Online κράτηση συνεδρίας σημαίνει ότι ο πελάτης επιλέγει μια ελεύθερη ώρα στη σελίδα κρατήσεών σας, την επιβεβαιώνει και λαμβάνει έναν σύνδεσμο βίντεο για τη συγκεκριμένη συνεδρία, χωρίς να στείλετε εσείς τίποτα χειροκίνητα. Για coaches, συμβούλους και θεραπευτές που δουλεύουν εξ αποστάσεως, αντικαθιστά τη γνωστή αλυσίδα από email του τύπου «ποια ώρα σάς βολεύει;», μια πρόσκληση ημερολογίου, έναν ξεχωριστό σύνδεσμο βίντεο και μια υπενθύμιση που ξεχάσατε να στείλετε.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι χρειάζεται μια καλή ροή από την κράτηση στη βιντεοκλήση, πού συνήθως σπάει και πώς να τη στήσετε ώστε η συνεδρία απλώς να γίνεται.
Πού σπάει η συνηθισμένη οργάνωση
Οι περισσότεροι coaches ξεκινούν με τρία ξεχωριστά εργαλεία: έναν σύνδεσμο προγραμματισμού, μια υπηρεσία βιντεοκλήσεων και ένα ημερολόγιο. Το καθένα λειτουργεί μόνο του. Το πρόβλημα βρίσκεται ανάμεσά τους:
- Ο σύνδεσμος δεν συνδέεται με την κράτηση. Μεταφέρετε τη συνεδρία, αλλά ο παλιός σύνδεσμος βίντεο παραμένει στα εισερχόμενα του πελάτη.
- Οι ακυρώσεις αφήνουν ορφανές συναντήσεις. Η κράτηση ακυρώνεται, η συνάντηση εξακολουθεί να υπάρχει και ο πελάτης μπαίνει σε μια άδεια αίθουσα.
- Οι ζώνες ώρας μπερδεύουν. Οι δικές σας 10 π.μ. είναι οι 9 π.μ. του πελάτη και κάποιος από τους δύο εμφανίζεται μια ώρα νωρίτερα ή αργότερα.
- Οι κανόνες υπάρχουν μόνο στο μυαλό σας. Δεν δέχεστε κρατήσεις για το αυριανό πρωί, θέλετε μία εβδομάδα προειδοποίηση για την πρώτη συνεδρία και θέλετε οι πελάτες να αποδέχονται πρώτα τους όρους σας. Τίποτα από αυτά δεν φαίνεται στη σελίδα προγραμματισμού.
Ο στόχος είναι μία ροή όπου η κράτηση και η συνάντηση είναι το ίδιο πράγμα: τη δημιουργείτε, τη μεταφέρετε ή την ακυρώνετε μία φορά και ο σύνδεσμος βίντεο ακολουθεί.
Τι περιμένουν οι πελάτες από τη σελίδα κρατήσεων
Ένας υποψήφιος πελάτης που σκέφτεται να κλείσει μια πρώτη συνεδρία αναζητά:
- Τις υπηρεσίες σας με διάρκεια και τιμή, για παράδειγμα μια γνωριμία 30 λεπτών και μια συνεδρία 60 λεπτών.
- Τις ώρες στη δική του ζώνη ώρας.
- Σαφείς όρους: πόσο νωρίτερα μπορεί να κλείσει, την πολιτική ακυρώσεων, την πολιτική απορρήτου.
- Μια επιβεβαίωση που περιέχει τον σύνδεσμο, ώστε να μην αναρωτιέται πώς θα συνδεθεί.
- Σύνδεση χωρίς δημιουργία λογαριασμού, από τον browser σε οποιαδήποτε συσκευή.
Αν λείπει κάποιο από αυτά, οι ερωτήσεις θα σας έρθουν πίσω με email.
Ορίστε τους κανόνες κρατήσεων
Πριν δημοσιεύσετε μια σελίδα κρατήσεων, αποφασίστε τέσσερις κανόνες:
- Ελάχιστος χρόνος προειδοποίησης. Πόσο πριν από μια συνεδρία μπορεί κάποιος ακόμη να κλείσει. Δύο ώρες, μία ημέρα ή περισσότερο για τις πρώτες συνεδρίες.
- Παράθυρο κρατήσεων. Πόσο μπροστά είναι ανοιχτό το ημερολόγιό σας, για παράδειγμα 30 ημέρες.
- Διάρκεια συνεδρίας και κενά. Αφήστε χρόνο μετά από κάθε συνεδρία για σημειώσεις, ώστε οι διαδοχικές κλήσεις να μην πέφτουν η μία πάνω στην άλλη.
- Χειροκίνητη ή αυτόματη επιβεβαίωση. Η αυτόματη είναι πιο γρήγορη για υπάρχοντες πελάτες· η χειροκίνητη σάς επιτρέπει να ελέγξετε πρώτα ένα νέο αίτημα.
Αν δουλεύετε με πελάτες στο εξωτερικό, ελέγξτε τις ώρες που προσφέρετε σε σχέση με το ωράριό τους στον δωρεάν μετατροπέα ζωνών ώρας πριν τις ορίσετε. Για την ίδια τη συνεδρία, μια σύντομη ατζέντα βοηθά την πρώτη κλήση να μείνει στο θέμα· η δωρεάν γεννήτρια ατζέντας συναντήσεων σάς δίνει μία για να την προσαρμόσετε.
Πώς λειτουργεί η ροή με το Service Manager και το Meeting Hub
Στο KIMISUITE, δύο εφαρμογές στο ίδιο workspace καλύπτουν αυτή τη ροή: το Service Manager δέχεται την κράτηση και το Meeting Hub διεξάγει τη βιντεοσυνεδρία. Το workspace χρειάζεται και τις δύο εφαρμογές.
Η σελίδα κρατήσεων. Το Service Manager σάς δίνει μια δημόσια σελίδα κρατήσεων με οκτώ πρότυπα, τις υπηρεσίες σας ανά κατηγορία με τιμή και διάρκεια, και κείμενα στις γλώσσες που επιλέγετε. Οι πελάτες βλέπουν κάθε ώρα στη δική σας ζώνη ώρας και στη δική τους («Η ώρα σας»). Ορίζετε ελάχιστο χρόνο προειδοποίησης και παράθυρο κρατήσεων, και όταν οι όροι και η πολιτική απορρήτου είναι ενεργοποιημένοι, οι πελάτες πρέπει να τσεκάρουν και τα δύο πριν κλείσουν. Η πολιτική ακυρώσεων εμφανίζεται ως σύνδεσμος στη σελίδα. Με την αυτόματη επιβεβαίωση απενεργοποιημένη, οι νέες κρατήσεις περιμένουν σε μια ουρά επιβεβαίωσης στο dashboard σας μέχρι να πατήσετε Επιβεβαίωση.
Η συνάντηση δημιουργείται για εσάς. Στο Service Manager ενεργοποιείτε την ενσωμάτωση με το Meeting Hub και επισημαίνετε ποιες υπηρεσίες είναι online συναντήσεις. Όταν επιβεβαιώνεται μια τέτοια κράτηση, δημιουργείται συνάντηση στο Meeting Hub με τον πελάτη προσκεκλημένο και αποστέλλεται το email επιβεβαίωσης. Η εγγραφή της κράτησης δείχνει τον σύνδεσμο του πελάτη, ένα κουμπί «Σύνδεση ως οικοδεσπότης» και επιλογές για επαναποστολή των συνδέσμων ή δημιουργία νέου συνδέσμου οικοδεσπότη.
Οι αλλαγές ακολουθούν την κράτηση. Μεταφέρετε την κράτηση και η συνάντηση μετακινείται μαζί της. Ακυρώνετε την κράτηση και ακυρώνεται και η συνάντηση· ο σύνδεσμος του πελάτη δείχνει τότε ότι η συνάντηση ακυρώθηκε.
Η ίδια η συνεδρία. Οι πελάτες συνδέονται από τον σύνδεσμο στον browser τους μόνο με ένα όνομα, χωρίς λογαριασμό. Μια αίθουσα αναμονής σάς επιτρέπει να τους δεχτείτε όταν είστε έτοιμοι, και μια συνάντηση μπορεί να έχει κωδικό πρόσβασης. Κατά την κλήση έχετε κοινή χρήση οθόνης, whiteboard, chat και ζωντανούς υπότιτλους. Μετά τη συνάντηση μπορείτε να κατεβάσετε την απομαγνητοφώνηση, και στα πακέτα Pro και Enterprise λαμβάνετε με email μια σύνοψη AI με τις ενέργειες που απαιτούνται και τις βασικές αποφάσεις. Στο πακέτο Starter οι συναντήσεις τερματίζονται μετά από 120 λεπτά, κάτι που μετράει αν κάνετε μεγαλύτερα workshops.
Τα δικά σας email. Το Service Manager διαθέτει πρότυπα email για κάθε συμβάν (δημιουργία, επιβεβαίωση, ακύρωση, αλλαγή ώρας και άλλα) σε κάθε γλώσσα, και μπορούν να περιλαμβάνουν τον σύνδεσμο της συνάντησης ως placeholder.
Μια απλή πρώτη ρύθμιση
- Δημιουργήστε δύο υπηρεσίες: μια σύντομη κλήση γνωριμίας και την κανονική σας συνεδρία, και τις δύο επισημασμένες ως online συναντήσεις.
- Ορίστε ωράριο, ελάχιστο χρόνο προειδοποίησης και παράθυρο κρατήσεων.
- Προσθέστε τους όρους, την πολιτική απορρήτου και την πολιτική ακυρώσεων.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο σελίδας κρατήσεων και βάλτε τον σύνδεσμο στην υπογραφή του email σας και στα προφίλ σας στα social media.
- Κάντε μία κράτηση ως δοκιμαστικός πελάτης και συνδεθείτε από δεύτερη συσκευή.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η online κράτηση συνεδριών;
Είναι μια σελίδα κρατήσεων όπου οι πελάτες επιλέγουν ώρα για απομακρυσμένη συνεδρία και λαμβάνουν αυτόματα τον σύνδεσμο βίντεο, ώστε να μη στέλνετε προσκλήσεις χειροκίνητα.
Τι γίνεται με τον σύνδεσμο βίντεο αν ο πελάτης αλλάξει ώρα;
Με το Service Manager και το Meeting Hub συνδεδεμένα, η αλλαγή ώρας της κράτησης μετακινεί τη συνάντηση και η ακύρωση της κράτησης ακυρώνει τη συνάντηση.
Χρειάζονται οι πελάτες μου λογαριασμό για να συνδεθούν στη βιντεοσυνεδρία;
Όχι. Ανοίγουν τον σύνδεσμο από την επιβεβαίωσή τους και συνδέονται από τον browser γράφοντας το όνομά τους.
Μπορώ να εγκρίνω νέους πελάτες πριν επιβεβαιωθεί μια συνεδρία;
Ναι. Απενεργοποιήστε την αυτόματη επιβεβαίωση και οι νέες κρατήσεις θα περιμένουν στην ουρά επιβεβαίωσης μέχρι να τις επιβεβαιώσετε.
Προσθέστε το Service Manager και το Meeting Hub στο workspace σας και δοκιμάστε τα για 14 ημέρες
