Оваа листа за планирање новогодишни забави е за страната на објектот: хотелот, ресторанот или салата за настани што во декември продава заеднички новогодишни вечери. На тие вечери повеќе фирми и групи резервираат места на истата забава: вечера од три слевови, пијалак за добредојде, DJ и танц до доцна. Тие можат да пополнат десетина петоци и сабота по ред и носат повеќе прашања, промени во менито и фактури од кој било друг месец.
Листата го следи сезоната од првиот чекор на планирање до последната вечер и опфаќа што му треба од вас на организаторот од канцеларијата на другата страна, бидејќи тоа лице одлучува каде ќе оди неговиот тим следната година. Почнувате доцна? Подолу има верзија за четири недели.
Заеднички вечери или ексклузивен закуп?
Повеќето објекти нудат два производа и тие се планираат различно:
- Заеднички вечери. Вие ги одредувате датумите, менито и цената по лице. Групи од различни фирми резервираат места, од неколку колеги до цел оддел, и седат на свои или заеднички маси.
- Ексклузивен закуп. Една фирма ја зема целата сала за една вечер. Ова обично е договор со минимална потрошувачка, а не продажба на билети.
Остатокот од листата се однесува на заедничките вечери.
Три до четири месеци пред: поставете ја сезоната
- Изберете ги датумите. Обично секој петок и сабота од крајот на ноември до непосредно пред Божиќ, плус неколку четвртоци кога побарувачката е голема.
- Одредете капацитет по вечер. Бројте седишта со маси во распоред за забава, а не во вашиот вообичаен ресторански распоред.
- Дефинирајте го пакетот. Пијалак за добредојде, три слева со избор на главно јадење, кафе, DJ до одредено време. Запишете и што не е вклучено.
- Одредете ја цената по лице. Видете го следниот дел.
- Напишете ги условите. Депозит или целосно плаќање, рокот за конечен број гости и избор на мени, што се случува кога групата ќе се намали. Објавете ги пред првата резервација.
Во Event Ticket Hub, апликацијата за билети во KIMISUITE, цела сезона е еден настан со неделна серија датуми (до 120). Секоја вечер има свој број места, своја листа на гости и свои бројки за продажба.
Цена по лице: пресметајте ја за секоја вечер
Секоја вечер има фиксни трошоци (DJ, дополнителен персонал, декорација) и трошоци по гостин (храна, пијалак за добредојде). Пример за една вечер:
- Фиксни трошоци 900 EUR, храна и пијалак 32 EUR по гостин, 120 места
- Планирате со 75 % продадени места, односно 90 гости
- 900 / 90 = 10 EUR фиксни трошоци по гостин, плус 32 EUR: 42 EUR
- Со претпоставена провизија за плаќање од 3 %, цената на рентабилност е 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- За 600 EUR профит по вечер: 50,17 EUR
- Со планирана цена од 49 EUR, ги покривате трошоците по 58 гости
Во овој пример нема ДДВ. Пресметајте ги вашите бројки во калкулаторот за цена на билети со вашата провизија за плаќање и стапката на ДДВ за вашите билети, и посебно определете цена за мирните вечери: четврток со 50 % пополнетост бара друга цена од распродадена сабота.
На дванаесет вечери, малите провизии по билет се собираат. Калкулаторот за провизии на билети покажува колку чинат провизиите за билети во текот на целата сезона.
Два до три месеци пред: отворете ја продажбата
- Цена за рана резервација. Дајте ѝ период на продажба што завршува на датум што вие ќе го изберете, за редовната цена да стапи на сила сама.
- Ограничување по нарачка. Поставете максимум по нарачка за една фирма да не ги земе сите места на најпрометната сабота.
- Прашање за мени по гостин. Задолжително прашање со избор на вашите предјадења и главни јадења ви дава точни бројки за секоја вечер. Додајте второ прашање за алергии и посебна исхрана.
- Банкарски трансфер. Многу фирми плаќаат со трансфер. Кога е вклучен, вашите банкарски податоци се испраќаат со резервацијата, а местата остануваат резервирани до рокот за плаќање.
- Податоци за фирмата. Организаторите при наплатата внесуваат име на фирмата, адреса и даночен број, па фактурата е точна од прв пат.
- Прво вашите поранешни клиенти. Испратете е-пошта до лањските организатори пред да рекламирате. Код за ваучер може да отклучи скриен билет за рана резервација само за нив.
Што му треба од вас на организаторот од канцеларијата
Замислете го лицето од сметководство или човечки ресурси на кое му рекле „среди ја новогодишната забава“. Тоа лице треба:
- Една цена по глава што може да ја стави во буџет, со тоа што е вклучено
- Една нарачка за целиот тим, а не 14 одделни плаќања
- Фактура на име на фирмата
- Време да собере имиња и избор на мени, и јасен рок за конечниот број
- Потврда што може да ја проследи до колегите
Во Event Ticket Hub, организаторот ги резервира сите места во една нарачка и го внесува изборот на мени за секој билет. Со персонализирани билети, имињата може да се менуваат на страницата на нарачката до рокот што вие сте го поставиле, што помага кога некој ќе се разболи. Организаторот ја наоѓа резервацијата во секое време со бројот на нарачката и адресата на е-пошта.
Еден месец пред: чувајте ги бројките уредни
- Следете ја продажбата по вечер и промовирајте ги мирните вечери во маркетингот.
- Потсетете ги организаторите на рокот за менито.
- Дајте ѝ на кујната прв број по вечер и планирајте персонал според реалните бројки.
- Телефонските резервации внесувајте ги рачно: вие самите ја креирате нарачката, платена или со отворено плаќање, а билетите се испраќаат по е-пошта.
Доцен почеток: верзијата за четири недели
Ако првата забава е за само неколку недели, скратете ја листата на она што ја штити вечерта:
- Објавете ги датумите, пакетот и една цена по лице. Прескокнете ја цената за рана резервација.
- Направете ги прашањата за мени и алергии задолжителни за секој билет уште од првата резервација.
- Поставете го рокот за менито околу десет дена пред секоја вечер и ставете го во условите.
- Сами јавете им се на лањските организатори и внесете ги нивните резервации како рачни нарачки.
- Поврзете ги телефоните за влезот пред првата вечер.
Самите вечери
- Пред секоја вечер: испечатете ја листата на гости со билетите и изборот на мени или извезете ја во Excel за распоредот на масите.
- На влезот: групите пристигнуваат една по друга во рок од неколку минути. Вашиот тим ги скенира билетите со телефон, пребарува по име кога некој го заборавил својот и пријавува цела група одеднаш.
- По секоја вечер: извештајот за продажба по датум покажува бруто продажба, рефундации и пријавувања, па знаете кои вечери да ги повторите.
Јануари: планирајте ја следната година
- Забележете кои вечери први се распродадоа, а за кои требаа попусти.
- Прашајте неколку организатори што им ја олеснило или отежнало резервацијата.
- Зачувајте ги нивните контакт податоци за испраќањето следната година. Ако Contacts е во вашиот работен простор, купувачите од Event Ticket Hub завршуваат таму без дупликати.
Листата на еден поглед
- Датуми, капацитет, пакет и цена по вечер утврдени
- Објавени услови со депозит, рок и промени
- Поставено ограничување по нарачка, задолжителни прашања за мени и алергии по билет
- Вклучени банкарски трансфер и податоци за фирмата при наплатата
- Прво контактирани лањските организатори
- Испечатена листа на гости по вечер за кујната и салата
- Поврзани телефони за влезот, подготвено пребарување гости
