Термини, вработени и ресурси: Што навистина треба да реши онлајн закажувањето

Терминот никогаш не е само време. Тоа е време, плус лице што може да ја заврши работата, плус просторија или стол или дигалка што мора да биде слободна, плус триесетте минути потоа што никој не ги избројал.

Затоа закажувањето термини изгледа едноставно сè додека не се обидете да го направите во календар. Календарот знае за времето. Не знае ништо за вашата втора просторија за третмани, за вашиот единствен колорист што прави балајаж, ниту за фактот дека на боксот во работилницата му требаат дваесет минути помеѓу автомобилите.

Онлајн системот за термини знае за сите три. Тоа е целата разлика — и таа е поголема отколку што звучи.

Трите работи што ги следи вистинскиот систем за закажување

Речиси секој проблем со закажувањето се сведува на тоа што едно од овие е невидливо.

1. Услугата. Колку време трае? Колку чини? Дали бара подготовка или време за чистење? Фризурата е 45 минути; фарбањето е 2,5 часа со пауза во средината. Ако системот не ја знае разликата, вашиот ден не го преживува контактот со реалноста.

2. Вработените. Кој всушност може да ја изврши? Кои денови работат? Кој е на одмор во 34-та недела? Не секој вработен ја прави секоја услуга, а термин доделен на погрешно лице е полош од никаков термин.

3. Ресурсот. Просторијата за третмани, стоматолошкиот стол, боксот во работилницата, конференциската сала, дијагностичката машина, комбето. Ова е она што луѓето го забораваат, и тоа е она што ги предизвикува двојните резервации што технички не се двојни резервации — два термини со двајца различни вработени на кои и двајцата им треба единствениот рендген апарат.

Кога сите три се моделирани, достапноста престанува да биде претпоставка. Слот се појавува на вашата страница за резервации само ако времетраењето на услугата, квалификуван вработен и потребниот ресурс се поклопат. Ништо друго не може да се резервира.

Во KIMISUITE Service Manager токму така е изграден: шаблони за услуги со времетраења, цени и работни текови; вработени со сопствена достапност и смени; и ресурси — опрема, простории или возила — со сопствено закажување. Достапноста е она што останува откако сите три ќе се согласат.

Што добиваат вашите клиенти

Оперативниот аргумент е само половина од приказната. Другата половина е дека луѓето повеќе не сакаат да ви се јавуваат.

Сакаат да ја видат реалната достапност во 22:40 во недела, да изберат слот, да добијат инстантна потврда и да добијат потсетник еден ден претходно. Не „јавете ни се во понеделник помеѓу 9 и 17 часот".

Онлајн страницата за резервации им дава:

• Достапност 24/7, што одговара на она што е навистина слободно
• Инстантна потврда по е-пошта, без чекање некој да се јави
• Безбедно онлајн плаќање преку Stripe или PayPal, или опција за плаќање при пристигнување ако тоа повеќе му одговара на вашиот бизнис
• Автоматски потсетници пред терминот
• Страница за резервации во ваш брендинг, на нивниот јазик и во вашата временска зона

Потсетниците заслужуваат посебно споменување. Непојавувањата обично не се проблем со дисциплината, туку проблем со меморијата. Автоматскиот потсетник еден ден претходно враќа значаен дел од термините што инаку тивко би испариле, а не чини ништо по резервација.

За кого е ова, вклучувајќи ги и бизнисите што мислат дека не е за нив

Очигледните кандидати резервираат термини цел ден: медицински клиники, стоматолошки ординации, центри за физиотерапија, салони за убавина, берберници, студија за тетоважи, ветеринарни ординации.

Но шаблонот е многу поширок. Ако вашиот бизнис продава време поврзано со лице или место, ова важи:

• Автомеханичарски работилници. Услугите се движат од 30-минутна замена на масло до целодневни поправки, и секоја бара бокс и механичар. Достапноста на боксот е вистинското ограничување, не календарот.
• Консултанти, сметководители и адвокати. Воведни повици, годишни прегледи, термини за потпишување. Линк за резервација на крајот од е-порака заменува четири пораки за договарање.
• Фитнес студија и лични тренери. Сесии, курсеви, опрема.
• Фотографи. Време во студио, плус самото студио, плус комплетот опрема.
• Автошколи. Инструктор, плус возило, плус фазата на дозвола на ученикот.

А потоа и оние за кои луѓето ретко размислуваат:

• Изнајмување конференциски и сали за состаноци. Просторијата е ресурсот, резервацијата е производот, а плаќањето може да се случи во моментот на резервација. Ко-воркинг простор, хотел со сала за семинари или канцеларија со слободен капацитет може да ги стави просториите онлајн и да престане да преговара по е-пошта.
• Резервации за настани и свадби. Разгледувањето на просторот е термин. Дегустацијата е термин. Самиот датум на свадбата е резервација на ресурс што блокира сè друго. Наместо заедничка табела и ѕиден календар со бои, датумот е или слободен или не е, видлив за сите вклучувајќи ја и двојката.
• Спа и велнес во хотел. Третмани резервирани од гости, со вработени и простории управувани како секоја друга услуга — и, ако објектот работи на Booking Hub, против истиот запис за гостинот како и престојот.
• Лични термини. Навистина. Страница за резервации за вашите сопствени слотови за консултации работи исто како онаа за клиника со дванаесет вработени.

Системот не го интересира дали ресурсот е стоматолошки стол или простор за свадби. Го интересира само тоа што може да биде зафатен од една работа во исто време.

Што се менува во заднината

Подобрувањето свртено кон клиентите е лесно да се замисли. Внатрешното е она каде што се враќаат часовите.

Календарот станува извор на вистината. Дневните, неделните и месечните прегледи го покажуваат секој вработен и секој ресурс. Никој не прашува „дали е слободен вторникот?", туку гледа.

Шаблоните за услуги ставаат крај на импровизацијата. Услугата го носи со себе своето времетраење, цена и работен тек. Новите вработени не можат случајно да резервираат третман од 90 минути во слот од 45 минути.

Автоматизацијата на работниот тек ги движи термините низ фази — резервиран, потврден, во тек, завршен — со структурирани ажурирања на статусот наместо некој да одржува листа.

Историјата на клиентите стои на едно место. Што резервирале, кога, со кого и што се случило. Следниот разговор започнува информиран.

Дозволите засновани на улоги му дозволуваат на рецепцијата да резервира, на терапевтот да го види својот ден, а на сопственикот да види сè, без три одделни алатки.

Поставување без двонеделен проект

Најбрзиот пат што го гледаме:

1. Запишете ги вашите пет најрезервирани услуги со искрени времетраења, вклучувајќи подготовка и чистење. Искрени, не оптимистички.
2. Наведете ги ресурсите што се навистина дефицитарни. Простории, столови, боксови, машини. Четири идентични простории се еден ресурс со капацитет од четири, не четири одделни проблеми.
3. Внесете ја достапноста на вработените онаква каква што навистина е, вклучувајќи го попладнето кога некој секогаш си заминува порано.
4. Објавете ја страницата за резервации прво за една услуга. Гледајте што луѓето резервираат и кога. Ќе научите нешто за сопствената побарувачка во рок од една недела.
5. Вклучете ги потсетниците веднаш. Ова е поставката со највисок поврат во целиот систем.
6. Додајте го плаќањето на крај, откако текот ќе проработи. Плаќањето при пристигнување е совршено добра почетна точка.

Започнете тесно и проширете се откако ќе проработи. Бизнисите што се обидуваат да го моделираат секој рабен случај пред да започнат се оние што сè уште не се започнати три месеци подоцна.

Поентата на сето тоа

Софтверот за закажување не постои за да го направи календарот поубав. Постои за да може одговорот на „можеш ли да ме сместиш во четврток?" да биде инстантен, точен и достапен на полноќ — и за да може лицето што порано беше календарот да се врати на работата.

Истражете го Service Manager — онлајн резервации, закажување вработени и ресурси, потсетници и плаќања во еден систем.