Zakazivanje onlajn konsultacija za koučeve: termin i video u jednom toku

Onlajn zakazivanje konsultacija znači da klijent izabere slobodan termin na vašoj stranici za zakazivanje, potvrdi ga i dobije video link za tu sesiju, a da vi ništa ne šaljete ručno. Koučevima, konsultantima i terapeutima koji rade na daljinu to zamenjuje poznati niz mejlova tipa „koji termin vam odgovara?“, pozivnicu u kalendaru, poseban video link i podsetnik koji ste zaboravili da pošaljete.

Ovaj vodič objašnjava šta je potrebno dobrom toku od zakazivanja do video poziva, gde on obično puca i kako da ga podesite tako da se sesija jednostavno održi.

Gde uobičajeno podešavanje puca

Većina koučeva počinje sa tri odvojena alata: linkom za zakazivanje, video servisom i kalendarom. Svaki za sebe radi. Problem je između njih:

• Link nije vezan za rezervaciju. Pomerite sesiju, ali stari video link i dalje stoji u klijentovom prijemnom sandučetu.
• Otkazivanja ostavljaju „siročiće“. Rezervacija je otkazana, sastanak i dalje postoji, a klijent se pojavi u praznoj sobi.
• Vremenske zone zbunjuju. Vaših 10 sati je klijentovih 9, pa jedno od vas dođe sat ranije ili kasnije.
• Pravila postoje samo u vašoj glavi. Ne primate zakazivanja za sutra ujutru, za prvu sesiju vam treba nedelju dana unapred, a želite da klijenti prvo prihvate vaše uslove. Ništa od toga ne piše na stranici za zakazivanje.

Cilj je jedan tok u kome su rezervacija i sastanak isti objekat: napravite ga, pomerite ili otkažite jednom, a video link prati promenu.

Šta klijenti očekuju od stranice za zakazivanje

Potencijalni klijent koji odlučuje da li da zakaže prvu sesiju traži:

1. Vaše usluge sa trajanjem i cenom, na primer uvodni razgovor od 30 minuta i sesiju od 60 minuta.
2. Termine prikazane u njegovoj vremenskoj zoni.
3. Jasne uslove: koliko unapred može da zakaže, vašu politiku otkazivanja, politiku privatnosti.
4. Potvrdu koja sadrži link, da se ne pita kako da se priključi.
5. Priključivanje bez pravljenja naloga, u pregledaču, na bilo kom uređaju.

Ako nešto od ovoga nedostaje, pitanja vam stižu mejlom.

Podešavanje pravila za zakazivanje

Pre nego što objavite stranicu za zakazivanje, odlučite o četiri pravila:

• Minimalni rok najave. Koliko pre sesije neko još može da zakaže. Dva sata, dan ili više za prve sesije.
• Period zakazivanja. Koliko unapred je vaš kalendar otvoren, na primer 30 dana.
• Trajanje sesije i pauze. Ostavite vreme posle svake sesije za beleške, da se uzastopni pozivi ne preklapaju.
• Ručna ili automatska potvrda. Automatska je brža za postojeće klijente, a ručna vam omogućava da prvo proverite novi upit.

Ako radite sa klijentima iz inostranstva, pre podešavanja proverite ponuđene termine u odnosu na njihovo radno vreme u besplatnom konvertoru vremenskih zona. Za samu sesiju, kratka agenda pomaže da prvi poziv ostane fokusiran; besplatan generator agende sastanka daje vam predložak koji možete prilagoditi.

Kako tok funkcioniše uz Service Manager i Meeting Hub

U KIMISUITE-u ovaj tok pokrivaju dve aplikacije u istom radnom prostoru: Service Manager prima rezervaciju, a Meeting Hub vodi video sesiju. Radnom prostoru su potrebne obe aplikacije.

Stranica za zakazivanje. Service Manager vam daje javnu stranicu za zakazivanje sa osam šablona, uslugama po kategorijama sa cenom i trajanjem i tekstom na jezicima koje izaberete. Klijenti vide svaki termin u vašoj i u svojoj vremenskoj zoni („Vaše vreme“). Vi podešavate minimalni rok najave i period zakazivanja, a kada su uključeni uslovi korišćenja i politika privatnosti, klijenti moraju da štikliraju oba pre zakazivanja. Vaša politika otkazivanja je povezana na stranici. Kada je automatska potvrda isključena, nove rezervacije čekaju u redu za potvrdu na vašoj kontrolnoj tabli dok ne kliknete „Potvrdi“.

Sastanak se pravi umesto vas. U aplikaciji Service Manager uključite integraciju sa aplikacijom Meeting Hub i označite koje usluge su onlajn sastanci. Kada se takva rezervacija potvrdi, u aplikaciji Meeting Hub se pravi sastanak na koji je klijent pozvan, a mejl s potvrdom se šalje. U zapisu rezervacije vidite klijentov link, dugme „Pridruži se kao domaćin“ i opcije za ponovno slanje linkova ili generisanje novog linka za domaćina.

Promene prate rezervaciju. Pomerite rezervaciju i sastanak se pomera s njom. Otkažite rezervaciju i sastanak se takođe otkazuje; klijentov link tada prikazuje da je sastanak otkazan.

Sama sesija. Klijenti se priključuju preko linka u pregledaču, samo sa imenom, bez naloga. Čekaonica vam omogućava da ih pustite kada ste spremni, a sastanak može imati lozinku. Tokom poziva imate deljenje ekrana, belu tablu, čet i titlove uživo. Posle sastanka možete preuzeti transkript, a na Pro i Enterprise planovima mejlom dobijate AI rezime sa zadacima i ključnim odlukama. Na Starter planu sastanci se završavaju posle 120 minuta, što je važno ako vodite duže radionice.

Vaši mejlovi. Service Manager ima šablone mejlova za svaki događaj (kreirano, potvrđeno, otkazano, pomereno i drugo) na svakom jeziku, a u njih možete ubaciti link sastanka kao promenljivo polje.

Jednostavno prvo podešavanje

1. Napravite dve usluge: kratak uvodni razgovor i standardnu sesiju, obe označene kao onlajn sastanci.
2. Podesite radno vreme, minimalni rok najave i period zakazivanja.
3. Dodajte uslove korišćenja, politiku privatnosti i politiku otkazivanja.
4. Izaberite šablon stranice za zakazivanje i stavite link u potpis mejla i na društvene mreže.
5. Zakažite jednom sebi termin kao test klijent i priključite se sa drugog uređaja.

Česta pitanja

Šta je onlajn zakazivanje konsultacija?

To je stranica za zakazivanje na kojoj klijenti biraju termin za sesiju na daljinu i automatski dobijaju video link, pa vi ne šaljete pozivnice ručno.

Šta se dešava sa video linkom ako klijent promeni termin?

Kada su Service Manager i Meeting Hub povezani, pomeranje rezervacije pomera i sastanak, a otkazivanje rezervacije otkazuje sastanak.

Da li je mojim klijentima potreban nalog da bi se priključili video sesiji?

Ne. Otvore link iz potvrde i priključe se u pregledaču tako što upišu svoje ime.

Mogu li da odobrim nove klijente pre nego što se sesija potvrdi?

Možete. Isključite automatsku potvrdu i nove rezervacije će čekati u redu za potvrdu dok ih ne potvrdite.

Dodajte Service Manager i Meeting Hub u svoj radni prostor i isprobajte ih 14 dana