Prazan termin košta vas punu vrijednost rezervacije koja ga je trebala ispuniti: uz 40 rezervacija tjedno, prosjek od 80 € i stopu nedolaska od 10%, to je 320 € tjedno i 16.640 € godišnje prihoda koji nikad ne stigne.
Većina vlasnika zna da su im nedolasci iritantni. Rijetki su ih ikad izrazili brojkom, jer jedan propušteni termin nikad ne izgleda skupo. To je jedna rupa u jednom poslijepodnevu. Trošak postaje vidljiv tek kad ga pomnožite s tjednima u godini.
Ovaj članak radi to množenje korak po korak, imenuje pretpostavke iza njega, a zatim gleda što zapravo smanjuje taj broj.
Izračun, korak po korak
Kalkulator troška nedolazaka koristi četiri ulaza i jedan jednostavan lanac množenja. Evo ga s njegovim zadanim vrijednostima, koje opisuju tipičnu malu ordinaciju ili studio:
| Ulaz | Primjer vrijednosti |
|---|---|
| Rezervacija tjedno | 40 |
| Prosječna vrijednost rezervacije | 80 € |
| Stopa nedolazaka | 10% |
| Realno smanjenje uz podsjetnike | 50% |
I rezultati:
| Rezultat | Formula | Primjer |
|---|---|---|
| Izgubljeno tjedno | 40 × 80 € × 10% | 320 € |
| Izgubljeno mjesečno | 320 € × 4,33 | 1.385,60 € |
| Izgubljeno godišnje | 320 € × 52 | 16.640 € |
| Nadoknadivo | 16.640 € × 50% | 8.320 € |
Četiri nedolaska tjedno. To je sve što unosite. Ne djeluje kao problem niti jednog pojedinog dana, što je upravo razlog zašto opstaje godinama.
Pretpostavke iza brojeva
Svaki izračun ima pretpostavke. Ovo su one koje vrijedi znati:
- Prihod, ne dobit. Kalkulator broji vrijednost rezervacije koju niste primili. Što to znači za vašu maržu, raspravlja se u nastavku.
- Mjesec ima 4,33 tjedna. To je 52 tjedna podijeljeno s 12, pa je mjesečna brojka prosjek, a ne kalendarski mjesec.
- 52 radna tjedna. Ako zatvarate četiri tjedna godišnje, pomnožite s 48 umjesto toga. Uz vrijednosti iz primjera to je 15.360 €.
- Konstantna stopa. Stvarne stope nedolazaka mijenjaju se sa sezonom, danom u tjednu i koliko unaprijed ljudi rezerviraju. Tih 10% je prosjek svih njih.
- Smanjenje je procjena. Tih 50% u zadnjem retku je ulaz koji vi birate, a ne obećanje. Kalkulator predlaže raspon od 30 do 60% za automatizirane podsjetnike. Koristite donju granicu ako želite brojku koju možete braniti.
Koliko je broj osjetljiv
Godišnji gubitak skalira se linearno sa svakim ulazom. Udvostručite stopu, udvostručite gubitak. Ova tablica zadržava 40 rezervacija tjedno i mijenja druga dva ulaza:
| Stopa nedolazaka | 50 € prosjek | 80 € prosjek | 120 € prosjek |
|---|---|---|---|
| 5% | 5.200 € | 8.320 € | 12.480 € |
| 10% | 10.400 € | 16.640 € | 24.960 € |
| 15% | 15.600 € | 24.960 € | 37.440 € |
Iz ove tablice proizlaze dvije stvari. Prvo, tvrtka s visokim vrijednostima rezervacija osjeća čak i nisku stopu: klinika sa 120 € i 5% gubi više nego studio za nokte s 50 € i 10%. Drugo, svaki postotni bod koji uklonite vrijedi jednako, bilo da krećete s 15% ili 6%. Ne postoji točka u kojoj smanjenje nedolazaka prestaje biti isplativo.
Zašto je izgubljeni prihod blizu izgubljene dobiti
Pošten prigovor: ako klijent ne dođe, i vi nešto uštedite. To je točno, ali manje nego što ljudi očekuju. Pogledajte od čega se zapravo sastoji rezervirani sat:
| Trošak termina | Plaća li se i dalje kad klijent ne dođe? |
|---|---|
| Najam prostorije ili stolice | Da |
| Plaća osobe koja je bila rezervirana | Da, bili su na poslu |
| Priprema (postavljanje prostorije, oprema spremna) | Da, obavljeno je unaprijed |
| Softver, osiguranje, režije | Da |
| Potrošni materijal (ulje, lak, jednokratne navlake) | Uglavnom ušteđeno |
Za uslužnu djelatnost, gotovo svi troškovi su fiksni za taj dan. Jedino što nedolazak štedi je materijal koji nije iskorišten. Dakle, za masažu od 80 € s možda 3 € ulja i posteljine, izgubljeni prihod i izgubljena dobit gotovo su isti broj. To je neugodan dio: nedolazak obično izravno umanjuje vašu dobit.
Što kalkulator izostavlja
Formula je namjerno konzervativna. Tri troška nisu u njoj:
Klijent kojeg ste odbili. Termin koji je bio rezerviran nije se mogao ponuditi nikome drugome. Ako je netko pitao za četvrtak u četiri i čuo "potpuno popunjeno", izgubili ste i tu rezervaciju, a možda i klijenta.
Posao oko praznine. Netko zove klijenta koji nije došao, čeka deset minuta da bude siguran, pomiče sljedeći termin unaprijed ako je moguće i ažurira evidenciju. U užurbanom danu to je petnaest minuta koje nitko nije planirao.
Kasno otkazivanje. Otkazivanje dva sata prije termina je, za vaš raspored, gotovo isto što i nedolazak: termin je preblizu da bi se popunio. Mnoge tvrtke broje ovo odvojeno i zatim podcjenjuju problem. Ako želite realnu brojku, dodajte kasna otkazivanja stopi nedolazaka prije nego što je unesete.
Odakle dolaze nedolasci
Dobra vijest je da nedolasci nisu slučajni. Dolaze s kratkog popisa uzroka, a svaki ima odgovarajuće rješenje:
| Uzrok | Kako izgleda | Što pomaže |
|---|---|---|
| Klijent je zaboravio | Rezervirao prije tri tjedna, nikad više nije razmišljao o tome | Pisana potvrda i podsjetnik |
| Rezervirano telefonom, ništa pismeno | Termin je živio samo u klijentovom sjećanju | Potvrda e-poštom za svaku rezervaciju, uključujući telefonske |
| Rezervirano previše unaprijed | Planovi su se promijenili, otkazivanje je bilo neugodno | Prozor rezervacije koji ograničava koliko unaprijed ljudi mogu rezervirati |
| Rezervirano prekasno za planiranje | Termin isti dan, a onda je nešto iskrslo | Minimalna najava prije termina |
| Nejasna pravila | Klijent nije znao da propušteni termin ima posljedice | Vidljiva politika otkazivanja koju klijent prihvaća prije rezervacije |
| Ništa nije na kocki | Besplatno rezervirati, besplatno preskočiti | Plaćanje unaprijed ili polog za duge ili skupe usluge |
Primijetite da se većina rješenja odnosi na informacije, a ne na pritisak. Klijent koji zna kada, gdje i pod kojim uvjetima se očekuje, obično dolazi pouzdanije od onoga koji je rezervirao iz hira prije tri tjedna.
Prvo izmjerite svoju stvarnu stopu
Prije nego što išta mijenjate, saznajte svoj stvarni broj. To zvuči očito, ali u mnogim tvrtkama nedolazak se bilježi kao "otkazano", ili se uopće ne bilježi, pa je stopa osjećaj, a ne brojka.
Jednostavno pravilo rješava ovo: svaki termin završava u jednom od tri stanja. Dovršeno, otkazano ili nedolazak. Ništa ne ostaje otvoreno. Nakon četiri tjedna imate stopu koju možete unijeti u kalkulator, a nakon prve promjene možete vidjeti je li se pomaknula.
Ako se ispostavi da je vaša stopa 3%, vaš problem je mali i vaše vrijeme je bolje potrošiti drugdje. Ako je 12%, tablica iznad vam govori koliko vrijedi to riješiti.
Kako Service Manager rješava nedolaske
U Service Manageru, nedolazak je status, a ne bilješka. S popisa rezervacija ili iz same rezervacije, jednim klikom označavate termin kao dovršen, nedolazak ili otkazan. Nadzorna ploča to broji u stopu nedolazaka za danas, zadnjih 7 dana ili zadnjih 30 dana, uz rezervacije, očekivani prihod i nove kontakte. To vam daje broj koji kalkulator treba, bez proračunske tablice.
Uzroci iz gornje tablice preslikavaju se na postavke koje već imate:
- Pisana potvrda. Service Manager šalje e-poštu u šest trenutaka: rezervacija kreirana, potvrđena, otkazana, dovršena, pomaknuta i označena kao nedolazak. Postoji verzija za klijenta i jedna za vaš ured, a klijenti dobivaju jezik na kojem su rezervirali. Tekst pišete sami, s poljima za umetanje datuma, vremena, usluge i broja rezervacije.
- Jasna pravila. Politika otkazivanja povezana je na stranici rezervacije, a kad su uvjeti i politika privatnosti uključeni, klijent označava oboje prije nego što rezervacija prođe.
- Razumna ograničenja. Minimalna najava i prozor rezervacije određuju koliko kratkoročno i koliko unaprijed klijenti mogu rezervirati online.
- Drugi pogled. S isključenom automatskom potvrdom, nove online rezervacije stižu kao zahtjevi i čekaju na nadzornoj ploči dok ih vi ne potvrdite.
- Novac na kocki. Za duge ili skupe usluge, proširenja za plaćanje omogućuju klijentima da plate online prilikom rezervacije, putem Stripea. Plaćanje po dolasku ostaje opcija.
Ako još uvijek razrađujete kako se usluge, prostorije i radno vrijeme uklapaju zajedno, naš vodič za online zakazivanje termina pokriva osnove.
Počnite s vlastitim brojem
Unesite svoje rezervacije, svoju prosječnu vrijednost i svoju iskrenu stopu nedolazaka u kalkulator. Ako je godišnja brojka veća od onoga što plaćate za softver koji bi je pomogao smanjiti, odluka se donosi sama.
Možete postaviti Service Manager u svoj radni prostor i pratiti svoju stopu nedolazaka od prvog tjedna. Otkažite bilo kada · Bez minimalnog trajanja · 14 dana besplatno.
