Онлайн записването за консултации означава, че клиентът избира свободен час на страницата ви за резервации, потвърждава го и получава видео линк за сесията, без вие да изпращате нищо ръчно. За коучове, консултанти и терапевти, които работят дистанционно, това заменя познатата верига: имейли „Кой час ви е удобен?“, покана в календара, отделен видео линк и напомняне, което сте забравили да изпратите.
Това ръководство обяснява от какво се нуждае един добър процес от резервацията до видеото, къде обикновено се проваля и как да го настроите така, че сесията просто да се случи.
Къде обичайната организация се проваля
Повечето коучове започват с три отделни инструмента: линк за записване, видео услуга и календар. Всеки работи добре сам по себе си. Проблемът е помежду им:
- Линкът не е свързан с резервацията. Премествате сесията, но старият видео линк все още е в пощата на клиента.
- Отказите оставят „сираци“. Резервацията е отменена, срещата все още съществува и клиентът влиза в празна стая.
- Часовите зони объркват хората. Вашите 10:00 ч. са 9:00 ч. за клиента и един от вас идва с час разлика.
- Правилата са само в главата ви. Не приемате резервации за утре сутрин, за първа сесия искате да ви предупредят седмица по-рано и държите клиентите първо да приемат условията ви. Нищо от това не стои на страницата за записване.
Целта е един процес, в който резервацията и срещата са един и същ обект: създавате, местите или отменяте веднъж, а видео линкът се променя заедно с тях.
Какво очакват клиентите от страницата за резервации
Потенциален клиент, който решава дали да запази първа сесия, търси:
- Вашите услуги с продължителност и цена, например 30-минутен опознавателен разговор и 60-минутна сесия.
- Часове, показани в собствената му часова зона.
- Ясни условия: колко време напред може да запазва, политиката ви за отказ, политиката ви за поверителност.
- Потвърждение, което съдържа линка, за да не се чуди как да се включи.
- Включване без създаване на акаунт, в браузъра, от всяко устройство.
Ако нещо от това липсва, въпросите се връщат при вас по имейл.
Задаване на правилата за резервация
Преди да публикувате страница за резервации, определете четири правила:
- Минимално предизвестие. Колко време преди сесията някой все още може да запази час. Два часа, един ден или повече за първа сесия.
- Период за резервации. Колко време напред е отворен календарът ви, например 30 дни.
- Продължителност на сесията и паузи. Оставете време след всяка сесия за бележки, за да не се застъпват последователните разговори.
- Ръчно или автоматично потвърждение. Автоматичното е по-бързо за постоянни клиенти; ръчното ви позволява първо да прегледате ново запитване.
Ако работите с клиенти в чужбина, проверете предлаганите часове спрямо техния работен ден с безплатния конвертор на часови зони, преди да ги зададете. За самата сесия кратък дневен ред помага първият разговор да не се отклонява; безплатният генератор на дневен ред за срещи ви дава шаблон, който да адаптирате.
Как работи процесът със Service Manager и Meeting Hub
В KIMISUITE две приложения в едно и също работно пространство покриват този процес: Service Manager приема резервацията, а Meeting Hub провежда видео сесията. Работното пространство се нуждае и от двете приложения.
Страницата за резервации. Service Manager ви дава публична страница за резервации с осем шаблона, услугите ви по категории с цена и продължителност и текстове на езиците, които изберете. Клиентите виждат всеки час във вашата часова зона и в своята („Вашият час“). Задавате минимално предизвестие и период за резервации, а когато условията и политиката за поверителност са включени, клиентите трябва да отметнат и двете, преди да запазят час. Политиката ви за отказ е свързана на страницата. При изключено автоматично потвърждение новите резервации чакат в опашка за потвърждение на таблото ви, докато не натиснете „Потвърди“.
Срещата се създава вместо вас. В Service Manager включвате интеграцията с Meeting Hub и отбелязвате кои услуги са онлайн срещи. Когато такава резервация бъде потвърдена, в Meeting Hub се създава среща с поканен клиент и се изпраща имейлът за потвърждение. В записа на резервацията виждате линка на клиента, бутон „Влез като домакин“ и опции за повторно изпращане на линковете или генериране на нов линк за домакина.
Промените следват резервацията. Преместите ли резервацията, срещата се премества с нея. Отмените ли резервацията, срещата също се отменя; тогава линкът на клиента показва, че срещата е отменена.
Самата сесия. Клиентите се включват от линка в браузъра само с име, без нужда от акаунт. Чакалнята ви позволява да ги допуснете, когато сте готови, а срещата може да има парола. По време на разговора разполагате със споделяне на екрана, бяла дъска, чат и субтитри в реално време. След срещата можете да изтеглите транскрипцията, а при плановете Pro и Enterprise получавате по имейл AI обобщение със задачи за изпълнение и ключови решения. При плана Starter срещите приключват след 120 минути, което е важно, ако провеждате по-дълги уъркшопи.
Вашите собствени имейли. В Service Manager има имейл шаблони за всяко събитие (създаване, потвърждение, отказ, преместване и други) на всеки език и те могат да съдържат линка към срещата като променлива.
Проста първоначална настройка
- Създайте две услуги: кратък опознавателен разговор и стандартната си сесия, и двете отбелязани като онлайн срещи.
- Задайте работно време, минимално предизвестие и период за резервации.
- Добавете условията си, политиката за поверителност и политиката за отказ.
- Изберете шаблон за страницата за резервации и поставете линка в имейл подписа и профилите си в социалните мрежи.
- Запазете си веднъж час като тестов клиент и се включете от второ устройство.
Често задавани въпроси
Какво е онлайн записване за консултации?
Това е страница за резервации, на която клиентите избират час за дистанционна сесия и автоматично получават видео линка, така че не изпращате покани ръчно.
Какво става с видео линка, ако клиентът промени часа?
Когато Service Manager и Meeting Hub са свързани, преместването на резервацията мести и срещата, а отмяната на резервацията отменя срещата.
Трябва ли клиентите ми да имат акаунт, за да се включат във видео сесията?
Не. Те отварят линка от потвърждението си и се включват в браузъра, като въведат името си.
Мога ли да одобрявам нови клиенти, преди сесията да бъде потвърдена?
Да. Изключете автоматичното потвърждение и новите резервации ще чакат в опашката за потвърждение, докато не ги потвърдите.
Добавете Service Manager и Meeting Hub към работното си пространство и ги изпробвайте 14 дни
