Протекувањето приходи се пари што бизнисот ги заработил со веќе завршена работа, но никогаш не ги фактурира, ги фактурира прениско или ги наплатува предоцна, а кај малите бизниси најголемиот дел исчезнува помеѓу понудата и фактурата.
Ретко изгледа како проблем. Никој ништо не краде и ниту една грешка не е голема. Заборавен дополнителен час овде, стара цена таму, фактура што излегува две недели по завршената работа. Собрано во текот на една година, често е повеќе отколку што бизнисот некогаш би прифатил да изгуби одеднаш.
Патот што го минува секоја продажба
Што и да продавате, патот е приближно ист:
- Понуда: му кажувате на клиентот колку ќе чини.
- Прифаќање или нарачка: клиентот вели да, писмено, по телефон или по е-пошта.
- Испорака: ја вршите работата или ја испраќате стоката.
- Фактура: го наплатувате она што е испорачано.
- Плаќање: парите пристигнуваат и се поврзуваат со фактурата.
Секое предавање помеѓу овие чекори е место каде што информациите можат да испаднат. Колку повеќе од нив се случуваат на хартија, во нечија глава или со препишување од еден документ во друг, толку повеќе испаѓа.
Седум места каде што се губат парите
| # | Протекување | Како се случува | Што забележувате |
|---|---|---|---|
| 1 | Истечени понуди | Понуда од март е прифатена во август, по мартовски цени | Маржата на работата е пониска од планираното, никој не знае зошто |
| 2 | Ненаплатена дополнителна работа | Промени „додека бевме таму", завршени но никогаш запишани | Работата траела подолго од понуденото, фактурата одговара на понудата |
| 3 | Грешки при препишување | Ставки копирани од понудата во фактурата рачно | Недостасува ставка, погрешна количина, стара даночна стапка |
| 4 | Недокументирани попусти | Цени намалени во разговор или тивко во документот | Попусти што никој не може да ги собере на крајот на годината |
| 5 | Доцно фактурирање | Фактурата излегува кога некој ќе најде време | Рокот за плаќање почнува недели по завршената работа |
| 6 | Без потсетување | Фактурата е испратена и заборавена додека некој не ја провери банката | Неплатени фактури откриени месеци подоцна |
| 7 | Неповрзани плаќања | Делумни плаќања или уплата без повик на број | Фактури прикажани како отворени што се платени, или обратно |
Некои од овие ја чинат маржата (1, 2, 3, 4). Други чинат готовина и време (5, 6, 7). И двете се важни, но бараат различни решенија.
Колку се собира: пресметан пример
Земете мал бизнис за инсталации со 40 работи месечно во просек од 2.500 €, значи околу 100.000 € месечно и 1,2 милиони € годишно. Претпоставките подолу се намерно скромни.
| Протекување | Претпоставка | Месечно | Годишно |
|---|---|---|---|
| Ненаплатена дополнителна работа | 4 работи месечно со 150 € дополнителни работи што не се фактурирани | 600 € | 7.200 € |
| Недокументирани попусти | 5 работи месечно заокружени надолу за 5% | 625 € | 7.500 € |
| Истечени понуди | 3 работи месечно по цени 4% под тековниот ценовник | 300 € | 3.600 € |
| Грешки при препишување | Приближно една фактура месечно 200 € прениска | 200 € | 2.400 € |
| Вкупно изгубена маржа | 1.725 € | 20.700 € |
Тоа е околу 1,7% од приходот. Звучи малку додека не го споредите со профитот: за бизнис со 10% нето маржа, тоа е шестина од годишниот профит.
Доцното фактурирање не е во табелата, бидејќи не го намалува износот, туку само кога пристигнува. Но ни тоа не е бесплатно. Ако фактурите излегуваат во просек 12 дена по работата, тогаш при 100.000 € месечно приближно 40.000 € постојано лежи во завршена работа што сè уште не е фактурирана. Тоа се пари што бизнисот ги предфинансира од сопствената сметка, или од кредитната линија.
Протекување по протекување: што го решава
Истечени понуди
Понуда без датум на важност е ветување за цена без датум на важност. Ставете датум на важност на секоја понуда, обично 14 до 30 дена, и однапред одлучете што се случува потоа: или понудата се издава повторно по тековни цени, или некој свесно одлучува да ја почитува старата. Она што не треба да се случи е стар PDF да биде прифатен и никој да не го провери датумот.
Ненаплатена дополнителна работа
Решението е навика, не софтвер: сè што е надвор од понудата се запишува пред да се изврши, дури и како едноредна забелешка со цена, и клиентот ја потврдува. Тоа го претвора „додека бевме таму" во налог за промена. При фактурирањето, фактурата се составува од понудата плус налозите за промена, не само од понудата.
Корисна неделна проверка: споредете ги часовите реално потрошени на секоја работа со часовите во понудата. Работа што траела 30% подолго од понуденото или имала ненаплатени дополнителни работи или била понудена прениско. И двете вреди да се знаат.
Грешки при препишување
Секој пат кога една ставка се пишува по втор пат, може да биде напишана поинаку. Сигурното решение е воопшто да не се препишува: прифатената понуда станува фактура, со истите ставки, количини, цени и даночни стапки, а се менуваат само разликите. Ова е најголемото подобрување за бизнисите што сè уште работат со програма за обработка на текст или табела.
Недокументирани попусти
Ако цената се намали, треба да се појави како ставка за попуст, не како променета единечна цена. Тогаш попустот е видлив за клиентот (кој треба да види што му е дадено) и за вас на крајот на месецот. Бројките често се изненадувачки. Посебна статија покрива колку навистина чини еден попуст.
Доцно фактурирање
Фактурирајте на денот кога работата е завршена, или во фиксен ритам за тековна работа: секој петок, или на први во месецот. Вашиот рок за плаќање почнува дури кога клиентот ја има фактурата, така што двонеделно доцнење во фактурирањето е двонеделно доцнење во плаќањето, покрај рокот што сте го договориле. Како функционираат тие рокови, од Нето 30 до попусти за предвремено плаќање, е објаснето во Објаснети рокови за плаќање: Нето 30, Нето 60 и 2/10 Нето 30.
За работа што се повторува секој месец по иста цена, како договори за одржување или пакети за поддршка, повторлива фактура целосно го отстранува чекорот.
Без потсетување
Фактура што никој не ја проверува е најскапото протекување од сите, бидејќи може да се претвори во целосна загуба. Однапред одлучете кога излегува потсетник и направете го тоа рутина наместо лична работа. Колку навистина чини неплатената фактура колку подолго останува отворена е разработено во Што се случува кога фактурата останува неплатена.
Неповрзани плаќања
Замолете ги клиентите да го користат бројот на фактурата како повик на број при плаќањето и ставете го видно на фактурата. Веднаш евидентирајте ги делумните плаќања на фактурата, така што отворениот износ е секогаш точен. Споредете ја банкарската сметка со отворените фактури најмалку еднаш неделно.
Неделна десетминутна проверка
Повеќето од протекувањата погоре можат да се фатат со една кратка рутина:
| Прашање | Фаќа |
|---|---|
| Кои работи се завршени оваа недела, но сè уште не се фактурирани? | Доцно фактурирање |
| Дали некоја работа траела забележително подолго од понуденото? | Ненаплатени дополнителни работи, прениско понудување |
| Кои прифатени понуди се постари од нивниот датум на важност? | Истечени цени |
| Кои попусти се дадени оваа недела и на кои работи? | Постепено ширење на попустите |
| Кои фактури го поминале рокот за плаќање, а немаат потсетник? | Нема потсетување |
| Кои плаќања пристигнале без соодветна фактура? | Неповрзани плаќања |
Ако одговарањето на било кое од овие прашања трае повеќе од една минута, тоа само по себе е наодот: информациите живеат на премногу места.
Еден запис од понуда до плаќање
Заедничката причина зад повеќето од овие протекувања е што понудата, фактурата и плаќањето живеат на различни места: документ на лаптоп, фактура во посебна алатка, плаќањето во банкарската сметка. Секое предавање помеѓу нив е рачно.
Во CRM Business Hub, понудите и фактурите се наоѓаат на истиот запис за клиентот во вашиот KIMISUITE работен простор. Прифатената понуда се претвора во фактура наместо да се препишува, понудите носат датум на важност, попустите се прикажани како попусти, а отворените фактури остануваат видливи додека не се платат. Тоа не ја отстранува потребата за неделна проверка, но со него проверката трае десет минути наместо цело попладне.
Најдете го прво вашето најголемо протекување. За повеќето мали бизниси тоа е или ненаплатена дополнителна работа или доцно фактурирање, и двете можат да се решат во рок од еден месец. CRM Business Hub се наплатува по работен простор, не по корисник. Откажете во секое време · Без минимален рок · 14 дена бесплатно.
