Pauza između termina je vreme koje ostavljate slobodnim posle jednog zakazivanja i pre sledećeg, da bi se prostorija pripremila, terapeut zapisao beleške, a klijent koji kasni ne bi pomerio ceo dan. Ako je prekratka, svako kašnjenje se prenosi sve do večeri. Ako je predugačka, odričete se termina koje ste mogli da prodate. Ovaj vodič pokazuje kako da izaberete pravu pauzu, koliko vas ona košta u slobodnim terminima i kako da sprečite dvostruka zakazivanja kada i prostorije i ljudi moraju biti slobodni.
Tri različite vrste „razmaka“
Pod „pauzom“ ljudi podrazumevaju tri stvari koje se u rasporedu ponašaju različito:
- Vreme za pripremu pre termina: zagrevanje kamenja, priprema radnog mesta za manikir, čitanje kartona klijenta.
- Vreme posle termina: čišćenje, promena posteljine, beleške, naplata.
- Razmak između zakazivanja: sigurnosna rezerva za prekoračenja i ispraćaj klijenta do vrata.
Razdvojite ih. Masaža vrućim kamenjem zahteva pripremu koja klasičnom manikiru ne treba, a prostorija za tretmane lica zahteva vreme za čišćenje koje telefonskim konsultacijama ne treba. Jedna ista pauza za sve usluge ili troši vreme kod kratkih usluga ili nije dovoljna za duge.
Koliko pauze vam treba
Ne postoji jedan pravi broj, ali možete ga izračunati na osnovu sopstvenog radnog dana:
- Izmerite vreme pripreme. Tokom jedne nedelje beležite koliko zaista traje priprema prostorije ili radnog mesta između klijenata. Uzmite uobičajenu vrednost, ne najgori dan.
- Pogledajte prekoračenja. Ako se termini redovno završavaju pet minuta kasnije, to vreme pripada pauzi između termina, a ne vašem odmoru za ručak.
- Uračunajte kretanje. U spa centru klijent se presvlači, tušira ili prelazi iz jedne prostorije u drugu. To vreme je deo termina.
- Podesite je po usluzi. Dugi tretmani koji zahtevaju pripremu dobijaju više, kratke usluge koje se ponavljaju dobijaju manje.
Koliko vas pauza košta u terminima
Pauza nikada nije besplatna. Najbrži način da vidite njenu cenu jeste da uporedite isti dan sa njom i bez nje.
Primer: radite 8 sati dnevno i prodajete tretmane od 60 minuta.
| Pauza | Vreme po terminu | Termina dnevno | Termina nedeljno (5 dana) | Termina mesečno (22 dana) |
|---|---|---|---|---|
| 0 min | 60 min | 8 | 40 | 176 |
| 5 min | 65 min | 7 | 35 | 154 |
| 10 min | 70 min | 6 | 30 | 132 |
| 15 min | 75 min | 6 | 30 | 132 |
Izdvajaju se dve stvari. Prelazak sa nula na 10 minuta pauze košta vas dva tretmana dnevno. A između 10 i 15 minuta u ovom primeru se ništa ne menja, jer preostalo vreme ionako nije dovoljno za još jedan ceo tretman. Ako vam je razmak potreban, proverite gde su ti pragovi pre nego što odlučite.
Jedan detalj koji tabela ne prikazuje: ona računa pauzu posle svakog termina, uključujući i poslednji u danu. Ako posle poslednjeg klijenta nije potrebna priprema, u dan ponekad stane još jedan termin. Sa pauzom od 10 minuta, sedam tretmana od 60 minuta i šest pauza popunjavaju tačno 480 minuta, pa je stvarni gubitak jedan tretman, a ne dva, pod uslovom da ništa ne potraje duže.
Svoje radno vreme, trajanje usluge i pauzu možete isprobati u besplatnom kalkulatoru termina. On deli vaše radne minute trajanjem jednog termina uvećanim za pauzu i zaokružuje naniže, kao što je izračunata i gornja tabela.
Zašto se dvostruka zakazivanja ipak dešavaju
Dobra pauza štiti vaš raspored. Ali ne štiti vas od toga da istu prostoriju prodate dva puta. U spa centru ili salonu sa prostorijama za tretmane, za jedan termin u istom trenutku moraju biti slobodne tri stvari:
- Vreme, u okviru radnog vremena
- Osoba koja može da obavi uslugu
- Prostorija ili radno mesto koje je usluzi potrebno
Papirni rokovnik ili kalendar sa po jednom kolonom za svakog terapeuta proverava samo drugu stavku. Dva terapeuta mogu biti slobodna u 14 časova, a da postoji samo jedna prostorija za tretmane sa ležajem. To je dvostruko zakazivanje koje upropasti popodne, i nijedna pauza ga ne sprečava.
Rešenje je da prostorije i oprema postanu deo rasporeda: svaka usluga navodi šta joj je potrebno, svaka prostorija ima sopstveno radno vreme, a termin se nudi samo kada je sve slobodno.
Kako to rešava Service Manager
Service Manager je aplikacija za zakazivanje termina u KIMISUITE radnom prostoru. Sve tri vrste razmaka i problem prostorija tretira kao deo svake usluge:
- Priprema, vreme posle termina i pauza po usluzi. U uređivaču usluge unosite minute pre, posle i između termina, a uređivač rezultat prikazuje u jednoj rečenici, na primer: „Svako zakazivanje blokira 75 minuta rasporeda (priprema + termin + vreme posle termina), plus razmak od 10 minuta do sledećeg zakazivanja.“
- Podrazumevana pauza za celo preduzeće u podešavanjima zakazivanja, pored intervala termina i automatske potvrde.
- Potrebni tipovi resursa. Usluga navodi šta joj je potrebno, na primer maser i prostorija za tretmane. Raspoređivanje resursa vodi prostorije, stolice, radna mesta i opremu kao resurse sa sopstvenim nedeljnim rasporedima i kapacitetom.
- Nude se samo slobodni termini. Termini se generišu na osnovu radnog vremena, rasporeda resursa, trajanja, pripreme, vremena posle termina i pauze, a zauzeti termini nestaju sa javne stranice za zakazivanje.
- Planirani blokovi. Šabloni nedeljnog rasporeda unose čišćenje, sastanke ili isporuke u kalendar kao vremenske blokove između termina.
Rezultat: klijent koji zakazuje onlajn vidi samo termine u kojima su slobodni i prava osoba i prava prostorija, a vreme za pripremu je već uračunato.
Česta pitanja
Šta je pauza između termina?
To je vreme koje ostavljate slobodnim između dva zakazivanja za čišćenje, beleške, prekoračenja i kretanje klijenata, kako se kašnjenja ne bi gomilala tokom dana.
Koliko treba da traje pauza između termina?
Nedelju dana merite stvarno vreme pripreme i podesite pauzu po usluzi. Kratkim uslugama koje se ponavljaju treba manje, a dugim tretmanima sa pripremom više.
Da li pauza smanjuje broj klijenata koje mogu da zakažem?
Da. Sa 8 sati rada i tretmanima od 60 minuta, pauza od 10 minuta posle svakog termina smanjuje broj zakazivanja sa 8 na 6 dnevno, odnosno na 7 ako posle poslednjeg termina u danu razmak nije potreban. Proverite brojke pre nego što odlučite.
Kako da izbegnem dvostruka zakazivanja kada delim prostorije?
U sistemu za zakazivanje tretirajte prostorije i opremu kao resurse, tako da se termin nudi samo kada su i osoba i prostorija slobodne.
Podesite Service Manager u svom radnom prostoru i isprobajte ga 14 dana
