن طريق التحويل. عند تفعيله، تُرسل بياناتك البنكية مع الحجز وتبقى الأماكن محجوزة حتى موعد استحقاق الدفع.
- بيانات الشركة. يُدخل المنظّمون اسم الشركة وعنوانها ورقمها الضريبي عند إتمام الطلب، فتصدر الفاتورة صحيحة من المرة الأولى.
- عملاؤك السابقون أولًا. راسل منظّمي العام الماضي بالبريد الإلكتروني قبل أن تبدأ الإعلان. ويمكن لرمز قسيمة أن يتيح لهم وحدهم تذكرة حجز مبكر مخفية.
ما يحتاجه منك منظّم الحفل في الشركة
فكّر في الشخص في قسم المحاسبة أو الموارد البشرية الذي طُلب منه "ترتيب حفلة عيد الميلاد". إنه يحتاج إلى:
- سعر واحد للفرد يمكنه إدراجه في الميزانية، مع ما يشمله
- طلب واحد للفريق كله، لا 14 عملية دفع منفصلة
- فاتورة باسم الشركة
- وقت لجمع الأسماء واختيارات القائمة، وموعد نهائي واضح لتأكيد الأعداد
- تأكيد يمكنه إعادة توجيهه إلى زملائه
في Event Ticket Hub، يحجز المنظّم جميع الأماكن في طلب واحد ويُدخل اختيار القائمة لكل تذكرة. ومع التذاكر المخصصة بالأسماء، يمكن تغيير الأسماء في صفحة الطلب حتى الموعد النهائي الذي تحدده، وهذا مفيد عندما يتغيب أحدهم بسبب المرض. ويمكن للمنظّم الوصول إلى الحجز في أي وقت برقم الطلب وعنوان البريد الإلكتروني.
قبل شهر: حافظ على دقة الأرقام
- راقب المبيعات لكل أمسية وروّج للأمسيات الهادئة في تسويقك.
- ذكّر المنظّمين بالموعد النهائي لاختيارات القائمة.
- سلّم المطبخ عددًا أوليًا لكل أمسية، وخطط للموظفين بناءً على الأرقام الفعلية.
- سجّل الحجوزات الهاتفية يدويًا: تنشئ الطلب بنفسك، مدفوعًا أو مع دفع معلّق، وتُرسل التذاكر بالبريد الإلكتروني.
إذا بدأت متأخرًا: نسخة الأسابيع الأربعة
إذا كانت أول أمسية حفلة على بُعد أسابيع قليلة فقط، فاختصر القائمة إلى ما يحمي الأمسية:
- انشر المواعيد والباقة وسعرًا واحدًا للفرد. وتخطَّ سعر الحجز المبكر.
- اجعل سؤالي القائمة والحساسية إلزاميين لكل تذكرة منذ أول حجز.
- حدّد الموعد النهائي لاختيارات القائمة قبل كل أمسية بنحو عشرة أيام، وأدرجه في شروطك.
- اتصل بمنظّمي العام الماضي بنفسك وأدخل حجوزاتهم كطلبات يدوية.
- اربط هواتف المدخل قبل أول أمسية.
أمسيات الحفلات نفسها
- قبل كل أمسية: اطبع قائمة الحضور مع التذاكر واختيارات القائمة، أو صدّرها إلى Excel لإعداد مخطط الطاولات.
- عند المدخل: تصل المجموعات في غضون دقائق من بعضها. يمسح فريقك التذاكر بهواتفهم، ويبحث بالاسم عندما ينسى أحدهم تذكرته، ويسجّل دخول (check-in) مجموعة كاملة دفعة واحدة.
- بعد كل أمسية: يعرض تقرير المبيعات لكل موعد إجمالي المبيعات والمبالغ المستردة وتسجيلات الدخول، فتعرف أي الأمسيات تستحق التكرار.
يناير: خطط للعام القادم
- دوّن الأمسيات التي نفدت أماكنها أولًا وتلك التي احتاجت إلى خصومات.
- اسأل بعض المنظّمين عمّا جعل الحجز سهلًا أو صعبًا.
- احتفظ ببيانات الاتصال الخاصة بهم لمراسلات العام القادم. وإذا كان تطبيق Contacts ضمن مساحة عملك، فإن المشترين من Event Ticket Hub يُضافون إليه دون تكرار.
القائمة باختصار
- تحديد المواعيد والسعة والباقة والسعر لكل أمسية
- نشر الشروط مع العربون والموعد النهائي والتعديلات
- تحديد حد الطلب، وجعل سؤالي القائمة والحساسية إلزاميين لكل تذكرة
- تفعيل التحويل البنكي وبيانات الشركة عند إتمام الطلب
- التواصل مع منظّمي العام الماضي أولًا
- طباعة قائمة الحضور لكل أمسية للمطبخ وفريق الصالة
- ربط هواتف المدخل وتجهيز البحث عن الضيوف
الأسئلة الشائعة
ما الذي ينبغي أن تتضمنه قائمة تخطيط حفلات عيد الميلاد لقاعة مناسبات؟
المواعيد والسعة، وسعر واحد للفرد، وشروط مكتوبة مع موعد نهائي لتأكيد الأعداد، وأسئلة القائمة والحساسية لكل ضيف، والفوترة للشركات، وخطة للاستقبال عند المدخل. والقائمة أعلاه تتبع هذا الترتيب.
هل آخذ عربونًا أم الدفع كاملًا؟
هذا أمر يُحدَّد في شروطك. الدفع الكامل عند الحجز هو الأسهل في الإدارة. وإذا سمحت بالتحويل البنكي، تبقى الأماكن محجوزة حتى موعد استحقاق الدفع.
كيف أجمع اختيارات القائمة لمجموعة من 20 شخصًا؟
اطرح سؤال اختيار إلزاميًا لكل تذكرة. يملؤه المنظّم لكل زميل، فتحصل على أعداد دقيقة لكل أمسية بدلًا من جدول بيانات مُعاد توجيهه.
هل يمكن لشركة واحدة حجز الأمسية بأكملها؟
نعم، لكن الحجز الحصري يكون عادةً اتفاقًا منفصلًا. وإذا كان على موظفيها اختيار قوائمهم بأنفسهم، فأنشئ فعالية منفصلة لا تُشارَك إلا عبر رابط.
لا يتقاضى KIMISUITE أي رسوم على التذاكر، وتُحتسب الفوترة لكل مساحة عمل لا لكل مستخدم. استفد من الفترة التجريبية لمدة 14 يومًا لنشر أولى أمسيات الحفلات على الإنترنت وتجربة الحجز بنفسك.
