Elektronski potpis je podatak u elektronskom obliku koji je priložen ili logički povezan sa drugim elektronskim podacima i koji potpisnik koristi za potpisivanje, kako je definisano u EU eIDAS uredbi.
Definicija je široka: otkucano ime, potpis nacrtan na telefonu i potpis zasnovan na sertifikatu sa pametne kartice – svi se kvalifikuju. Ono što ih razdvaja je koliko dokazuju o tome ko je potpisao i da li je dokument naknadno menjan.
Tri nivoa prema eIDAS-u
Pravila dolaze iz Uredbe (EU) br. 910/2014, poznate kao eIDAS, koja se direktno primenjuje u svakoj državi članici EU. Izmenjena je 2024. godine Uredbom (EU) 2024/1183, uglavnom radi dodavanja Evropskog novčanika za digitalni identitet; tri nivoa potpisa ostaju ista kao što su bila.
| Nivo | Pravna definicija (eIDAS) | Šta zahteva u praksi | Pravno dejstvo |
|---|---|---|---|
| Jednostavni elektronski potpis (SES) | Čl. 3(10): elektronski podaci priloženi ili logički povezani sa drugim podacima, koje potpisnik koristi za potpisivanje | Ništa posebno. Nacrtan ili otkucan potpis, klik na "Slažem se", skenirani potpis umetnut u fajl | Ne može biti odbačen kao dokaz samo zato što je elektronski (čl. 25(1)); njegova težina se procenjuje od slučaja do slučaja |
| Napredni elektronski potpis (AdES) | Čl. 3(11) i čl. 26: jedinstveno povezan sa potpisnikom, sposoban da ga identifikuje, kreiran podacima pod njegovom isključivom kontrolom i povezan sa podacima tako da je svaka naknadna izmena uočljiva | Obično potpis zasnovan na sertifikatu gde potpisnik kontroliše ključ | Isto kao gore, sa mnogo jačim dokazom ko je potpisao i da ništa nije menjano |
| Kvalifikovani elektronski potpis (QES) | Čl. 3(12): napredni potpis kreiran kvalifikovanim sredstvom za kreiranje potpisa i zasnovan na kvalifikovanom sertifikatu | Kvalifikovani sertifikat od kvalifikovanog pružaoca usluga poverenja, korišćen na sertifikovanom uređaju kao što je pametna kartica, USB token ili kvalifikovana usluga daljinskog potpisivanja | Ekvivalentno pravno dejstvo svojeručnom potpisu (čl. 25(2)); priznat u svim državama članicama (čl. 25(3)) |
Prvo, nijedan nivo nije "nevažeći". Član 25(1) kaže da se elektronskom potpisu ne sme uskratiti pravno dejstvo ili prihvatljivost kao dokaza samo zato što je elektronski ili nije kvalifikovan. Ono što se razlikuje je koliko ga je lako dokazati u sporu.
Drugo, samo je kvalifikovani potpis automatski izjednačen sa svojeručnim u celoj EU. Druga dva se vrednuju kao dokaz, zbog čega je dobar revizorski trag za njih toliko važan.
Šta čini jednostavni potpis održivim
Pošto jednostavni elektronski potpis nema ugrađeni dokaz, dokaz mora doći iz njegovog okruženja. U praksi to znači:
- ko je pozvan, sa koje email adrese i da li je korišćena dodatna provera kao što je kod poslat emailom
- kada je dokument otvoren i potpisan, sa vremenskom zonom
- odakle, u obliku IP adrese i uređaja
- da se fajl nije menjao, prikazano otiskom (hash) originala i potpisane verzije i pečatom na gotovom PDF-u
- nezavisni vremenski žig, na primer RFC 3161 vremenski žig od izdavaoca vremenskog žiga, tako da vreme potpisivanja ne zavisi od sata na vašem serveru
- izričita saglasnost potpisnika da potpiše elektronski
Jednostavni potpis sa ovim zapisom je daleko jači dokaz od skeniranog potpisa umetnutog u Word fajl bez ikakvog zapisa, iako su oba "jednostavna" na papiru.
Koji nivo je potreban dokumentu?
eIDAS definiše nivoe i njihovo dejstvo. Da li dokument zahteva određeni oblik odlučuje nacionalno pravo, i to se razlikuje od zemlje do zemlje. Neki opšti obrasci:
| Situacija | Tipičan nivo | Napomena |
|---|---|---|
| Ponude, potvrde narudžbina, predračuni | Jednostavni | U većini zemalja nema propisanog oblika; cilj je dokaz saglasnosti |
| Ugovori o uslugama, frilens i dobavljački ugovori | Jednostavni, ponekad napredni | Većina komercijalnih ugovora može se zaključiti u bilo kom obliku |
| Saglasnosti klijenata, obrasci za uvođenje, interna odobrenja | Jednostavni | Čuvajte zapis zajedno sa dokumentom |
| Ugovori o zakupu, ugovori o radu | Zavisi od zemlje i klauzule | Neke klauzule mogu podleći pisanoj formi prema nacionalnom pravu |
| Sve gde zakon propisuje pisanu formu | Kvalifikovani, gde je elektronski oblik dozvoljen | U Nemačkoj, na primer, zakonska pisana forma može se elektronski zameniti samo QES-om (§ 126a BGB) |
| Dokumenti gde zakon isključuje elektronski oblik | Samo papir | U Nemačkoj, otkaz ugovora o radu mora biti na papiru; elektronski oblik je isključen (§ 623 BGB) |
| Notarski akti, mnogi prenosi imovine | Notar | Izvan onoga što bilo koji alat za potpisivanje može zameniti |
Iskreno pravilo: većini svakodnevnih poslovnih dokumenata nije potreban poseban oblik, a dobro dokumentovan jednostavni potpis je dovoljan. Gde je pisana forma propisana zakonom, proverite da li je elektronski oblik uopšte dozvoljen i, ako jeste, koristite kvalifikovani potpis. Kada niste sigurni, pitajte advokata u zemlji čije pravo uređuje ugovor.
Šta elektronski potpis nije
- Nije digitalni pečat. Pečat (čl. 3(25)) kreira pravno lice, kao što je kompanija, da pokaže poreklo i integritet dokumenta. Potpis daje fizičko lice. Platforma za potpisivanje često pečatira gotov PDF kako bi izmene postale vidljive, ali taj pečat ne zamenjuje potpis potpisnika.
- Nije vremenski žig. Vremenski žig dokazuje da su podaci postojali u određenom trenutku. On jača potpis, ali nije potpis.
- Nije isto što i "digitalni potpis". Taj termin obično opisuje kriptografsku tehniku (ključeve i sertifikate) iza naprednih i kvalifikovanih potpisa. Jednostavni elektronski potpis često ne koristi ništa od toga.
Razrađen primer
Mali hotel sa 12 soba potpisuje oko 40 dokumenata mesečno: 25 potvrda rezervacija za događaje i grupe, 10 ugovora sa dobavljačima i pet dokumenata vezanih za zaposlene.
- Za 25 potvrda rezervacija i 10 ugovora sa dobavljačima nema propisanog oblika. Jednostavni elektronski potpis sa potpunim zapisom o potpisivanju je prikladan.
- Od pet dokumenata o zaposlenima, većina se može potpisati na isti način, u zavisnosti od nacionalnog prava. Otkaz u Nemačkoj morao bi ići na papir.
- Jednom godišnje vlasnik potpisuje ugovor o udelima gde njegov advokat traži kvalifikovani potpis. Taj jedan dokument zahteva QES.
Dakle, u normalnom mesecu, praktično sve funkcioniše na jednostavnom nivou. Izuzeci su retki i predvidivi: povremeni dokument koji zakon zadržava na papiru i jedan ugovor godišnje za koji se traži kvalifikovani sertifikat. Taj obrazac je tipičan za mala preduzeća.
Kako to izgleda u KIMISUITE-u
Document Sign standardno koristi jednostavni elektronski potpis prema eIDAS-u. Primaoci potpisuju bez naloga, svaki potpisnik potvrđuje da je saglasan da potpiše elektronski, a gotov dokument je jedan zapečaćen PDF sa zapisom o potpisivanju (imena, vremena, IP, uređaj, istorija) i nezavisnim RFC 3161 vremenskim žigom. Gde je potreban kvalifikovani potpis, od Business plana potpisnik može potpisati sertifikatom na sopstvenom USB tokenu ili pametnoj kartici, koristeći KIMISUITE Signer za Windows.
Korak po korak tok rada je u Document Sign je objavljen: Pošaljite PDF na potpis iz vašeg radnog prostora.
Ako je većina vaših dokumenata svakodnevne vrste, možete početi sa Document Sign aplikacijom i poslati svoj prvi dokument za nekoliko minuta.
Otkažite bilo kada · Bez minimalnog trajanja · 14 dana besplatno
