Ο χρόνος buffer ανάμεσα στα ραντεβού είναι το κενό που αφήνετε ελεύθερο μετά από μία κράτηση και πριν από την επόμενη, ώστε να ετοιμαστεί ξανά η αίθουσα, να γράψει ο θεραπευτής τις σημειώσεις του και να μη μετατοπίσει ένας καθυστερημένος πελάτης ολόκληρη τη μέρα. Αν τον ορίσετε πολύ μικρό, κάθε καθυστέρηση μεταφέρεται μέχρι το βράδυ. Αν τον ορίσετε πολύ μεγάλο, χαρίζετε ραντεβού που θα μπορούσατε να είχατε πουλήσει. Αυτός ο οδηγός δείχνει πώς να επιλέξετε το σωστό buffer, πόσα διαθέσιμα ραντεβού κοστίζει και πώς να σταματήσετε τις διπλοκρατήσεις όταν πρέπει να είναι ελεύθεροι και οι χώροι και οι άνθρωποι.
Τρία διαφορετικά είδη «κενού»
Με τη λέξη «buffer» εννοούμε συνήθως τρία πράγματα που λειτουργούν διαφορετικά στο πρόγραμμα:
- Χρόνος προετοιμασίας πριν από το ραντεβού: ζέσταμα των πετρών, στήσιμο του σταθμού νυχιών, ανάγνωση του φακέλου του πελάτη.
- Χρόνος ολοκλήρωσης μετά από αυτό: καθαρισμός, αλλαγή λευκών ειδών, σημειώσεις, πληρωμή.
- Το κενό ανάμεσα στις κρατήσεις: ένα περιθώριο ασφαλείας για υπερβάσεις χρόνου και για να συνοδεύσετε τον πελάτη μέχρι την πόρτα.
Κρατήστε τα ξεχωριστά. Ένα μασάζ με ζεστές πέτρες χρειάζεται προετοιμασία που ένα κλασικό μανικιούρ δεν χρειάζεται, και μια αίθουσα περιποίησης προσώπου χρειάζεται χρόνο καθαρισμού που μια τηλεφωνική συμβουλευτική δεν χρειάζεται. Ένα ενιαίο buffer για όλες τις υπηρεσίες είτε σπαταλά χρόνο στις σύντομες είτε δεν αρκεί για τις μεγάλες.
Πόσο buffer χρειάζεστε
Δεν υπάρχει ένας σωστός αριθμός για όλους, αλλά μπορείτε να τον βγάλετε από τη δική σας μέρα:
- Χρονομετρήστε την προετοιμασία. Για μία εβδομάδα, σημειώνετε πόσο χρόνο χρειάζεται πραγματικά η αίθουσα ή ο σταθμός ανάμεσα στους πελάτες. Χρησιμοποιήστε τη συνηθισμένη τιμή, όχι τη χειρότερη μέρα.
- Δείτε τις υπερβάσεις. Αν τα ραντεβού τελειώνουν τακτικά πέντε λεπτά αργότερα, αυτός ο χρόνος ανήκει στο buffer, όχι στο μεσημεριανό σας διάλειμμα.
- Υπολογίστε τις μετακινήσεις. Σε ένα spa, ο πελάτης αλλάζει, κάνει ντους ή μετακινείται από αίθουσα σε αίθουσα. Αυτός ο χρόνος είναι μέρος της κράτησης.
- Ορίστε το ανά υπηρεσία. Οι μεγάλες θεραπείες με προετοιμασία παίρνουν περισσότερο, οι σύντομες επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες λιγότερο.
Πόσα ραντεβού σας κοστίζει ένα buffer
Το buffer δεν είναι ποτέ δωρεάν. Ο πιο γρήγορος τρόπος να δείτε το κόστος του είναι να συγκρίνετε την ίδια μέρα με και χωρίς αυτό.
Παράδειγμα: δουλεύετε 8 ώρες την ημέρα και πουλάτε θεραπείες 60 λεπτών.
| Buffer | Χρόνος ανά κράτηση | Ραντεβού ανά ημέρα | Ραντεβού ανά εβδομάδα (5 ημέρες) | Ραντεβού ανά μήνα (22 ημέρες) |
|---|---|---|---|---|
| 0 λεπτά | 60 λεπτά | 8 | 40 | 176 |
| 5 λεπτά | 65 λεπτά | 7 | 35 | 154 |
| 10 λεπτά | 70 λεπτά | 6 | 30 | 132 |
| 15 λεπτά | 75 λεπτά | 6 | 30 | 132 |
Ξεχωρίζουν δύο πράγματα. Η μετάβαση από μηδενικό buffer σε 10 λεπτά κοστίζει δύο θεραπείες την ημέρα. Και ανάμεσα στα 10 και τα 15 λεπτά δεν αλλάζει τίποτα σε αυτό το παράδειγμα, γιατί ο χρόνος που περισσεύει δεν φτάνει ούτως ή άλλως για μια ακόμη ολόκληρη θεραπεία. Αν χρειάζεστε κάποιο κενό, δείτε σε ποια σημεία αλλάζει ο αριθμός των ραντεβού πριν αποφασίσετε.
Μια λεπτομέρεια που δεν φαίνεται στον πίνακα: υπολογίζει buffer μετά από κάθε κράτηση, ακόμη και μετά την τελευταία της ημέρας. Αν μετά τον τελευταίο πελάτη δεν χρειάζεται προετοιμασία, η μέρα μπορεί μερικές φορές να χωρέσει ένα ραντεβού ακόμη. Με buffer 10 λεπτών, επτά θεραπείες των 60 λεπτών και έξι κενά καλύπτουν ακριβώς 480 λεπτά, οπότε η πραγματική απώλεια είναι μία θεραπεία και όχι δύο, εφόσον δεν υπάρξει καμία υπέρβαση χρόνου.
Μπορείτε να δοκιμάσετε τις δικές σας ώρες, τη διάρκεια της υπηρεσίας και το buffer στον δωρεάν υπολογιστή διαθέσιμων ραντεβού. Διαιρεί τα λεπτά εργασίας σας με τη διάρκεια μίας κράτησης συν το buffer και στρογγυλοποιεί προς τα κάτω, όπως ακριβώς υπολογίστηκε ο παραπάνω πίνακας.
Γιατί εξακολουθούν να γίνονται διπλοκρατήσεις
Ένα καλό buffer προστατεύει το πρόγραμμά σας. Δεν σας προστατεύει από το να πουλήσετε την ίδια αίθουσα δύο φορές. Σε ένα spa ή ένα κομμωτήριο με αίθουσες θεραπειών, μια κράτηση χρειάζεται τρία πράγματα ελεύθερα την ίδια στιγμή:
- Τον χρόνο, μέσα στο ωράριο λειτουργίας σας
- Ένα άτομο που μπορεί να κάνει την υπηρεσία
- Μια αίθουσα ή έναν σταθμό που χρειάζεται η υπηρεσία
Μια χάρτινη ατζέντα ή ένα ημερολόγιο με μία στήλη ανά θεραπευτή ελέγχει μόνο το δεύτερο σημείο. Δύο θεραπευτές μπορεί να είναι και οι δύο ελεύθεροι στις 2 μ.μ., ενώ υπάρχει μόνο μία αίθουσα με κρεβάτι θεραπείας. Αυτή είναι η διπλοκράτηση που χαλάει ένα απόγευμα, και κανένα buffer δεν την αποτρέπει.
Η λύση είναι να γίνουν οι αίθουσες και ο εξοπλισμός μέρος του προγράμματος: κάθε υπηρεσία δηλώνει τι χρειάζεται, κάθε αίθουσα έχει το δικό της ωράριο και μια ώρα προσφέρεται μόνο όταν είναι όλα ελεύθερα.
Πώς το διαχειρίζεται το Service Manager
Το Service Manager είναι η εφαρμογή ραντεβού του χώρου εργασίας KIMISUITE. Αντιμετωπίζει και τα τρία κενά και το ζήτημα των αιθουσών ως μέρος κάθε υπηρεσίας:
- Προετοιμασία, ολοκλήρωση και buffer ανά υπηρεσία. Στον επεξεργαστή υπηρεσιών εισάγετε λεπτά πριν, μετά και ανάμεσα, και ο επεξεργαστής διατυπώνει το αποτέλεσμα σε μία πρόταση, για παράδειγμα: «Κάθε κράτηση δεσμεύει 75 λεπτά του προγράμματος (προετοιμασία + ραντεβού + ολοκλήρωση), συν ένα κενό 10 λεπτών μέχρι την επόμενη κράτηση.»
- Ένα προεπιλεγμένο buffer για όλη την επιχείρηση στις ρυθμίσεις κρατήσεων, δίπλα στο διάστημα μεταξύ ραντεβού και την αυτόματη επιβεβαίωση.
- Απαιτούμενοι τύποι πόρων. Μια υπηρεσία δηλώνει τι χρειάζεται, π.χ. έναν μασέρ και μια αίθουσα θεραπειών. Ο προγραμματισμός πόρων διαχειρίζεται αίθουσες, καρέκλες, σταθμούς και εξοπλισμό ως πόρους με το δικό τους εβδομαδιαίο πρόγραμμα και τη δική τους χωρητικότητα.
- Προσφέρονται μόνο ελεύθερες ώρες. Οι διαθέσιμες ώρες προκύπτουν από το ωράριο εργασίας, το πρόγραμμα των πόρων, τη διάρκεια, την προετοιμασία, την ολοκλήρωση και το buffer, και οι κλεισμένες ώρες εξαφανίζονται από τη δημόσια σελίδα κρατήσεων.
- Προγραμματισμένα μπλοκ. Τα πρότυπα εβδομαδιαίου προγράμματος βάζουν στο ημερολόγιο τον καθαρισμό, τις ενημερώσεις ή τις παραλαβές ως χρονικά μπλοκ ανάμεσα στα ραντεβού.
Το αποτέλεσμα: ένας πελάτης που κλείνει online βλέπει μόνο ώρες όπου είναι διαθέσιμοι ταυτόχρονα το σωστό άτομο και η σωστή αίθουσα, με τον χρόνο προετοιμασίας ήδη υπολογισμένο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ο χρόνος buffer ανάμεσα στα ραντεβού;
Είναι ο χρόνος που αφήνετε ελεύθερο ανάμεσα σε δύο κρατήσεις για καθαρισμό, σημειώσεις, υπερβάσεις χρόνου και μετακίνηση πελατών, ώστε οι καθυστερήσεις να μη συσσωρεύονται μέσα στη μέρα.
Πόσο πρέπει να διαρκεί το buffer ανάμεσα στα ραντεβού;
Μετρήστε τον πραγματικό χρόνο προετοιμασίας για μία εβδομάδα και ορίστε το buffer ανά υπηρεσία. Οι σύντομες επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες χρειάζονται λιγότερο, οι μεγάλες θεραπείες με προετοιμασία περισσότερο.
Μειώνει ο χρόνος buffer τον αριθμό των πελατών που μπορώ να κλείσω;
Ναι. Με 8 ώρες και θεραπείες 60 λεπτών, ένα buffer 10 λεπτών μετά από κάθε κράτηση σας πηγαίνει από 8 σε 6 κρατήσεις την ημέρα, ή σε 7 αν η τελευταία κράτηση της ημέρας δεν χρειάζεται κενό. Ελέγξτε τους αριθμούς πριν αποφασίσετε.
Πώς αποφεύγω τις διπλοκρατήσεις σε κοινές αίθουσες;
Διαχειριστείτε τις αίθουσες και τον εξοπλισμό ως πόρους στο σύστημα κρατήσεών σας, ώστε μια ώρα να προσφέρεται μόνο όταν είναι ελεύθεροι και το άτομο και η αίθουσα.
Ενεργοποιήστε το Service Manager στον χώρο εργασίας σας και δοκιμάστε το για 14 ημέρες
