Η συνάντηση τελειώνει και οι αποφάσεις βρίσκονται σε μια σελίδα σημειώσεων, σε ένα νήμα συνομιλίας ή στο μυαλό κάποιου. Το να μεταφερθούν σε έναν πίνακα ως κανονικές εργασίες είναι το βήμα που συνήθως παραλείπεται. Το Task Hub, η εφαρμογή πίνακα εργασιών στο KIMISUITE, έχει πλέον τις δικές του σελίδες στο kimisuite.com και το κομμάτι που αξίζει μια πιο προσεκτική ματιά είναι το AI Task: το trettly μετατρέπει ό,τι λέτε ή επικολλάτε σε κάρτες που ελέγχετε πριν δημιουργηθούν.
Τέσσερις τρόποι εισαγωγής
Το AI Task ανοίγει από οποιονδήποτε πίνακα. Επιλέγετε πώς θα παραδώσετε την εργασία:
| Διαδρομή | Τι δίνετε στο trettly |
|---|---|
| Κείμενο | Επικολλήστε σημειώσεις συνάντησης, ένα νήμα ομαδικής συνομιλίας ή το δικό σας brain dump |
| Φωνή | Πατήστε εγγραφή και πείτε τι πρέπει να γίνει, από ποιον και μέχρι πότε |
| Αρχείο | Ανεβάστε ένα αρχείο κειμένου, PDF, Word ή ήχου |
| Από το Meeting Hub | Ξεκινήστε από τη σύνοψη και τη μεταγραφή μιας συνάντησης, εάν το Meeting Hub είναι στον χώρο εργασίας σας |
Η οθόνη φωνής δείχνει μερικά παραδείγματα για το τι να πείτε πριν ξεκινήσετε, όπως μια ημερομηνία λήξης, μια εξάρτηση ή μια προτεραιότητα.
Τι επιστρέφει
Το trettly γράφει κάθε εκκρεμότητα ως κάρτα με σαφή τίτλο, σύντομη περιγραφή, προτεινόμενη λίστα και μια ετικέτα από τον πίνακά σας, όχι μια γενική. Όπου αναφέρατε ημερομηνία, ορίζει την ημερομηνία λήξης και δείχνει τις λέξεις από τις οποίες προήλθε. Το "Πριν την Παρασκευή" γίνεται εκείνη η Παρασκευή, το "τέλος του μήνα" γίνεται η τελευταία ημέρα του μήνα και μπορείτε να δείτε γιατί.
Ένα παράδειγμα. Ένας επιστάτης συνεργείου υπαγορεύει φεύγοντας από τον χώρο:
"Κυνήγησε τον προμηθευτή για το κιτ τσιμούχας σήμερα. Κλείσε τη λήψη ταχογράφου για το μπλε βαν πριν το τέλος του μήνα. Η Άννα ελέγχει τα φώτα φρένων του ρυμουλκούμενου πριν την Παρασκευή."
Τι προτείνει το trettly:
| Κάρτα | Λίστα | Λήξη | Προέρχεται από |
|---|---|---|---|
| Κυνήγησε τον προμηθευτή για το κιτ τσιμούχας | Προς εκτέλεση | σήμερα | "σήμερα" |
| Κλείσε λήψη ταχογράφου, μπλε βαν | Προγραμματισμένο | τελευταία ημέρα του μήνα | "πριν το τέλος του μήνα" |
| Έλεγχος φώτων φρένων ρυμουλκούμενου | Προς εκτέλεση | Παρασκευή | "πριν την Παρασκευή" |
Τίποτα δεν δημιουργείται χωρίς εσάς
Το AI Task δεν γράφει ποτέ απευθείας στον πίνακα. Λαμβάνετε πρώτα μια λίστα για έλεγχο. Ξετσεκάρετε ό,τι δεν θέλετε, διορθώστε έναν τίτλο, προσθέστε έναν υπεύθυνο και μια προτεραιότητα, επιλέξτε τη λίστα και μετά δημιουργήστε όλες τις κάρτες με ένα κλικ.
Αυτό έχει σημασία γιατί μια λανθασμένη εικασία ημερομηνίας είναι εύκολο να εντοπιστεί σε μια λίστα ελέγχου και ενοχλητικό να βρεθεί αργότερα σε έναν γεμάτο πίνακα. Η εμφάνιση της αρχικής φράσης δίπλα σε κάθε ημερομηνία είναι αυτό που κάνει τον έλεγχο γρήγορο.
Μιλήστε σε μία γλώσσα, γράψτε σε άλλη
Επιλέγετε τη γλώσσα που μιλάτε και, ξεχωριστά, τη γλώσσα στην οποία γράφονται οι κάρτες. Διαθέσιμες είναι δεκαέξι γλώσσες, από αγγλικά, μακεδονικά, αλβανικά και σερβικά έως γερμανικά, ελληνικά, τουρκικά και αραβικά. Από προεπιλογή, οι κάρτες γράφονται στη γλώσσα που μιλάτε.
Για μια ομάδα που δεν μοιράζεται μία γραπτή γλώσσα, αυτό είναι το χρήσιμο κομμάτι. Ο επιστάτης υπαγορεύει στα μακεδονικά, το γραφείο διαβάζει τις κάρτες στα αγγλικά και κανείς δεν ξαναπληκτρολογεί τίποτα.
Μια πρόταση σε κάθε κάρτα
Ένα δεύτερο χαρακτηριστικό του trettly λειτουργεί σε κάρτες που ήδη υπάρχουν. Ανοίξτε μια κάρτα που παραμένει αδρανής για μέρες και πατήστε Πρόταση επόμενης ενέργειας. Το trettly διαβάζει την κάρτα και προτείνει τι να κάνετε στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τις ετικέτες και τις λίστες του δικού σας πίνακα: προσθέστε μια ετικέτα, μετακινήστε την σε άλλη λίστα, προσθέστε ένα στοιχείο λίστας ελέγχου. Εφαρμόζετε ό,τι έχει νόημα και αγνοείτε τα υπόλοιπα.
Από τον πίνακα στο χρονοδιάγραμμα
Οι κάρτες με ημερομηνία έναρξης και λήξης εμφανίζονται επίσης στο Timeline, την προβολή Gantt του Task Hub, με βέλη για το τι εξαρτάται από τι. Εάν θέλετε να σχεδιάσετε ένα πλάνο πριν δημιουργήσετε έναν πίνακα, η δωρεάν γεννήτρια Gantt έργου σας δίνει ένα γρήγορο διάγραμμα. Μια συμβουλή που εξοικονομεί σύγχυση αργότερα: μια κάρτα με μόνο ημερομηνία λήξης εμφανίζεται ως ρόμβος (ορόσημο), όχι ως μπάρα. Ορίστε και ημερομηνία έναρξης και αποκτάτε μπάρα.
Ποιο πλάνο περιλαμβάνει τι
Το Task Hub έχει τρία πλάνα: Start, Grow και Business.
| Χαρακτηριστικό | Start | Grow | Business |
|---|---|---|---|
| Πίνακες, κάρτες, ετικέτες, λίστες ελέγχου, σχόλια, συνημμένα | ναι | ναι | ναι |
| Timeline, προσαρμοσμένα πεδία, εξαρτήσεις, σύνδεσμοι σε άλλες εφαρμογές | όχι | ναι | ναι |
| Κανόνες αυτοματισμού ανά πίνακα | όχι | 10 | απεριόριστοι |
| Πρόταση επόμενης ενέργειας (trettly) | όχι | ναι | ναι |
| AI Task από κείμενο, φωνή ή αρχείο (trettly) | όχι | όχι | ναι |
Γιατί βρίσκεται σε έναν χώρο εργασίας
Ένας πίνακας εργασιών λειτουργεί καλύτερα όταν γνωρίζει τι αφορούν οι εργασίες. Στο Task Hub μια κάρτα μπορεί να παραπέμπει σε έναν υποψήφιο πελάτη ή πελάτη CRM, μια κράτηση, μια επαφή ή ένα όχημα και οι κανόνες αυτοματισμού μπορούν να ξεκινούν από συμβάντα σε άλλες εφαρμογές, όπως μια επιβεβαιωμένη κράτηση ή μια ληφθείσα πληρωμή. Γράψαμε για αυτή την πλευρά στο γιατί η λίστα εργασιών σας ανήκει δίπλα στα δεδομένα των πελατών σας.
Δοκιμάστε το
Δείτε τους πίνακες, το Timeline και το AI Task στη σελίδα του Task Hub και προσθέστε την εφαρμογή στον χώρο εργασίας σας: Ακύρωση οποτεδήποτε · Χωρίς ελάχιστη διάρκεια · 14 ημέρες δωρεάν.
