Η επιλογή ενός συστήματος για το κατάλυμά σας είναι από εκείνες τις αποφάσεις που μοιάζουν με αγορά λογισμικού αλλά συμπεριφέρονται σαν πρόσληψη. Δεν αγοράζετε χαρακτηριστικά. Επιλέγετε κάτι που θα βρίσκεται στο κέντρο κάθε βάρδιας, κάθε άφιξης και κάθε τιμολογίου για τα επόμενα πέντε χρόνια.
Γι' αυτό ο συνηθισμένος τρόπος επιλογής — ένας πίνακας σύγκρισης χαρακτηριστικών, ένα demo, μια έκπτωση — τείνει να οδηγεί σε μετάνοια. Οι λίστες χαρακτηριστικών γράφονται από τους ανθρώπους που πουλούν το λογισμικό. Τα demo δείχνουν το ιδανικό σενάριο. Η έκπτωση διαρκεί δώδεκα μήνες και η μετάβαση διαρκεί για πάντα.
Ορίστε ένας πιο ειλικρινής τρόπος να πάρετε την απόφαση.
Ξεκινήστε με την Τρίτη σας, όχι με μια λίστα χαρακτηριστικών
Πριν κοιτάξετε οποιοδήποτε σύστημα, καταγράψτε τι πραγματικά συμβαίνει μια συνηθισμένη Τρίτη στο κατάλυμά σας. Όχι τη στρατηγική, αλλά τη σειρά:
- Ποιος ελέγχει τη λίστα αφίξεων και πότε;
- Τι συμβαίνει όταν ένας περαστικός θέλει δωμάτιο για μία νύχτα;
- Πώς μαθαίνει η καθαριότητα ποια δωμάτια χρειάζονται καθαρισμό πρώτα;
- Τι συμβαίνει όταν ένας επισκέπτης θέλει να παρατείνει κατά μία ημέρα;
- Ποιος το διορθώνει όταν δύο κανάλια πουλήσουν το ίδιο δωμάτιο;
- Πώς παίρνει ένας εταιρικός επισκέπτης τιμολόγιο με σωστό ΦΠΑ και σωστή διεύθυνση;
- Τι συμβαίνει με την κράτηση σπα που ρώτησε ο επισκέπτης στο check-in;
Αυτή η λίστα είναι οι προδιαγραφές σας. Κάθε μία από αυτές τις στιγμές είτε γίνεται ευκολότερη με το νέο σύστημα είτε όχι. Όλα τα υπόλοιπα σε έναν πίνακα χαρακτηριστικών είναι θόρυβος.
Ο λόγος που αυτό λειτουργεί: το λογισμικό είναι εύκολο να αξιολογηθεί απέναντι σε ένα φανταστικό μέλλον και πολύ δύσκολο να αξιολογηθεί απέναντι σε μια πραγματική Τρίτη. Φέρτε την Τρίτη.
Οι πέντε ερωτήσεις που πραγματικά προβλέπουν τη μετάνοια
Μετά από αρκετές συζητήσεις με ξενοδόχους για συστήματα που αργότερα αντικατέστησαν, τα ίδια πέντε κενά εμφανίζονται.
1. Τι συμβαίνει όταν κάτι πάει στραβά στις 23:00;
Όχι "υπάρχει υποστήριξη" — όλοι έχουν υποστήριξη. Ρωτήστε συγκεκριμένα:
- Ποιος απαντά εκτός ωραρίου γραφείου και σε ποια γλώσσα;
- Ποιος είναι ο ρεαλιστικός χρόνος απόκρισης για "το channel manager σταμάτησε να συγχρονίζεται", σε αντίθεση με το "πώς αλλάζω μια τιμή";
- Υπάρχει ένα άτομο που γνωρίζει το δικό σας κατάλυμα ή μια ουρά;
Ένα σύστημα που είναι εξαιρετικό για έντεκα μήνες και απρόσιτο κατά τη διάρκεια της μίας κρίσης σας δεν είναι εξαιρετικό σύστημα.
2. Ποιος κατέχει τα δεδομένα σας και μπορείτε να τα εξαγάγετε;
Ζητήστε την εξαγωγή πριν υπογράψετε, όχι μετά. Κρατήσεις, επισκέπτες, τιμολόγια, τιμές. Σε μορφή που μπορείτε πραγματικά να ανοίξετε.
Αν η εξαγωγή των δικών σας δεδομένων είναι δύσκολη, όλα τα υπόλοιπα στη σχέση διαπραγματεύονται από αδύναμη θέση. Αυτό είναι επίσης ζήτημα GDPR: πού φιλοξενούνται τα δεδομένα, ποιος τα επεξεργάζεται και τι συμβαίνει σε αυτά όταν φύγετε. Το KIMISUITE φιλοξενείται στην ΕΕ με χειρισμό GDPR εξ ορισμού — για τα ευρωπαϊκά καταλύματα αυτό δεν είναι χαρακτηριστικό, είναι προϋπόθεση.
3. Πόσο κοστίζει όταν μεγαλώσετε;
Η μηνιαία τιμή είναι το εύκολο κομμάτι. Οι ερωτήσεις που καθορίζουν το πραγματικό κόστος:
- Αλλάζει η τιμή όταν προσθέσετε δωμάτια, τύπους δωματίων, δεύτερο κατάλυμα ή άλλον χρήστη;
- Το channel manager περιλαμβάνεται ή είναι ξεχωριστή χρέωση;
- Οι πάροχοι πληρωμών περιλαμβάνονται ή χρεώνονται ανά συναλλαγή;
- Πόσο κοστίζει η επόμενη ενότητα όταν τη χρειαστείτε τον δεύτερο χρόνο;
Το Booking Hub του KIMISUITE τιμολογείται ανά τύπο δωματίου, όχι ανά δωμάτιο. Ένα κατάλυμα με 35 δωμάτια σε τέσσερις τύπους δωματίων πληρώνει για τέσσερις τύπους. Αν το μεγαλύτερο μέρος του αποθέματός σας επαναλαμβάνεται — και στα περισσότερα ξενοδοχεία έτσι είναι — αυτή η διαφορά συσσωρεύεται κάθε μήνα. Για να είμαστε δίκαιοι: για ένα πολύ μικρό κατάλυμα με λίγα μόνο δωμάτια, η τιμολόγηση ανά δωμάτιο αλλού μπορεί να βγει παρόμοια. Η διαφορά ανοίγει καθώς μεγαλώνετε.
4. Ταιριάζει στο σχήμα του καταλύματός σας ή σε ένα γενικό ξενοδοχείο;
Ένας ξενώνας 12 δωματίων, ένα ξενοδοχείο πόλης 60 δωματίων και ένας διαχειριστής με τέσσερα κτίρια διαμερισμάτων δεν έχουν τα ίδια προβλήματα. Η υποστήριξη πολλαπλών καταλυμάτων, ο χειρισμός πολλαπλών μονάδων, οι ροές καθαρισμού και οι δομές τιμών είτε ταιριάζουν στο σχήμα σας είτε περνάτε χρόνια παρακάμπτοντάς τες.
Ζητήστε να δείτε το δικό σας σενάριο διαμορφωμένο. Όχι ένα demo κατάλυμα — το δικό σας. Δύο τύπους δωματίων που πραγματικά πουλάτε, μια τιμή που πραγματικά προσφέρετε.
5. Πού τελειώνει το σύστημα;
Αυτή είναι η ερώτηση που σχεδόν κανείς δεν κάνει κατά την επιλογή, και αυτή που προκαλεί τον περισσότερο πόνο αργότερα.
Ένα σύστημα κρατήσεων που τελειώνει στην κράτηση σας αφήνει να λύσετε όλα τα υπόλοιπα: το τιμολόγιο, τη λίστα καθαριότητας, το εστιατόριο, το ραντεβού σπα, το αρχείο επισκέπτη. Κάθε κενό γίνεται άλλο εργαλείο, άλλο login, άλλη εξαγωγή, άλλο σημείο όπου το όνομα ενός επισκέπτη γράφεται διαφορετικά.
Γράψαμε για αυτό το συγκεκριμένο πρόβλημα ξεχωριστά, γιατί αξίζει τον χώρο: ένα ξενοδοχειακό PMS δεν είναι πια απλώς ένα PMS.
Γιατί το Booking Hub είναι έτσι όπως είναι
Το Booking Hub δεν σχεδιάστηκε από ένα έγγραφο προδιαγραφών. Αναπτύχθηκε από την καθημερινή ξενοδοχειακή εργασία και μια μεγάλη ουρά αιτημάτων ξενοδόχων, και εξακολουθεί να επεκτείνεται με αυτόν τον τρόπο.
Το βλέπετε σε ό,τι περιέχει το προϊόν. Η οργάνωση υπηρεσίας καθαρισμού είναι μέσα — ανάθεση εργασιών καθαριότητας, παρακολούθηση κατάστασης καθαρισμού δωματίων, διαχείριση της καθημερινής ροής εργασίας. Αυτό δεν είναι χαρακτηριστικό που βάζει κανείς σε πίνακα σύγκρισης. Είναι εκεί επειδή η καθαριότητα είναι πραγματικό μέρος μιας πραγματικής ημέρας και κάποιος το ζήτησε.
Το ίδιο ισχύει για τα μέρη που δεν είναι εντυπωσιακά αλλά είναι συνεχή:
- Συγχρονισμός διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο σε όλα τα OTA, γιατί μια υπερκράτηση κοστίζει περισσότερο από έναν μήνα λογισμικού
- Widgets άμεσης κράτησης — slider, λίστα και αναζήτηση — που ενσωματώνονται στον ιστότοπο που ήδη έχετε
- Έλεγχος τιμών και τιμολόγησης με εποχικές τιμές και περιορισμούς
- Υποστήριξη πολλαπλών καταλυμάτων από έναν λογαριασμό
- Προφίλ επισκεπτών με ιστορικό κρατήσεων και επικοινωνία
- Πολλαπλοί πάροχοι πληρωμών για άμεσες κρατήσεις χωρίς προμήθεια
Το channel manager και η μηχανή κρατήσεων βρίσκονται στο ίδιο σύστημα με τις κρατήσεις, γι' αυτό η διαθεσιμότητα δεν χρειάζεται συμφιλίωση μεταξύ δύο προμηθευτών που αλληλοκατηγορούνται.
Τι να κάνετε στο demo
Τρία πράγματα, και χρειάζονται δεκαπέντε λεπτά:
1. Βάλτε τους να φτιάξουν την Τρίτη σας. Ζητήστε τους να διαμορφώσουν δύο από τους πραγματικούς τύπους δωματίων σας και να περάσουν από μια άφιξη, μια αλλαγή δωματίου και μια παράταση. Παρατηρήστε πόσα κλικ χρειάζονται και πόσες οθόνες επισκέπτονται.
2. Χαλάστε κάτι επίτηδες. Ρωτήστε τι συμβαίνει αν ένας επισκέπτης ακυρώσει μια κράτηση που ήρθε από ένα OTA αφού έχετε ήδη αναθέσει το δωμάτιο. Παρατηρήστε αν η απάντηση είναι μια ροή εργασίας ή μια απολογία.
3. Ρωτήστε τι δεν κάνει. Οποιαδήποτε ειλικρινής απάντηση εδώ σας λέει περισσότερα από ολόκληρη τη λίστα χαρακτηριστικών. Ένας προμηθευτής που δεν μπορεί να ονομάσει έναν περιορισμό είτε δεν το έχει σκεφτεί είτε δεν πρόκειται να σας το πει.
Η απόφαση δεν αφορά πραγματικά το λογισμικό
Το κατάλυμα που αλλάζει συστήματα κάθε δύο χρόνια δεν είναι άτυχο. Συνεχίζει να επιλέγει με λάθος κριτήρια: το demo που φαινόταν πιο ωραίο, η τιμή που φαινόταν χαμηλότερη, η λίστα χαρακτηριστικών που φαινόταν μεγαλύτερη.
Τα καταλύματα που μένουν επέλεξαν με πιο πεζή βάση. Χειρίζεται την πραγματική μου Τρίτη; Μπορώ να εξαγάγω τα δεδομένα μου; Η τιμή εξακολουθεί να βγάζει νόημα στο διπλάσιο μέγεθός μου; Είναι κάποιος προσβάσιμος όταν χαλάσει; Και σταματά στην κράτηση ή ακολουθεί τον επισκέπτη σε όλη τη διαμονή;
Απαντήστε ειλικρινά σε αυτά τα πέντε και η λίστα υποψηφίων γίνεται πολύ σύντομη.
Δείτε πώς λειτουργεί το Booking Hub — PMS, channel manager και άμεσες κρατήσεις χωρίς προμήθεια σε ένα σύστημα.
