Новогодишната гала вечера е единствената ноќ кога ресторанот или хотелот продава комплетен пакет: место на маса, фиксно мени, пијалаци, музика и одбројување на полноќ, сè за една цена платена однапред. Планирајте ја како мал настан, а не како обична сабота со многу гости: неколку одлуки донесени сега одлучуваат дали салата ќе биде полна на 31 декември и дали ноќта ќе донесе заработка.
Еве ги по редоследот по кој ви требаат, со пресметан пример за цената. Ако ова го читате кон крајот на октомври или во ноември, сè уште имате време; временскиот план брои наназад од самата ноќ.
Прво одлучете го форматот
Повеќето објекти завршуваат со еден од трите формати:
- Само вечера. Долго фиксно мени, гостите си одат по полноќ. Лесно за организирање, ограничено со бројот на места.
- Вечера и забава. Гала вечера, потоа масите се поместуваат, а бенд или DJ свири до доцна. Вообичаен избор за хотели и поголеми ресторани.
- Вечера плус билети само за забавата. Гостите на вечерата седнуваат први; од околу 22:30 или 23:00 часот доаѓа втора група само за забавата. Така салата повторно се полни откако кујната ќе заврши.
Форматот ги одредува видовите билети: билетот за вечера и подоцнежниот билет за забава се два производа со две цени, за никој да не се појави во 20 часот со билет за забавата.
Пресметајте колку мора да чини едно место
Билетот за гала вечерата носи два вида трошоци:
- Фиксни трошоци за ноќта: бенд или DJ, декорација и цвеќе, дополнителен персонал, обезбедување, пенливото вино на полноќ.
- Трошоци по гостин: менито, пакетот пијалаци, пијалакот за добредојде, доцна закуска.
Пример за сала со 20 маси за по десет лица. Фиксните трошоци се 4.500 EUR (бенд 2.000, DJ по полноќ 600, декорација 700, дополнителен персонал 1.200). Храната и пијалаците чинат 60 EUR по гостин. Планирате со 90 % продадени од 200-те места, односно 180 гости, и 3 % провизија за плаќање.
- Секој гостин покрива 4.500 / 180 = 25 EUR фиксни трошоци плус 60 EUR за храна и пијалаци: 85 EUR.
- По 3 % провизија, од секое евро ви остануваат 97 центи, па цената на точката на рентабилност е 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Ако сакате ноќта да заработи 3.000 EUR, цената оди на 104,81 EUR.
- При планирана цена од 120 EUR, ги покривате трошоците по 80 билети, односно 40 % од салата.
ДДВ е изоставен за пресметката да остане прегледна. Во калкулаторот за цена на билети за настани додадете ја стапката на ДДВ што важи за вашите билети (прашајте го вашиот сметководител) и вашата реална провизија за плаќање, а резултатот ќе се промени соодветно.
Во најскапата ноќ за билети во годината, процентната провизија по билет боли повеќе од вообичаено; калкулаторот за провизии на билети покажува колку изнесуваат провизиите за вашиот број гости.
Места или цели маси?
За Нова година резервираат парови и групи пријатели, а малкумина сакаат да делат маса за десет лица со непознати. Три опции:
- Продажба по место. Најфлексибилно, но завршувате со маси од по три, четири и три гости што мора да ги комбинирате.
- Продажба на цели маси. Лесно за планирање, но парот не може да резервира.
- Двете, со минимум. Големите маси се продаваат цели или по место со минимален број места по резервација, а неколку маси за двајца остануваат во планот за паровите.
Во Event Ticket Hub, апликацијата за билети во KIMISUITE, ја цртате салата од шаблонот за ресторан со тркалезни или квадратни маси. За секоја маса одлучувате дали се продава по место, како цела маса или и двете, со минимална резервација, а гостите сами ја избираат својата маса во планот. Повеќе за цртањето сала во нумерирани места онлајн.
Избор на мени и посебни барања за исхрана
Фиксното мени за 180 гости бара точни бројки. Соберете ги кога гостите резервираат, а не по телефон кон крајот на декември:
- едно задолжително прашање по билет за алергии и режими на исхрана
- прашање со избор ако нудите избор на главно јадење
- јасен рок по кој менито е фиксно
Во Event Ticket Hub, прашањата при резервација може да се постават по нарачка или по билет и да бидат задолжителни. Одговорите се појавуваат во нарачката и во листата на присутни, која ја печатите или ја извезувате во Excel за кујната.
Пакет пијалаци или паркинг место може да се додаде како дополнителна ставка додека гостите резервираат. Дополнителните ставки никогаш не се продаваат самостојно, па никој не завршува со паркинг, а без вечера.
Временски план што сè уште функционира
- Осум до десет недели пред: одредете формат и цена, нацртајте ја салата, отворете ја продажбата. Ако има време за цена за рана резервација, дајте му на тој билет посебен период на продажба за редовната цена да стапи на сила сама, или нека цената се зголеми по одреден број продадени билети.
- Шест до осум недели пред: прво известете ги редовните гости. Код од ваучер може да отклучи скриен билет што го гледаат само тие или гостите на вашиот хотел.
- Три недели пред: затворете ги изборите за менито, испратете ѝ ги бројките на кујната, испланирајте го персоналот.
- Последната недела: резервациите по телефон внесете ги рачно. Event Ticket Hub ви овозможува сами да креирате нарачка, означена како платена или со отворено плаќање, а билетите веднаш се испраќаат по е-пошта.
- 31 декември: пријавувајте ги гостите со телефони, продајте ги последните билети за забавата на влезот.
Плаќање и откажувања
Со Event Ticket Hub, гостите плаќаат преку вашата сопствена Stripe, PayPal или Bankart сметка или со банкарски трансфер, па парите одат директно на вашата сметка. KIMISUITE не зема провизија по билет. Ако додадете сопствена провизија за резервација, таа секогаш е вклучена во цената што ја гледаат гостите.
Фирмите што резервираат маса ги внесуваат податоците за фирмата за фактурата при плаќањето. Ако плаќаат со банкарски трансфер, вашите банкарски податоци се испраќаат со резервацијата, а местата остануваат резервирани до рокот за плаќање.
Запишете ги правилата за откажување во условите пред да ја отворите продажбата, вклучително и дали имињата на билетите смеат да се менуваат. Со персонализирани билети, гостите сами го менуваат името до рок што вие го одредувате. Ако ноќта се распродаде, листата на чекање ги нуди вратените билети на луѓето што побарале да бидат известени, по редоследот по кој се пријавиле.
За хотели: вечера со ноќевање
Гостите често бараат гала вечера со ноќевање. Ноќевањето останува во вашиот хотелски систем; вечерата и понатаму може да се продава како билет. Едно чисто решение е скриен билет за вечера што се отвора само со код од ваучер, кој им го давате на гостите што резервирале соба. Така имате еден план на маси и една листа за кујната за сите.
Самата ноќ
Скенерот на Event Ticket Hub ги проверува потпишаните QR кодови дури и кога Wi-Fi ќе откаже, а благајната ги продава последните билети за забавата во готовина или со картичка и ја затвора смената со Z извештај. Повеќе во водичот за благајна.
Листа за проверка
- Одлучени формат и видови билети, цената проверена во калкулаторот
- Нацртана сала: по место, цела маса или и двете
- Задолжителни прашања за алергии и мени по билет
- Објавени услови, одреден рок за менито
- Телефоните за влезот поврзани ден претходно
