Неплатената фактура чини повеќе од нејзината номинална вредност: ги врзува парите што веќе сте ги заработиле, одзема часови од времето на вашиот тим за потсетување, а ако никогаш не биде платена, мора да се надомести со повеќекратно поголем износ од нови продажби.
Калкулаторот за датум на достасување ви дава еден датум по фактура. Овој текст е за денот по тој датум, кога парите не пристигнале, и за тоа како да ја пресметате вистинската цена на тоа.
Една фактура, следена од достасување до отпис
Земете реален пример: мала агенција му фактурира на деловен клиент 6.000 € со рок на плаќање од 30 дена. Датумот на достасување поминува. Еве што обично се случува потоа и што значи тоа.
| Ден по достасувањето | Што обично се случува | Што значи за вас |
|---|---|---|
| 1 | Фактурата доцни. Во B2B трговијата во ЕУ, законската камата и надоместокот за наплата од 40 € може да се бараат од овој ден, без потсетник | Правно ви се должи повеќе. Во пракса, сè уште никој не забележал |
| 3 до 7 | Се испраќа пријателски потсетник, ако некој се сети | Првиот трошок: некој ја проверува банкарската сметка и пишува е-пошта |
| 14 до 21 | Втор потсетник, често телефонски повик | Клиентот споменува недостасувачки број на нарачка или погрешна адреса на фактурата |
| 30 | Конечно известување со цврст рок, наведени камата и трошоци | Односот станува напнат; работата за овој клиент често се паузира |
| 45 до 60 | Агенција за наплата или судска постапка | Надворешни трошоци и клиент кој најверојатно сте го изгубиле |
| 90 и подоцна | Долгот се отпишува | Целиот износ станува загуба |
Повеќето фактури никогаш не поминуваат подалеку од вториот ред. Токму тоа е поентата: цената на задоцнетото плаќање се решава во првите две недели по достасувањето, а не кај агенцијата за наплата.
Трошок 1: парите што ги финансирате
Додека клиентот не плати, вие му позајмувате 6.000 € без камата. Ако тој јаз е покриен со вашето дозволено пречекорување по 9% годишно, 45 дена доцнење чинат 66,58 €:
6.000 € × 9% × 45 / 365 = 66,58 €
На една фактура тоа изгледа безопасно. На ниво на цел бизнис не е. Финансиските тимови го мерат како просечен рок на наплата на побарувањата (DSO): колку дена приход во просек стои во неплатени фактури.
За бизнис со 720.000 € годишен приход, еден ден приход е околу 1.973 €. Значи:
| Клиентите плаќаат во просек... | Готовина врзана во побарувања |
|---|---|
| 10 дена подоцна од договореното | околу 19.700 € |
| 30 дена подоцна од договореното | околу 59.200 € |
| 45 дена подоцна од договореното | околу 88.800 € |
Тоа се пари што не можете да ги потрошите на плати, добавувачи или залихи, а на кои можеби плаќате камата во меѓувреме. Да бидете платени десет дена порано ослободува иста готовина како мал банкарски кредит, но без кредитот.
Трошок 2: времето потрошено на потсетување
Секоја задоцнета фактура создава работа што никој не ја планирал: проверка на изводот од банка, наоѓање на фактурата, пишување потсетник, повик до сметководството на клиентот, повторно испраќање на исправена копија, забележување кој што ветил.
Претпоставете три часа во текот на животот на една задоцнета фактура, по внатрешен трошок од 40 € на час. Тоа е 120 € по задоцнета фактура, пред некој да заврши каква било наплатлива работа. Со десет задоцнети фактури месечно, плаќате за работна позиција со скратено работно време чија единствена работа е да бара пари што веќе ви се должат.
Помалку видливиот трошок е работата што не е завршена во тие часови, како и вниманието на сопственикот, кое обично оди кон оној еден клиент што не платил, наместо кон десетте што би можеле да купат.
Трошок 3: фактурата што никогаш не е платена
Ако 6.000 € бидат отпишани, загубата не е 6.000 € приход. Тоа е 6.000 € добивка, бидејќи веќе сте платиле за работата, материјалите и времето. За да ја вратите таа добивка, мора да продадете далеку повеќе од 6.000 €.
Потребни продажби за надомест на ненаплатливо побарување = ненаплатливо побарување / нето профитна маржа
| Ваша нето профитна маржа | Потребни нови продажби за надомест на 6.000 € |
|---|---|
| 5% | 120.000 € |
| 10% | 60.000 € |
| 15% | 40.000 € |
| 20% | 30.000 € |
| 30% | 20.000 € |
При маржа од 10%, една неплатена фактура од 6.000 € ја поништува добивката од 60.000 € нормално работење. Тоа е бројката што вреди да се запамети кога одлучувате колку рано да го испратите првиот потсетник.
Во многу земји можете да го коригирате ДДВ-то што веќе сте го платиле на фактура што е дефинитивно ненаплатлива. Условите се разликуваат од земја до земја, затоа проверете ги со вашиот сметководител пред да отпишете што било.
Целосната сметка за примерот
| Ставка на трошок | 45 дена доцнење, потоа платено | Никогаш не платено |
|---|---|---|
| Финансирање по 9% | 66,58 € | 66,58 € и понатаму |
| Време на вработените | 120 € | 200 € или повеќе |
| Надворешна наплата | нема | трошоците варираат, често дел од износот |
| Изгубена добивка | нема | 6.000 € |
| Потребни продажби за надомест при маржа од 10% | нема | 60.000 € |
Што можете да побарате назад
За деловни клиенти во ЕУ, Директивата за задоцнето плаќање (2011/7/ЕУ) ви дава две работи во моментот кога ќе помине договорениот датум на достасување, без претходно да испратите потсетник:
- Законска камата од најмалку референтната стапка плус 8 процентни поени годишно. Германија ја поставува на 9 поени над нејзината основна стапка за B2B.
- Фиксен надоместок од 40 € за трошоците за наплата, плус разумни трошоци над тоа.
Само како илустрација: ако референтната стапка е 2%, минимумот на ЕУ би бил 10% годишно, а 45 дена на 6.000 € би изнесувале околу 73,97 € камата плус 40 €. Тоа приближно го покрива трошокот за финансирање. Не го покрива времето на вработените и не прави ништо за отпишаниот долг.
Повеќето мали бизниси никогаш не го бараат тоа, бидејќи сакаат да го задржат клиентот. Тоа е легитимен избор. Сепак, наведувањето на каматата и 40 € во вашите општи услови помага: му покажува на клиентот дека вашиот датум на достасување се сфаќа како датум и ви дава нешто на што ќе се повикате во конечното известување ако некогаш дојде до тоа.
Потрошувачите се третираат поинаку во секоја земја. Не применувајте B2B каматни стапки или 40 € на приватни клиенти без да ги проверите вашите национални правила.
Зошто фактурите всушност остануваат неплатени
Ретко која задоцнета фактура е резултат на лоша намера. Повеќето спаѓаат во неколку обични категории, и секоја има различно решение.
| Причина | Колку често | Решение |
|---|---|---|
| Фактурата отишла кај погрешна личност или во погрешно сандаче | многу често | Побарајте ја адресата за сметководство кога ја преземате нарачката |
| Недостасува број на нарачка или референца | многу често, кај поголеми клиенти | Побарајте го пред да фактурирате, не после |
| Грешка на фактурата (износ, адреса, даночен број) | често | Исправете ги податоците во записот за клиентот, еден извор за секоја фактура |
| Клиентот плаќа во месечни циклуси и едноставно пропуштил еден | често | Усогласете ги вашите услови со нивниот циклус или фактурирајте порано |
| Спор за работата | повремено | Разјаснете во рок од неколку дена, издадете книжно одобрение за спорниот дел, наплатете го остатокот |
| Вистински проблем со готовина | повремено | Договорете план за плаќање навреме, престанете да продавате на одложено плаќање |
Четири од тие шест се решаваат пред фактурата воопшто да биде испратена. Останатото се решава со брзо забележување.
Што навистина го намалува трошокот
- Договорете јасни услови и ставете го датумот на достасување на фактурата како датум. „Нето 30" остава простор за толкување; „достасува на 2 октомври 2026" не остава. Како функционираат вообичаените услови, вклучително и колку навистина ве чини попустот за рано плаќање, е објаснето во објаснети услови за плаќање.
- Испратете кратка порака пред датумот на достасување. Го фаќа погрешното сандаче и недостасувачкиот број на нарачка додека сè уште има време.
- Реагирајте веднаш следниот ден, а не следниот месец. Секој ред во временската линија погоре станува поскап од претходниот.
- Побарајте аванс за големи работи и од нови клиенти.
- Водете една листа на она што е отворено. Не во нечија глава, не во табела што се ажурира во петок.
Гледање што е отворено, секој ден
Последната точка е онаа со која повеќето мали бизниси се мачат, бидејќи фактурите живеат на едно место, изводот од банка на друго, а потсетниците во нечиј календар. Во CRM Business Hub, секоја фактура покажува дали е неплатена, делумно платена, платена или задоцнета, делумните плаќања се евидентираат на неа, а потсетниците за плаќање може да се испраќаат автоматски, така што задоцнетата фактура се забележува на првиот ден, а не на триесеттиот. Работи во вашиот KIMISUITE работен простор, се наплаќа по работен простор, а не по корисник. Откажете во секое време · Без минимален рок · 14 дена бесплатно.
