Service Manager

Онлайн записване на час при адвокат за първи консултации, в офиса или по видео

Новите клиенти записват първа консултация в свободните часове на адвоката, вместо да чакат обратно обаждане. Всяка резервация запазва адвоката, а при среща в офиса и заседателната зала. Рецепцията потвърждава всяка заявка.

Започни безплатен пробен период (14 дни) Виж как работи
  • Отказ по всяко време
  • Без дългосрочен договор
  • 14 дни безплатно
Онлайн записване на час при адвокат за първи консултации, в офиса или по видео

Как изглежда на практика

  1. Понеделник, 8:30: заявки, а не гласови съобщения

    През уикенда трима души са поискали първа консултация на вашата страница. Те чакат в „Очаква потвърждение“ и рецепцията потвърждава всяка заявка след кратък преглед. Останалите получават имейл за отказ с кратка причина.

  2. Вторник: точната продължителност за всеки вид среща

    Първа консултация по ново дело трае четиридесет и пет минути, последваща среща по открито дело – тридесет. Като две отделни услуги те никога не се борят за един и същ кратък интервал. Всеки вид показва продължителността си на страницата, така че хората избират правилния.

  3. Сряда, 11:00: заседателната зала е заета

    Двама адвокати искат единствената заседателна зала. Тъй като консултациите в офиса посочват залата като ресурс, вторият час се предлага само когато тя е свободна. Видеоконсултациите изобщо не се нуждаят от залата.

  4. Четвъртък: клиент в чужбина

    Клиент, който живее във Виена, записва видеоконсултация на немски. Тъй като Meeting Hub работи във вашето работно пространство, имейлът за потвърждение вече съдържа линка към срещата.

Онлайн записване на час при адвокат обикновено означава безкрайни обаждания: нов клиент звъни, адвокатът е в съда, рецепцията обещава да се обади. Service Manager позволява на хората да запишат първа консултация на собствената страница за резервации на кантората, в часовете, в които всеки адвокат е свободен. Всеки вид консултация получава своя продължителност и буфер за бележки по делото, а срещите в офиса посочват нужната им заседателна зала. Свържете личния календар на всеки адвокат и съдебно заседание или обяд с клиент, въведени там, затварят тези часове на страницата. При изключено автоматично потвърждение всяка резервация пристига като заявка, така че рецепцията или адвокатът решават, преди часът да е окончателен. Преди срещата автоматизация за напомняне изпраща имейл на клиента в избраните от вас часове, при Professional или Enterprise и с включени имейл известия. Бутон в този имейл позволява на клиента да откаже или пренасрочи, така че първа консултация, която няма да се състои, освобождава часа на адвоката за друга работа, вместо да остави празен стол срещу бюрото.

Преименувайте етикетите с думите на вашата кантора, например Клиент и Консултация, и показвайте консултациите с или без цена. Хората отбелязват вашата политика за поверителност и общи условия, преди да запишат час, а вие решавате какво съдържат имейлите ви, за всеки език, на който работите. За видеоконсултации добавете видеосрещи в браузъра чрез Meeting Hub и поставете линка в потвърждението. Service Manager записва срещата; делата, документите и хонорарите остават в инструментите, които използвате за тях. Повече на страницата на Service Manager.

Какво получавате

  • Заявки, които рецепцията преглежда

    При изключено автоматично потвърждение новите резервации чакат със статус „Заявена“. С едно щракване потвърждавате всяка, така че нито един час не е окончателен без вас. Хората виждат, че заявката им е получена, а не че часът е определен.

  • Продължителност за всеки вид консултация

    Първи консултации, последващи срещи и по-дълги стратегически срещи получават своя продължителност и буфер. Стратегическа среща може да блокира два часа, кратка последваща среща – тридесет минути.

  • Адвокат и заседателна зала заедно

    Консултациите в офиса посочват заседателната зала като ресурс. Часове се предлагат само когато адвокатът и залата са свободни. Двама адвокати никога не могат да запазят единствената зала по едно и също време.

  • Видеоконсултации

    С Meeting Hub в работното пространство всяка видеоконсултация получава свой линк за среща, който се включва в имейла за потвърждение. Клиентите се присъединяват от браузъра, без да инсталират нищо.

  • Текст за поверителност преди записването

    Добавете политика за поверителност и общи условия за всеки език. Никой не може да запише час, докато не отметне и двете полета. Напишете ги веднъж за всеки език, на който консултирате.

  • Съдебните дати блокират часовете за консултации

    Свържете календара на всеки адвокат чрез неговия iCal адрес. Заседания и срещи с клиенти, записани там, изчезват от страницата за резервации. Съхраняват се само началото и краят, никога заглавия или имена на клиенти.

Пуснете първата консултация онлайн

Създайте първа и последваща консултация, задайте свободните часове на всеки адвокат и вижте страницата, от която нов клиент би записал час. Една първа консултация и часовете на един адвокат са достатъчни за начало; добавете заседателната зала и видеоконсултациите, когато дойдат първите заявки.

Виж как работиВижте всички планове

Какво блокира една първа консултация

Само пример: задайте минутите, от които се нуждаят вашите адвокати. Калкулаторът за разходи за срещи показва колко струва един час от времето на екипа.

Изчислете го за вашето събитие

Преглед на запитването преди това
10 минути, зададени като подготовка
Първа консултация
45 минути, продължителност на услугата
Бележка по делото след това
15 минути, зададени като последваща работа
Интервал до следващата среща
10 минути, зададени като буфер

Как да започнете

  1. Настройте онлайн записване на час при адвокат

    Отворете Service Manager в работното пространство на кантората, започнете на чисто и преименувайте етикетите на Клиент и Консултация.

  2. Създайте видовете консултации

    Добавете първи консултации, последващи срещи и видеоконсултации, всяка със своята продължителност, буфер и цена само ако я публикувате.

  3. Добавете адвокати, заседателната зала и часове

    Дайте на всеки адвокат седмичен график с часовете за консултации, свържете календарите им, така че заседанията да блокират страницата, добавете заседателната зала и задайте минимално предизвестие.

  4. Добавете текстовете си и публикувайте

    Напишете политиката за поверителност и общите условия, изключете автоматичното потвърждение, добавете автоматизация за напомняне с включени имейл известия, изберете семпъл шаблон като Minimal и поставете линк към страницата от сайта на кантората.

Цени

Service Manager започва от фиксирана месечна цена (вижте цените) за цялата кантора, а не за всеки адвокат. Записването на адвокати и заседателни зали като ресурси изисква Professional или по-висок план, а Enterprise добавя досиета на служителите, роли, портал за служители и личен линк към календара за всеки адвокат. Четенето на заетите часове от календарите на адвокатите е включено във всеки план, а видеоконсултациите работят чрез Meeting Hub, добавен в същото работно пространство.

Четиринадесет дни, за да настроите видовете консултации и да видите как пристигат първите заявки; без минимален срок.

Вижте всички планове

Подходящо ли е за вас?

Подходящо е, ако

  • Малки и средни адвокатски кантори, които провеждат първи консултации с нови клиенти
  • Кантори с адвокати, които имат определени часове за консултации и натоварен съдебен календар
  • Кантори, които се срещат с клиенти както в офиса, така и по видео
  • Кантори с клиенти, които говорят различни езици

Не е подходящо, ако

  • Кантори, които се нуждаят от проверка за конфликт на интереси, управление на дела или работа с документи в инструмента за записване
  • Кантори, които се нуждаят от хонорари, отчитане на време или фактури от консултациите; фактурирането е в CRM Business Hub
  • Кантори, които искат напомняния за консултации чрез SMS; напомнянето се изпраща по имейл
  • Кантори, чиято рецепция се нуждае от самия софтуер на собствения си език; многоезични са само страницата за клиенти и имейлите

Често задавани въпроси

Как работи онлайн записването на час при адвокат със Service Manager?

Новите клиенти избират вид консултация и свободен час на страницата на кантората, въвеждат данните си и отбелязват текста за поверителност. Резервацията пристига като заявка, която вие потвърждавате.

Получават ли клиентите напомняне преди консултацията?

Да, по имейл. Създайте веднъж автоматизация за напомняне, което изисква Professional или Enterprise, изберете моментите на изпращане, например един ден и пет часа предварително, и включете имейл известията. Всеки момент се изпраща веднъж за всяка консултация. Имейлът съдържа бутон за отказ или пренасрочване, а при видеоконсултации и линка към срещата, така че рецепцията научава за отпаднал час, преди адвокатът да го чака.

Могат ли клиентите да избират между офиса и видеоразговор?

Създайте и двете като видове консултации. Срещите в офиса запазват заседателната зала; видеоконсултациите работят чрез Meeting Hub в същото работно пространство. Имейлът за потвърждение може да съдържа линка към срещата при видеоконсултации.

Можем ли да не показваме цени на страницата за резервации?

Да. Изключете цената за всеки вид консултация. Името, описанието и продължителността остават видими. В описанието можете да обясните как се договарят хонорарите.

Вижда ли Service Manager какво има в календара на адвоката?

Не и подробностите. Той чете календара чрез неговия iCal адрес и запазва само кога започва и свършва всеки запис. Заглавия, описания и имена на клиенти не се съхраняват, а самият адрес се пази криптиран и никога не се показва отново.

Заменя ли софтуера ни за управление на кантората?

Не. Той записва консултации. Делата, документите и фактурите остават там, където са; фактурирането в KIMISUITE е в CRM Business Hub. Клиентите и контактите, които записват час онлайн, се пазят в собствения списък с контакти на приложението.

Може ли всеки адвокат да има свои часове за консултации?

Да. Всеки адвокат е ресурс със седмичен график, разделени смени и лични почивки. Съдебните дни не се нуждаят от часове за консултации, а заседанията в личния календар на адвоката блокират страницата, след като календарът бъде свързан.

Могат ли клиентите да ни кажат за какво е консултацията?

Помолете за тема в един ред в полето за бележки, например спор за наем или трудов договор, и посочете на страницата за резервации, че поверителните подробности се обсъждат на срещата, а не във формуляра. Темата се появява в записа на резервацията, така че адвокатът знае областта преди срещата.

Прочетете още

Готови сме, когато сте готови и вие

Настройте го в собствения си workspace и вижте как работи с вашите данни.

Започни безплатен пробен период (14 дни)
  • Отказ по всяко време
  • Без дългосрочен договор
  • 14 дни безплатно