التوقيع الإلكتروني هو بيانات في شكل إلكتروني تُرفق ببيانات إلكترونية أخرى أو ترتبط بها ارتباطاً منطقياً ويستخدمها الموقّع للتوقيع، كما هو معرّف في لائحة eIDAS الأوروبية.
التعريف واسع: فالاسم المكتوب، والتوقيع المرسوم على الهاتف، والتوقيع المعتمد على شهادة من بطاقة ذكية كلها تُعد توقيعات إلكترونية. ما يفرّق بينها هو مدى ما تثبته عن هوية الموقّع وما إذا كان المستند قد تغيّر بعد التوقيع.
المستويات الثلاثة وفق eIDAS
تأتي القواعد من اللائحة (EU) رقم 910/2014، المعروفة باسم eIDAS، وهي سارية مباشرة في كل دولة عضو في الاتحاد الأوروبي. وقد عُدّلت في عام 2024 باللائحة (EU) 2024/1183، وذلك أساساً لإضافة المحفظة الأوروبية للهوية الرقمية؛ وبقيت مستويات التوقيع الثلاثة كما كانت.
| المستوى | التعريف القانوني (eIDAS) | ما يتطلبه عملياً | الأثر القانوني |
|---|---|---|---|
| التوقيع الإلكتروني البسيط (SES) | المادة 3(10): بيانات إلكترونية تُرفق ببيانات أخرى أو ترتبط بها ارتباطاً منطقياً، ويستخدمها الموقّع للتوقيع | لا شيء محدد. توقيع مرسوم أو مكتوب، أو نقرة على "أوافق"، أو توقيع ممسوح ضوئياً ملصق في ملف | لا يمكن رفضه كدليل لمجرد أنه إلكتروني (المادة 25(1))؛ وتُقدَّر قوته الإثباتية حالة بحالة |
| التوقيع الإلكتروني المتقدم (AdES) | المادة 3(11) والمادة 26: مرتبط بالموقّع بشكل فريد، وقادر على تحديد هويته، ومُنشأ ببيانات تحت سيطرته وحده، ومرتبط بالبيانات بحيث يمكن كشف أي تغيير لاحق | عادة توقيع معتمد على شهادة يتحكم الموقّع في مفتاحه | كما سبق، مع دليل أقوى بكثير على هوية الموقّع وعدم تغيّر أي شيء |
| التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES) | المادة 3(12): توقيع متقدم مُنشأ بواسطة جهاز إنشاء توقيع مؤهل ومبني على شهادة مؤهلة | شهادة مؤهلة من مزود خدمات ثقة مؤهل، تُستخدم على جهاز معتمد مثل بطاقة ذكية أو مفتاح USB أمني (Token) أو خدمة توقيع عن بُعد مؤهلة | أثر قانوني معادل للتوقيع بخط اليد (المادة 25(2))؛ ومعترف به في جميع الدول الأعضاء (المادة 25(3)) |
أولاً، لا يوجد مستوى "غير صالح". تنص المادة 25(1) على أنه لا يجوز حرمان التوقيع الإلكتروني من الأثر القانوني أو من القبول كدليل لمجرد أنه إلكتروني أو غير مؤهل. ما يختلف هو مدى سهولة إثباته عند النزاع.
ثانياً، التوقيع المؤهل وحده هو الذي يعادل تلقائياً التوقيع بخط اليد في جميع أنحاء الاتحاد الأوروبي. أما المستويان الآخران فيُوزنان كدليل، ولهذا فإن وجود سجل تدقيق جيد مهم جداً لهما.
ما الذي يجعل التوقيع البسيط صامداً
لأن التوقيع الإلكتروني البسيط لا يتضمن إثباتاً مدمجاً، يجب أن يأتي الدليل من محيطه. وعملياً، يعني ذلك:
- من تمت دعوته، وبأي عنوان بريد إلكتروني، وهل استُخدم تحقق إضافي مثل رمز يُرسل بالبريد الإلكتروني
- متى فُتح المستند ووُقّع، مع المنطقة الزمنية
- من أين، في شكل عنوان IP والجهاز
- أن الملف لم يتغير، ويُثبت ذلك ببصمة (hash) للنسخة الأصلية والنسخة الموقعة وختم على ملف PDF النهائي
- طابع زمني مستقل، مثل طابع زمني RFC 3161 من جهة إصدار طوابع زمنية، بحيث لا يعتمد وقت التوقيع على ساعة خادمك الخاص
- موافقة صريحة من الموقّع على التوقيع إلكترونياً
التوقيع البسيط مع هذا السجل هو دليل أقوى بكثير من توقيع ممسوح ضوئياً غير مسجل ملصق في ملف Word، رغم أن كليهما "بسيط" من الناحية الشكلية.
أي مستوى يحتاجه المستند؟
تعرّف eIDAS المستويات وأثرها. أما ما إذا كان المستند يتطلب شكلاً معيناً فيقرره القانون الوطني، وهذا يختلف من دولة إلى أخرى. بعض الأنماط العامة:
| الحالة | المستوى المعتاد | ملاحظة |
|---|---|---|
| العروض وتأكيدات الطلبات وعروض الأسعار | بسيط | لا يوجد اشتراط شكلي في معظم الدول؛ الهدف هو إثبات الاتفاق |
| اتفاقيات الخدمات وعقود العمل الحر والموردين | بسيط، وأحياناً متقدم | معظم العقود التجارية يمكن إبرامها بأي شكل |
| موافقات العملاء ونماذج التسجيل والاعتمادات الداخلية | بسيط | احتفظ بالسجل مع المستند |
| عقود الإيجار وعقود العمل | يعتمد على الدولة والبند | بعض البنود قد تخضع للشكل الكتابي وفق القانون الوطني |
| أي شيء يفرض القانون فيه الشكل الكتابي | مؤهل، حيث يُسمح بالشكل الإلكتروني | في ألمانيا مثلاً، لا يمكن استبدال الشكل الكتابي القانوني إلكترونياً إلا بتوقيع مؤهل QES (المادة 126a من القانون المدني الألماني BGB) |
| مستندات يستبعد القانون فيها الشكل الإلكتروني | ورق فقط | في ألمانيا، يجب أن يكون إشعار إنهاء عقد العمل على ورق؛ والشكل الإلكتروني مستبعد (المادة 623 BGB) |
| المحررات الموثقة والعديد من عمليات نقل الملكية | كاتب عدل | خارج ما يمكن لأي أداة توقيع أن تحل محله |
القاعدة العملية الصادقة: معظم مستندات الأعمال اليومية لا تحتاج إلى شكل خاص، والتوقيع البسيط الموثق جيداً يكفي. وحيث يفرض القانون الشكل الكتابي، تحقق مما إذا كان الشكل الإلكتروني مسموحاً به أصلاً، وإذا كان كذلك فاستخدم التوقيع المؤهل. وعند الشك، اسأل محامياً في الدولة التي يحكم قانونها العقد.
ما ليس توقيعاً إلكترونياً
- ليس ختماً رقمياً. الختم (المادة 3(25)) يُنشأ بواسطة شخص اعتباري، مثل شركة، لإظهار مصدر المستند وسلامته. أما التوقيع فيصدر عن شخص طبيعي. وغالباً ما تختم منصة التوقيع ملف PDF النهائي بحيث تصبح التغييرات مرئية، لكن هذا الختم لا يحل محل توقيع الموقّع.
- ليس طابعاً زمنياً. الطابع الزمني يثبت أن البيانات كانت موجودة في وقت معين. وهو يقوّي التوقيع لكنه ليس توقيعاً.
- ليس مرادفاً لـ"التوقيع الرقمي". يشير هذا المصطلح عادة إلى التقنية التشفيرية (المفاتيح والشهادات) التي تقف خلف التوقيعات المتقدمة والمؤهلة. أما التوقيع الإلكتروني البسيط فغالباً لا يستخدم أياً منها.
مثال تطبيقي
فندق صغير يضم 12 غرفة يوقّع نحو 40 مستنداً شهرياً: 25 تأكيد حجز للمناسبات والمجموعات، و10 اتفاقيات مع موردين، وخمسة مستندات متعلقة بالموظفين.
- تأكيدات الحجز الـ25 واتفاقيات الموردين العشر لا تخضع لأي اشتراط شكلي. التوقيع الإلكتروني البسيط مع سجل توقيع كامل مناسب هنا.
- من بين مستندات الموظفين الخمسة، يمكن توقيع معظمها بالطريقة نفسها، حسب القانون الوطني. أما إشعار إنهاء الخدمة في ألمانيا فيجب أن يكون على ورق.
- مرة في السنة يوقّع المالك اتفاقية مساهمين يطلب محاميه فيها توقيعاً مؤهلاً. هذا المستند الوحيد يحتاج إلى QES.
إذن في الشهر العادي، يسير كل شيء عملياً على المستوى البسيط. والاستثناءات نادرة وقابلة للتوقع: مستند عرضي يبقيه القانون على ورق، وعقد واحد في السنة تُطلب فيه شهادة مؤهلة. هذا النمط نموذجي للشركات الصغيرة.
كيف يبدو هذا في KIMISUITE
يستخدم Document Sign توقيعاً إلكترونياً بسيطاً وفق eIDAS كمعيار افتراضي. يوقّع المستلمون دون حساب، ويؤكد كل موقّع موافقته على التوقيع إلكترونياً، ويكون المستند النهائي ملف PDF واحداً مختوماً مع سجل توقيع (الأسماء والأوقات وعناوين IP والأجهزة والسجل الزمني) وطابع زمني مستقل RFC 3161. وحيث يُطلب توقيع مؤهل، ابتداءً من خطة Business يمكن للموقّع التوقيع بالشهادة الموجودة على مفتاح USB الأمني الخاص به أو بطاقته الذكية، باستخدام KIMISUITE Signer لنظام Windows.
سير العمل خطوة بخطوة موجود في Document Sign أصبح متاحاً: أرسل PDF للتوقيع من مساحة عملك.
إذا كانت معظم مستنداتك من النوع اليومي، يمكنك البدء بتطبيق Document Sign وإرسال أول مستند لك خلال دقائق.
إلغاء في أي وقت · لا حد أدنى للمدة · 14 يوماً مجاناً
