Att välja ett system för din fastighet är ett av de beslut som ser ut som ett mjukvaruköp men beter sig som en anställning. Du köper inte funktioner. Du väljer något som kommer att sitta mitt i varje skift, varje ankomst och varje faktura under de kommande fem åren.
Det är därför det vanliga sättet att välja – en jämförelsetabell, en demo, en rabatt – tenderar att leda till ånger. Funktionslistor skrivs av dem som säljer programvaran. Demos visar den perfekta vägen. Rabatten varar i tolv månader och migreringen varar för evigt.
Här är ett ärligare sätt att fatta beslutet.
Börja med din tisdag, inte med en funktionslista
Innan du tittar på något system, skriv ner vad som faktiskt händer en vanlig tisdag på din fastighet. Inte strategin, utan sekvensen:
- Vem kontrollerar ankomstlistan, och när?
- Vad händer när en drop-in-gäst vill ha ett rum för en natt?
- Hur får städpersonalen veta vilka rum som behöver städas först?
- Vad händer när en gäst vill förlänga med en dag?
- Vem åtgärdar det när två kanaler säljer samma rum?
- Hur får en företagsgäst en faktura med rätt moms och rätt adress?
- Vad händer med spabokningen som gästen frågade om vid incheckningen?
Den listan är din specifikation. Vart och ett av dessa ögonblick blir antingen enklare med det nya systemet, eller inte. Allt annat på en funktionslista är brus.
Anledningen till att detta fungerar: programvara är lätt att utvärdera mot en föreställd framtid och mycket svår att utvärdera mot en riktig tisdag. Ta med tisdagen.
De fem frågor som faktiskt förutsäger ånger
Efter tillräckligt många samtal med hotellägare om system de senare bytte ut dyker samma fem luckor upp.
1. Vad händer när det går fel klockan 23:00?
Inte "finns det support" – alla har support. Fråga exakt:
- Vem svarar utanför kontorstid, och på vilket språk?
- Vad är den realistiska svarstiden för "channel managern har slutat synkronisera", till skillnad från "hur ändrar jag ett pris"?
- Finns det en person som känner din fastighet, eller en kö?
Ett system som är utmärkt i elva månader och oåtkomligt under din enda kris är inte ett utmärkt system.
2. Vem äger din data, och kan du få ut den?
Be om exporten innan du skriver på, inte efter. Bokningar, gäster, fakturor, priser. I ett format du faktiskt kan öppna.
Om det är svårt att få ut din egen data förhandlas allt annat i relationen från en svag position. Detta är också en GDPR-fråga: var datan lagras, vem som behandlar den och vad som händer med den när du lämnar. KIMISUITE är EU-hostat med GDPR-hantering som standard – för europeiska fastigheter är det inte en funktion, det är en förutsättning.
3. Vad kostar det när du växer?
Månadspriset är den enkla delen. Frågorna som avgör den verkliga kostnaden:
- Ändras priset när du lägger till rum, rumstyper, en andra fastighet eller ytterligare en användare?
- Ingår channel managern, eller är det en separat rad?
- Ingår betalleverantörer, eller är det per transaktion?
- Vad kostar nästa modul när du behöver den under år två?
KIMISUITE Booking Hub prissätts per rumstyp, inte per rum. En fastighet med 35 rum fördelade på fyra rumstyper betalar för fyra typer. Om större delen av ditt inventarium upprepas – och på de flesta hotell gör det det – växer den skillnaden varje månad. För att vara rättvis: för en mycket liten fastighet med bara en handfull rum kan per-rum-prissättning någon annanstans bli ungefär detsamma. Gapet öppnar sig när du växer.
4. Passar det din fastighets form, eller ett generiskt hotell?
Ett pensionat med 12 rum, ett stadshotell med 60 rum och en operatör med fyra hyreshus har inte samma problem. Stöd för flera fastigheter, hantering av flera enheter, städflöden och prisstrukturer matchar antingen din form eller så tillbringar du år med att arbeta runt dem.
Be att få se ditt eget scenario konfigurerat. Inte en demofastighet – din. Två rumstyper du faktiskt säljer, ett pris du faktiskt erbjuder.
5. Var slutar systemet?
Det här är frågan nästan ingen ställer under urvalet, och den som orsakar mest smärta senare.
Ett bokningssystem som slutar vid bokningen lämnar dig att lösa allt nedströms: fakturan, städlistan, restaurangen, spabokningen, gästregistret. Varje lucka blir ytterligare ett verktyg, ytterligare en inloggning, ytterligare en export, ytterligare ett ställe där ett gästnamn stavas annorlunda.
Vi skrev om det specifika problemet separat, eftersom det förtjänar utrymmet: ett hotell-PMS är inte bara ett PMS längre.
Varför Booking Hub ser ut som det gör
Booking Hub designades inte utifrån ett specifikationsdokument. Det växte fram ur dagligt hotellarbete och en lång kö av önskemål från hotellägare, och det utökas fortfarande på det sättet.
Du kan se det i det som finns i produkten. Organisation av städservice finns där – att tilldela städuppgifter, spåra rumsstädningsstatus, hantera det dagliga serviceflödet. Det är inte en funktion som någon sätter på en jämförelsetabell. Den finns där för att städning är en verklig del av en verklig dag och någon bad om det.
Detsamma gäller de delar som är oglamorösa men konstanta:
- Tillgänglighetssynkronisering i realtid över OTA:er, eftersom en överbokning kostar mer än en månads programvara
- Widgetar för direktbokning – reglage, listning och sökning – som bäddas in på den webbplats du redan har
- Pris- och prissättningskontroll med säsongspriser och begränsningar
- Stöd för flera fastigheter från ett konto
- Gästprofiler med bokningshistorik och kommunikation
- Flera betalleverantörer för provisionsfria direktbokningar
Channel managern och bokningsmotorn finns i samma system som bokningarna, vilket är anledningen till att tillgänglighet inte behöver stämmas av mellan två leverantörer som båda skyller på varandra.
Vad du ska göra i demon
Tre saker, och de tar femton minuter:
1. Få dem att bygga din tisdag. Be dem konfigurera två av dina riktiga rumstyper och gå igenom en ankomst, ett rumsbyte och en förlängning. Se hur många klick det tar och hur många skärmar de besöker.
2. Förstör något med flit. Fråga vad som händer om en gäst avbokar en bokning som kom från en OTA efter att du redan tilldelat rummet. Se om svaret är ett arbetsflöde eller en ursäkt.
3. Fråga vad det inte gör. Varje ärligt svar här säger mer än hela funktionslistan. En leverantör som inte kan nämna en begränsning har antingen inte tänkt på det eller kommer inte att berätta det för dig.
Beslutet handlar egentligen inte om programvara
Fastigheten som byter system vartannat år har inte otur. Den fortsätter att välja på fel kriterier: demon som såg trevligast ut, priset som såg lägst ut, funktionslistan som såg längst ut.
Fastigheterna som stannar valde på en tråkigare grund. Hanterar det min faktiska tisdag? Kan jag få ut min data? Är priset fortfarande vettigt vid dubbel storlek? Är någon nåbar när det går sönder? Och slutar det vid bokningen, eller följer det gästen genom hela vistelsen?
Svara ärligt på de fem så blir kortlistan mycket kort.
Se hur Booking Hub fungerar – PMS, channel manager och provisionsfri direktbokning i ett system.
