Document Sign متاح الآن في KIMISUITE. يقوم بمهمة واحدة: ترفع مستندًا جاهزًا، تحدد من يجب أن يوقّع وأين، وتستلم ملف PDF مختومًا يوضح من وقّع ومتى وأن شيئًا لم يتغير بعد ذلك.
إنه تطبيق مدفوع تضيفه إلى مساحة عملك، مثل CRM Business Hub أو Service Manager. إليك ما يفعله، وبنفس الوضوح، ما لا يفعله.
الغرض منه
معظم الشركات الصغيرة لا تكتب العقود في أداة توقيع. اتفاقية الإيجار، خطاب عرض العمل، عقد المورد أو نموذج الموافقة موجود بالفعل كملف Word أو PDF. ما ينقص هو الجزء الذي يلي ذلك: الحصول على توقيع دون طباعة ومسح ضوئي ومطاردة الأشخاص عبر البريد الإلكتروني.
يبدأ Document Sign من هذه النقطة بالضبط. لا يحتوي على محرر مستندات ولا قوالب. تحضر الملف الجاهز، ويتولى التطبيق عملية التوقيع.
كيف يعمل، في ثلاث خطوات
1. الرفع. أسقط ملف PDF، أو ملف Word أو OpenDocument أو RTF، وسيتم تحويله إلى PDF. يمكن أن يصل حجم الملفات إلى 25 ميجابايت. تعطيه عنوانًا (يراه المستلمون في البريد الإلكتروني)، وإذا رغبت، تسنده إلى مشروع.
2. التحضير. أضف المستلمين بالاسم والبريد الإلكتروني وحدد دورهم: يوقّع أو يستلم نسخة. ثم ضع الحقول على الصفحات: التوقيع، الأحرف الأولى، الاسم الكامل، البريد الإلكتروني، التاريخ، النص ومربع الاختيار. يمكن تحديد حقول النص ومربعات الاختيار كإلزامية، ويُملأ التاريخ تلقائيًا عندما يوقّع المستلم. إذا كان الترتيب مهمًا، فعّل التوقيع بالترتيب، ولن يُدعى الموقّع التالي إلا بعد توقيع السابق. قائمة تحقق قصيرة تخبرك عندما يكون كل شيء في مكانه.
3. الإرسال. أضف رسالة، وموعدًا نهائيًا اختياريًا وتذكيرات تلقائية، ثم أرسل. يستلم كل مستلم رابطًا.
ما يراه الموقّع
لا يحتاج المستلم إلى حساب. يفتح الرابط على جهاز كمبيوتر أو هاتف، يمر عبر الحقول واحدًا تلو الآخر، ويوقّع بالرسم بالفأرة أو الإصبع أو القلم، أو بكتابة اسمه. قبل أن يتمكن من الإنهاء، يؤكد موافقته على التوقيع إلكترونيًا. إذا كان هناك خطأ ما، يمكنه الرفض وإبداء سبب، وسيتم إعلامك.
صفحة التوقيع متاحة بـ 16 لغة، ويمكنك تحديد اللغة لكل مستلم. يمكن لعميل في سكوبيه المرور عبر صفحة التوقيع باللغة المقدونية بينما يراها شريك في فيينا بالألمانية؛ يبقى المستند نفسه تمامًا كما رفعته.
ما تستلمه في المقابل
عندما يوقّع آخر شخص، يكتمل المستند وتستلم ملف PDF مختومًا واحدًا:
| الجزء | ما يحتويه |
|---|---|
| الصفحات الموقعة | صفحاتك الأصلية مع التوقيعات والأحرف الأولى والأسماء والتواريخ والنصوص وعلامات الاختيار معبأة |
| ختم المستند | ختم برقم مستند من 8 أرقام على كل صفحة |
| سجل التوقيع | صفحات مرفقة تسرد كل مستلم ودوره ووقت دعوته وفتحه وتوقيعه وعنوان IP والجهاز، بالإضافة إلى السجل الكامل للأحداث |
| الختم الرقمي | ملف PDF النهائي مختوم رقميًا، بحيث تصبح أي تغييرات لاحقة مرئية |
| الختم الزمني | ختم زمني مستقل RFC 3161 على ملف PDF الموقّع |
في التطبيق ترى أيضًا بصمات SHA-256 للملف المرفوع والملف الموقّع، وتفاصيل الختم الزمني وكل خطوة من السجل: تم الرفع، تم الإرسال، تم الفتح، تم التوقيع، تم الرفض، التذكيرات، اكتمل.
أي نوع من التوقيع هو
بشكل افتراضي، يستخدم الموقّعون توقيعًا إلكترونيًا بسيطًا بموجب لائحة eIDAS الأوروبية، ويؤكد كل موقّع موافقته على التوقيع إلكترونيًا. بالنسبة للأوراق التجارية اليومية مثل العروض والطلبات واتفاقيات الخدمة والموافقات الداخلية ومعظم موافقات العملاء، هذا هو المستوى الشائع الاستخدام.
بعض المستندات تحتاج إلى المزيد. عندما يكون التوقيع المؤهل مطلوبًا، من خطة Business يمكنك ضبط مستوى الموقّع على شهادة على مفتاح أمني (Token): يوقّع بالشهادة الموجودة على مفتاح USB الأمني أو البطاقة الذكية الخاصة به، باستخدام KIMISUITE Signer لنظام Windows. يبقى التوقيع الإلكتروني البسيط هو المعيار؛ التوقيع بالمفتاح الأمني خيار للحالات التي تتطلب ذلك.
إذا لم تكن متأكدًا من المستوى الذي يحتاجه المستند، نشرح المستويات الثلاثة، وأين يكمن الفرق، في ما هو التوقيع الإلكتروني؟ البسيط والمتقدم والمؤهل.
المتابعة
تعرض لوحة المعلومات ما ينتظر التوقيعات، وما لا يزال مسودة وما اكتمل مؤخرًا. يمكن تجميع المستندات في مشاريع، على سبيل المثال جميع العقود لعقار واحد أو توظيف واحد، مع شريط تقدم لكل مشروع. تظهر أحداث التوقيع أيضًا في جرس إشعارات KIMISUITE، ويمكن تذكير كل شخص منتظر بنقرة واحدة.
ما لا يفعله Document Sign
لتوضيح التوقعات:
- لا محرر مستندات ولا قوالب؛ ترفع ملفات جاهزة
- لا اتصال بـ CRM Business Hub أو Contacts؛ يُدخل المستلمون بالاسم والبريد الإلكتروني
- لا تخصيص للهوية البصرية على صفحة التوقيع
- لا صفحة تحقق عامة لأطراف ثالثة
تُحسب الخطط بعدد المستندات المرسلة شهريًا، وليس بعدد المستخدمين. لا تُحسب المسودات حتى يتم إرسالها.
جربه
يمكنك إضافة Document Sign إلى مساحة عملك وإرسال مستندك الأول اليوم. شاهد كيف يعمل على صفحة تطبيق Document Sign.
إلغاء في أي وقت · بدون حد أدنى للمدة · 14 يومًا مجانًا
