Service Manager

Zakazivanje termina za odvjetnički ured: prve konzultacije u uredu ili putem videa

Novi klijenti rezerviraju prvu konzultaciju u slobodnim satima odvjetnika, umjesto da čekaju povratni poziv. Svaka rezervacija zauzima odvjetnika i, za sastanke u uredu, sobu za sastanke, a recepcija potvrđuje svaki zahtjev.

Započni besplatnu probu (14 dana) Pogledaj kako radi
  • Otkažite bilo kada
  • Bez dugoročnih obveza
  • 14 dana besplatno
Zakazivanje termina za odvjetnički ured: prve konzultacije u uredu ili putem videa

Kako to izgleda u praksi

  1. Ponedjeljak, 8:30: zahtjevi, a ne poruke na govornoj pošti

    Preko vikenda su troje ljudi na vašoj stranici zatražili prvu konzultaciju. Čekaju pod stavkom Čeka potvrdu, a recepcija svaki zahtjev potvrđuje nakon kratkog pregleda. Ostali dobivaju e-poruku o otkazu s kratkim razlogom.

  2. Utorak: prava duljina za svaku vrstu sastanka

    Prva konzultacija o novom predmetu traje četrdeset pet minuta, a daljnji razgovor o otvorenom predmetu trideset. Kao dvije zasebne usluge nikad se ne natječu za isti kratki termin. Svaka vrsta na stranici prikazuje svoju duljinu, pa ljudi biraju pravu.

  3. Srijeda, 11:00: sala za sastanke je zauzeta

    Dvoje odvjetnika želi jedinu sobu za sastanke. Budući da konzultacije u uredu navode sobu kao resurs, drugi termin ponudit će se tek kad je soba slobodna. Videokonzultacijama soba uopće nije potrebna.

  4. Četvrtak: klijent u inozemstvu

    Klijent koji živi u Beču rezervira videokonzultaciju na njemačkom. Budući da Meeting Hub radi u vašem radnom prostoru, e-poruka s potvrdom već sadrži poveznicu na sastanak.

Zakazivanje termina za odvjetnički ured često znači natezanje telefonom: novi klijent zove, odvjetnik je na sudu, a recepcija obećaje povratni poziv. Uz Service Manager ljudi rezerviraju prvu konzultaciju na vlastitoj stranici za rezervaciju vašeg ureda, u satima u kojima je pojedini odvjetnik slobodan. Svaka vrsta konzultacije ima svoju duljinu i pauzu za bilješke u spisu, a sastanci u uredu navode sobu koja im treba. Povežite kalendar svakog odvjetnika, pa ročište ili poslovni ručak upisan u njemu zatvara te sate na stranici. Kad je automatska potvrda isključena, svaka rezervacija stiže kao zahtjev, pa recepcija ili odvjetnik odlučuje prije nego termin postane konačan. Prije sastanka automatizacija Podsjetnik šalje klijentu e-poruku u vrijeme koje odaberete, uz paket Professional ili Enterprise i uključene e-obavijesti. Gumb u toj poruci omogućuje klijentu otkazivanje ili promjenu termina, pa prva konzultacija koja se neće održati oslobađa odvjetnikov sat za drugi posao, umjesto da ostane prazna stolica preko puta stola.

Preimenujte oznake u riječi svog ureda, na primjer Klijent i Konzultacija, i navedite konzultacije s cijenom ili bez nje. Ljudi prije rezervacije potvrđuju vašu politiku privatnosti i uvjete, a vi određujete što vaše e-poruke sadrže, za svaki jezik na kojem radite. Za videokonzultacije uključite video sastanke u pregledniku putem Meeting Huba i stavite poveznicu u potvrdu. Service Manager zakazuje sastanak; predmeti, dokumenti i naknade ostaju u alatima koje za to koristite. Više na stranici Service Managera.

Što dobivate

  • Zahtjevi koje recepcija može pregledati

    Kad je automatska potvrda isključena, nove rezervacije čekaju kao Zatraženo. Jednim klikom potvrđujete svaku, pa nijedan termin nije konačan bez vas. Ljudi vide da je njihov zahtjev primljen, a ne da je termin utvrđen.

  • Duljina za svaku vrstu konzultacije

    Prve konzultacije, daljnji razgovori i dulji strateški sastanci imaju svaki svoju duljinu i pauzu. Strateški sastanak može blokirati dva sata, kratki daljnji razgovor trideset minuta.

  • Odvjetnik i soba za sastanke zajedno

    Konzultacije u uredu navode sobu za sastanke kao resurs. Termini se nude samo kad su slobodni i odvjetnik i soba. Dva odvjetnika nikad ne mogu istodobno rezervirati jednu sobu.

  • Videokonzultacije

    Kad je Meeting Hub u radnom prostoru, videokonzultacija dobiva vlastitu poveznicu na sastanak, a nosi je i vaša e-poruka s potvrdom. Klijenti se pridružuju iz preglednika, bez instalacije.

  • Tekst o privatnosti prije rezervacije

    Dodajte politiku privatnosti i uvjete po jezicima. Nitko ne može rezervirati dok ne označi oba okvira. Napišite ih jednom za svaki jezik na kojem savjetujete.

  • Ročišta blokiraju sate za konzultacije

    Povežite kalendar svakog odvjetnika putem iCal adrese. Ročišta i sastanci s klijentima upisani tamo nestaju sa stranice za rezervaciju. Pohranjuju se samo vremena početka i kraja, nikad naslovi ni imena klijenata.

Stavite prvu konzultaciju online

Stvorite prvu konzultaciju i daljnji razgovor, postavite slobodne sate svakog odvjetnika i pogledajte stranicu s koje bi novi klijent rezervirao. Za početak su dovoljni prva konzultacija i sati jednog odvjetnika; sobu za sastanke i videokonzultacije dodajte kad stignu prvi zahtjevi.

Pogledaj kako radiPogledajte sve pakete

Što blokira jedna prva konzultacija

Samo primjer: postavite minute koje trebaju vašim odvjetnicima. Kalkulator troška sastanka pokazuje koliko vrijedi sat vremena tima.

Izračunajte za svoj događaj

Čitanje upita prije sastanka
10 minuta, postavljeno kao priprema
Prva konzultacija
45 minuta, duljina usluge
Bilješka u spis nakon sastanka
15 minuta, postavljeno kao dorada
Razmak do idućeg sastanka
10 minuta, postavljeno kao pauza

Kako započeti

  1. Postavite zakazivanje termina za odvjetnički ured

    Otvorite Service Manager u radnom prostoru ureda, počnite od nule i preimenujte oznake u Klijent i Konzultacija.

  2. Stvorite vrste konzultacija

    Dodajte prve konzultacije, daljnje razgovore i videokonzultacije, svaku s duljinom, pauzom i cijenom samo ako je objavljujete.

  3. Dodajte odvjetnike, sobu za sastanke i sate

    Dodijelite svakom odvjetniku tjedni raspored s njegovim satima za konzultacije, povežite njihove kalendare da ročišta blokiraju stranicu, dodajte sobu za sastanke i postavite najkraći rok najave.

  4. Dodajte tekstove i objavite

    Napišite politiku privatnosti i uvjete, isključite automatsku potvrdu, dodajte automatizaciju Podsjetnik uz uključene e-obavijesti, odaberite trezven predložak poput Minimal i povežite stranicu s web stranice ureda.

Cijene

Service Manager počinje od fiksna mjesečna cijena (pogledajte cijene) za cijeli ured, ne po odvjetniku. Za rezervaciju odvjetnika i soba za sastanke kao resursa potreban je paket Professional ili viši, a Enterprise donosi evidenciju osoblja, uloge, portal za osoblje i privatnu poveznicu na kalendar svakog odvjetnika. Čitanje zauzetih termina iz kalendara odvjetnika dio je svakog paketa, a videokonzultacije rade putem Meeting Huba, dodanog u isti radni prostor.

Četrnaest dana za postavljanje vrsta konzultacija i uvid u prve zahtjeve; bez minimalnog roka.

Pogledajte sve pakete

Je li to pravo za vas?

Odgovara ako

  • Mali i srednji odvjetnički uredi koji primaju prve konzultacije novih klijenata
  • Uredi čiji odvjetnici imaju stalne sate za konzultacije i pun sudski kalendar
  • Uredi koji se s klijentima sastaju i u uredu i putem videa
  • Uredi s klijentima koji govore različitim jezicima

Ne odgovara ako

  • Uredi kojima su u alatu za rezervaciju potrebne provjere sukoba interesa, upravljanje predmetima ili rad s dokumentima
  • Uredi kojima su za konzultacije potrebni naknade, evidencija vremena ili računi; fakturiranje je CRM Business Hub
  • Uredi koji žele podsjetnike za konzultacije putem SMS-a; podsjetnik se šalje kao e-poruka
  • Uredi čije osoblje na recepciji treba sam softver na svom jeziku; samo stranica za klijente i e-poruke su višejezične

Česta pitanja

Kako zakazivanje termina za odvjetnički ured funkcionira sa Service Managerom?

Novi klijenti na stranici vašeg ureda biraju vrstu konzultacije i slobodan termin, unose svoje podatke i potvrđuju vaš tekst o privatnosti. Rezervacija stiže kao zahtjev koji vi potvrđujete.

Dobivaju li klijenti podsjetnik prije konzultacije?

Da, e-poštom. Jednom stvorite automatizaciju Podsjetnik, za što je potreban Professional ili Enterprise, odaberite trenutke slanja, recimo dan i pet sati ranije, i uključite e-obavijesti. Svaki se trenutak šalje jednom po konzultaciji. E-poruka ima gumb za otkazivanje ili promjenu termina, a za videokonzultacije i poveznicu na sastanak, pa recepcija sazna za otkazani termin prije nego što ga odvjetnik uzalud čeka.

Mogu li klijenti birati između ureda i videopoziva?

Stvorite oboje kao vrste konzultacija. Sastanci u uredu zauzimaju sobu za sastanke; videokonzultacije rade putem Meeting Huba u istom radnom prostoru. E-poruka s potvrdom za videokonzultacije može sadržavati poveznicu na sastanak.

Možemo li cijene izostaviti sa stranice za rezervaciju?

Da. Isključite cijenu za bilo koju vrstu konzultacije. Naziv, opis i duljina i dalje se prikazuju. U opisu možete objasniti kako se dogovaraju naknade.

Vidi li Service Manager što je u kalendaru odvjetnika?

Ne vidi detalje. Kalendar čita putem iCal adrese i pamti samo kada svaki unos počinje i završava. Naslovi, opisi i imena klijenata ne pohranjuju se, a sama adresa čuva se šifrirana i više se nikad ne prikazuje.

Zamjenjuje li to naš softver za vođenje odvjetničkog ureda?

Ne. On zakazuje konzultacije. Predmeti, dokumenti i računi ostaju gdje jesu; fakturiranje u KIMISUITE-u je CRM Business Hub. Klijenti i kontakti koji rezerviraju online pohranjuju se na vlastitom popisu kontakata aplikacije.

Može li svaki odvjetnik zadržati svoje sate za konzultacije?

Da. Svaki je odvjetnik resurs s tjednim rasporedom, podijeljenim smjenama i osobnim pauzama. Sudski dani ne trebaju sate za konzultacije, a ročišta u kalendaru odvjetnika blokiraju stranicu čim se taj kalendar poveže.

Mogu li nam klijenti reći o čemu je konzultacija?

U polju za bilješke zatražite temu u jednom retku, na primjer spor oko najma ili ugovor o radu, i na stranici za rezervaciju navedite da povjerljivi podaci pripadaju na sastanak, a ne u obrazac. Tema se prikazuje u zapisu rezervacije, pa odvjetnik prije sastanka zna o kojem je području riječ.

Pročitajte i ovo

Spremni kad ste i vi

Postavite ga u vlastitom workspaceu i pogledajte kako radi s vašim podacima.

Započni besplatnu probu (14 dana)
  • Otkažite bilo kada
  • Bez dugoročnih obveza
  • 14 dana besplatno