Document Sign je sada dostupan u KIMISUITE. Radi jednu stvar: otpremite gotov dokument, odredite ko treba da potpiše i gde, i dobijate zapečaćen PDF koji pokazuje ko je potpisao, kada, i da se ništa nije promenilo nakon toga.
To je plaćena aplikacija koju dodajete svom radnom prostoru, poput CRM Business Hub ili Service Manager. Evo šta radi, i isto tako jasno, šta ne radi.
Čemu služi
Većina malih preduzeća ne piše ugovore u alatu za potpisivanje. Ugovor o zakupu, ponuda za posao, ugovor sa dobavljačem ili formular za saglasnost već postoje kao Word fajl ili PDF. Ono što nedostaje je deo nakon toga: dobijanje potpisa bez štampanja, skeniranja i jurenja ljudi putem emaila.
Document Sign počinje upravo na toj tački. Nema uređivača dokumenata ni šablona. Vi donosite gotov fajl, a aplikacija se bavi potpisivanjem.
Kako funkcioniše, u tri koraka
1. Otpremanje. Ubacite PDF, ili Word, OpenDocument ili RTF fajl, koji se konvertuje u PDF. Fajlovi mogu biti veličine do 25 MB. Dajete mu naslov (primaoci ga vide u emailu) i, ako želite, dodeljujete ga projektu.
2. Priprema. Dodajte primaoce po imenu i emailu i odredite njihovu ulogu: potpisuje ili dobija kopiju. Zatim postavite polja na stranice: potpis, inicijali, puno ime, email, datum, tekst i polje za potvrdu. Tekstualna polja i polja za potvrdu mogu biti označena kao obavezna, a datum se sam popunjava kada primalac potpiše. Ako je redosled bitan, uključite potpisivanje po redosledu, i sledeći potpisnik se poziva tek kada prethodni potpiše. Kratka kontrolna lista vam govori kada je sve na svom mestu.
3. Slanje. Dodajte poruku, opcioni rok i automatske podsetnike, zatim pošaljite. Svaki primalac dobija link.
Šta potpisnik vidi
Primalac ne mora da ima nalog. Otvara link na računaru ili telefonu, prolazi kroz polja jedno po jedno, i potpisuje se crtanjem mišem, prstom ili olovkom, ili kucanjem svog imena. Pre nego što završi, potvrđuje da je saglasan da potpiše elektronski. Ako nešto nije u redu, može da odbije i navede razlog, a vi ste obavešteni.
Stranica za potpisivanje je dostupna na 16 jezika, a jezik možete podesiti za svakog primaoca. Klijent u Skoplju može proći kroz stranicu za potpisivanje na makedonskom, dok partner u Beču vidi nemački; sam dokument ostaje tačno onakav kakav ste ga otpremili.
Šta dobijate zauzvrat
Kada poslednja osoba potpiše, dokument je kompletan i dobijate jedan zapečaćen PDF:
| Deo | Šta sadrži |
|---|---|
| Potpisane stranice | Vaše originalne stranice sa popunjenim potpisima, inicijalima, imenima, datumima, tekstom i oznakama |
| Pečat dokumenta | Pečat sa 8-cifrenim brojem dokumenta na svakoj stranici |
| Evidencija potpisa | Priložene stranice sa spiskom svakog primaoca, njihovom ulogom, kada su pozvani, otvorili i potpisali, IP adresom i uređajem, plus kompletna istorija događaja |
| Digitalni pečat | Gotov PDF je digitalno zapečaćen, tako da kasnije izmene postaju vidljive |
| Vremenski žig | Nezavisan RFC 3161 vremenski žig preko potpisanog PDF-a |
U aplikaciji takođe vidite SHA-256 otiske (heš vrednosti) otpremljenog fajla i potpisanog fajla, detalje vremenskog žiga i svaki korak istorije: otpremljeno, poslato, otvoreno, potpisano, odbijeno, podsetnici, završeno.
Koja vrsta potpisa je u pitanju
Podrazumevano, potpisnici koriste jednostavan elektronski potpis prema EU eIDAS regulativi, i svaki potpisnik potvrđuje da je saglasan da potpiše elektronski. Za svakodnevnu poslovnu papirologiju kao što su ponude, porudžbine, ugovori o uslugama, interna odobrenja i većina saglasnosti kupaca, ovo je nivo koji je u uobičajenoj upotrebi.
Neki dokumenti zahtevaju više. Tamo gde je potreban kvalifikovani potpis, od Business plana možete postaviti nivo potpisnika na Sertifikat na tokenu: potpisuju sertifikatom na sopstvenom USB tokenu ili pametnoj kartici, koristeći KIMISUITE Signer za Windows. Jednostavan elektronski potpis ostaje standard; potpis tokenom je opcija za slučajeve koji to zahtevaju.
Ako niste sigurni koji nivo dokument zahteva, objašnjavamo tri nivoa, i gde je razlika bitna, u Šta je elektronski potpis? Jednostavan, napredni i kvalifikovani.
Praćenje
Kontrolna tabla pokazuje šta čeka na potpise, šta je još uvek nacrt i šta je nedavno završeno. Dokumenti se mogu grupisati u projekte, na primer svi ugovori za jednu nekretninu ili jedno zapošljavanje, sa trakom napretka po projektu. Događaji potpisivanja se takođe pojavljuju u KIMISUITE zvoncu za obaveštenja, a svakoga ko još nije potpisao možete podsetiti jednim klikom.
Šta Document Sign ne radi
Da očekivanja budu jasna:
- nema uređivača dokumenata niti šablona; otpremate gotove fajlove
- nema povezivanja sa CRM Business Hub-om ili aplikacijom Contacts; primaoci se unose po imenu i emailu
- nema prilagođenog brendiranja na stranici za potpisivanje
- nema javne stranice za verifikaciju za treća lica
Planovi se računaju prema poslatim dokumentima mesečno, ne po korisniku. Nacrti se ne računaju dok se ne pošalju.
Isprobajte
Možete dodati Document Sign svom radnom prostoru i poslati svoj prvi dokument već danas. Pogledajte kako funkcioniše na stranici Document Sign aplikacije.
Otkažite bilo kada · Bez minimalnog trajanja · 14 dana besplatno
