Изборът на система за вашия имот е едно от онези решения, които изглеждат като покупка на софтуер, а се държат като решение за наемане на служител. Вие не купувате функции. Избирате нещо, което ще стои в центъра на всяка смяна, всяко настаняване и всяка фактура през следващите пет години.
Затова обичайният начин на избор — таблица за сравнение на функции, демонстрация, отстъпка — обикновено води до съжаление. Списъците с функции са написани от хората, които продават софтуера. Демонстрациите показват идеалния сценарий. Отстъпката трае дванадесет месеца, а миграцията трае вечно.
Ето един по-честен начин да вземете решението.
Започнете с вашия вторник, не със списък с функции
Преди да погледнете която и да е система, запишете какво реално се случва в един обикновен вторник във вашия имот. Не стратегията, а последователността:
- Кой проверява списъка с пристигащи и кога?
- Какво се случва, когато гост без резервация иска стая за една нощ?
- Как камериерките разбират кои стаи трябва да се почистят първи?
- Какво се случва, когато гост иска да удължи престоя си с един ден?
- Кой оправя нещата, когато два канала продадат една и съща стая?
- Как корпоративен гост получава фактура с правилното ДДС и правилния адрес?
- Какво се случва с резервацията за спа, за която гостът е попитал при настаняването?
Този списък е вашата спецификация. Всеки един от тези моменти или става по-лесен с новата система, или не става. Всичко останало в таблицата с функции е шум.
Причината това да работи: софтуерът е лесен за оценка спрямо въображаемо бъдеще и много труден за оценка спрямо реален вторник. Донесете вторника.
Петте въпроса, които реално предсказват съжалението
След достатъчно разговори с хотелиери за системи, които по-късно са заменили, се появяват едни и същи пет пропуска.
1. Какво се случва, когато нещо се счупи в 23:00?
Не „има ли поддръжка" — всеки има поддръжка. Питайте конкретно:
- Кой отговаря извън работно време и на кой език?
- Какво е реалистичното време за реакция при „channel manager-ът е спрял да синхронизира", за разлика от „как да сменя тарифа"?
- Има ли човек, който познава вашия имот, или опашка?
Система, която е отлична единадесет месеца и недостъпна по време на единствената ви криза, не е отлична система.
2. Кой притежава вашите данни и можете ли да ги извадите?
Поискайте експорта преди да подпишете, не след това. Резервации, гости, фактури, тарифи. Във формат, който реално можете да отворите.
Ако изваждането на собствените ви данни е трудно, всичко останало във взаимоотношенията се договаря от слаба позиция. Това е и въпрос за GDPR: къде се хостват данните, кой ги обработва и какво се случва с тях, когато напуснете. KIMISUITE се хоства в ЕС с GDPR обработка по подразбиране — за европейските имоти това не е функция, а предварително условие.
3. Колко струва, когато пораснете?
Месечната цена е лесната част. Въпросите, които определят реалната цена:
- Променя ли се цената, когато добавите стаи, типове стаи, втори имот или още един потребител?
- Channel manager-ът включен ли е, или е отделен ред?
- Доставчиците на плащания включени ли са, или се таксуват на транзакция?
- Колко струва следващият модул, когато ви потрябва през втората година?
KIMISUITE Booking Hub се таксува на тип стая, не на стая. Имот с 35 стаи в четири типа стаи плаща за четири типа. Ако по-голямата част от инвентара ви се повтаря — а в повечето хотели е така — тази разлика се натрупва всеки месец. За да сме честни: за много малък имот само с шепа стаи, таксуването на стая другаде може да излезе сходно. Разликата се отваря, когато пораснете.
4. Пасва ли на формата на вашия имот, или на общ хотел?
Къща за гости с 12 стаи, градски хотел с 60 стаи и оператор с четири жилищни сгради нямат едни и същи проблеми. Поддръжката на множество имоти, обработката на множество единици, работните потоци за почистване и структурите на тарифите или отговарят на вашата форма, или прекарвате години в заобикалянето им.
Поискайте да видите вашия собствен сценарий конфигуриран. Не демонстрационен имот — вашият. Два типа стаи, които реално продавате, тарифа, която реално предлагате.
5. Къде свършва системата?
Това е въпросът, който почти никой не задава по време на избора, и този, който причинява най-много болка по-късно.
Резервационна система, която свършва при резервацията, ви оставя да решавате всичко надолу по веригата: фактурата, списъка за камериерките, ресторанта, спа часа, досието на госта. Всяка празнина се превръща в още един инструмент, още един вход, още един експорт, още едно място, където името на госта е изписано различно.
Писахме за този конкретен проблем отделно, защото заслужава пространството: хотелският PMS вече не е просто PMS.
Защо Booking Hub изглежда така, както изглежда
Booking Hub не е проектиран от документ със спецификация. Той израсна от ежедневната хотелска работа и дълга опашка от заявки на хотелиери, и все още се разширява по този начин.
Виждате го в това, което е в продукта. Организацията на почистването е вътре — възлагане на задачи на камериерките, проследяване на статуса на почистване на стаите, управление на ежедневния работен поток. Това не е функция, която някой слага в сравнителна таблица. Вътре е, защото почистването е реална част от реалния ден и някой го е поискал.
Същото важи и за частите, които са небляскави, но постоянни:
- Синхронизация на наличността в реално време между OTA каналите, защото свръхрезервацията струва повече от месец софтуер
- Директни джаджи за резервация — плъзгач, списък и търсене — които се вграждат в уебсайта, който вече имате
- Контрол на тарифите и цените със сезонни тарифи и ограничения
- Поддръжка на множество имоти от един акаунт
- Профили на гостите с история на резервациите и комуникация
- Множество доставчици на плащания за директни резервации без комисиона
Channel manager-ът и резервационният двигател са в същата система като резервациите, поради което наличността не трябва да се съгласува между двама доставчици, които взаимно се обвиняват.
Какво да правите на демонстрацията
Три неща, и отнемат петнадесет минути:
1. Накарайте ги да изградят вашия вторник. Помолете ги да конфигурират два от вашите реални типа стаи и да преминат през настаняване, смяна на стая и удължаване. Гледайте колко клика отнема и колко екрана посещават.
2. Счупете нещо нарочно. Попитайте какво се случва, ако гост отмени резервация, дошла от OTA, след като вече сте назначили стаята. Гледайте дали отговорът е работен процес или извинение.
3. Попитайте какво не прави. Всеки честен отговор тук ви казва повече от целия списък с функции. Доставчик, който не може да назове ограничение, или не е мислил за това, или няма да ви каже.
Решението всъщност не е за софтуер
Имотът, който сменя системи на всеки две години, не е без късмет. Той продължава да избира по грешни критерии: демото, което изглеждаше най-добре, цената, която изглеждаше най-ниска, списъкът с функции, който изглеждаше най-дълъг.
Имотите, които остават, са избрали на по-скучна основа. Справя ли се с реалния ми вторник? Мога ли да извадя данните си? Цената има ли смисъл при два пъти по-голям размер? Някой достъпен ли е, когато се счупи? И спира ли при резервацията, или следва госта през целия престой?
Отговорете честно на тези пет и краткият списък става много кратък.
Вижте как работи Booking Hub — PMS, channel manager и директни резервации без комисиона в една система.
