Електронскиот потпис е податок во електронска форма кој е прикачен или логички поврзан со други електронски податоци и кој потписникот го користи за потпишување, како што е дефинирано во Регулативата за eIDAS на ЕУ.
Дефиницијата е широка: напишано име, потпис нацртан на телефон и потпис заснован на сертификат од паметна картичка — сите се квалификуваат. Она што ги разликува е колку докажуваат за тоа кој потпишал и дали документот се променил потоа.
Трите нивоа според eIDAS
Правилата доаѓаат од Регулативата (ЕУ) бр. 910/2014, позната како eIDAS, која се применува директно во секоја земја членка на ЕУ. Таа беше изменета во 2024 година со Регулативата (ЕУ) 2024/1183, главно за да се додаде Европскиот паричник за дигитален идентитет; трите нивоа на потпис остануваат како што беа.
| Ниво | Правна дефиниција (eIDAS) | Што бара во пракса | Правно дејство |
|---|---|---|---|
| Едноставен електронски потпис (SES) | Чл. 3(10): електронски податоци прикачени или логички поврзани со други податоци, користени од потписникот за потпишување | Ништо посебно. Нацртан или напишан потпис, клик на „Се согласувам“, скениран потпис вметнат во датотека | Не може да се одбие како доказ само затоа што е електронски (Чл. 25(1)); неговата тежина се проценува од случај до случај |
| Напреден електронски потпис (AdES) | Чл. 3(11) и Чл. 26: единствено поврзан со потписникот, способен да го идентификува, создаден со податоци под негова исклучива контрола и поврзан со податоците така што секоја подоцнежна промена е видлива | Обично потпис заснован на сертификат каде потписникот го контролира клучот | Исто како погоре, со многу посилен доказ кој потпишал и дека ништо не се променило |
| Квалификуван електронски потпис (QES) | Чл. 3(12): напреден потпис создаден со квалификуван уред за создавање потпис и заснован на квалификуван сертификат | Квалификуван сертификат од квалификуван давател на услуги од доверба, користен на сертифициран уред како паметна картичка, USB токен или квалификувана услуга за далечинско потпишување | Еквивалентно правно дејство на своерачен потпис (Чл. 25(2)); признаен во сите земји членки (Чл. 25(3)) |
Прво, ниту едно ниво не е „невалидно“. Членот 25(1) вели дека на електронскиот потпис не смее да му се одземе правното дејство или допуштеноста како доказ само затоа што е електронски или не е квалификуван. Она што се разликува е колку лесно се докажува во спор.
Второ, само квалификуваниот потпис е автоматски еднаков на своерачниот низ целата ЕУ. Другите две се проценуваат како доказ, поради што деталниот запис за текот на потпишувањето (audit trail) е толку важен за нив.
Што го прави едноставниот потпис издржлив
Бидејќи едноставниот електронски потпис нема вграден доказ, доказот мора да дојде од неговата околина. Во пракса, тоа значи:
- кој бил поканет, преку која е-пошта и дали била користена дополнителна проверка како код по е-пошта
- кога документот бил отворен и потпишан, со временска зона
- од каде, во форма на IP адреса и уред
- дека датотеката не се променила, прикажано преку отпечаток (hash) на оригиналот и потпишаната верзија и печат на завршениот PDF
- независен временски печат, на пример RFC 3161 временски печат од орган за временски печати, така што времето на потпишување не зависи од часовникот на вашиот сопствен сервер
- изречна согласност на потписникот да потпише електронски
Едноставниот потпис со овој запис е далеку посилен доказ отколку неевидентиран скениран потпис вметнат во Word датотека, иако формално и двата се „едноставни“.
Кое ниво му треба на еден документ?
eIDAS ги дефинира нивоата и нивното дејство. Дали на документот му треба одредена форма, одлучува националното право, а тоа се разликува од земја до земја. Некои општи обрасци:
| Ситуација | Вообичаено ниво | Забелешка |
|---|---|---|
| Понуди, потврди на нарачки, предлози | Едноставен | Во повеќето земји нема барање за форма; целта е доказ за договор |
| Договори за услуги, договори со хонорарни соработници и добавувачи | Едноставен, понекогаш напреден | Повеќето комерцијални договори можат да се склучат во која било форма |
| Согласности на клиенти, формулари за воведување, внатрешни одобрувања | Едноставен | Чувајте го записот со документот |
| Договори за закуп, договори за вработување | Зависи од земјата и клаузулата | Некои клаузули може да подлежат на писмена форма според националното право |
| Сè каде законот пропишува писмена форма | Квалификуван, каде е дозволена електронска форма | Во Германија, на пример, законската писмена форма може електронски да се замени само со QES (§ 126a BGB) |
| Документи каде законот ја исклучува електронската форма | Само хартија | Во Германија, отказот на договор за вработување мора да биде на хартија; електронската форма е исклучена (§ 623 BGB) |
| Нотарски акти, многу преноси на имот | Нотар | Надвор од она што може да го замени која било алатка за потпишување |
Искреното правило: повеќето секојдневни деловни документи не бараат посебна форма, и добро евидентиран едноставен потпис е доволен. Каде законот бара писмена форма, проверете дали електронската форма воопшто е дозволена и, ако е, користете квалификуван потпис. Кога се сомневате, прашајте адвокат во земјата чие право го уредува договорот.
Што не е електронскиот потпис
- Не е дигитален печат. Печатот (Чл. 3(25)) го создава правно лице, како компанија, за да го покаже потеклото и интегритетот на документот. Потписот го дава физичко лице. Платформата за потпишување често го запечатува завршениот PDF за промените да станат видливи, но тој печат не го заменува потписот на потписникот.
- Не е временски печат. Временскиот печат докажува дека податоците постоеле во одредено време. Тој го зајакнува потписот, но не е потпис.
- Не е исто што и „дигитален потпис“. Терминот обично ја опишува криптографската техника (клучеви и сертификати) зад напредните и квалификуваните потписи. Едноставниот електронски потпис често не користи ништо од тоа.
Разработен пример
Мал хотел со 12 соби потпишува околу 40 документи месечно: 25 потврди за настани и групни резервации, 10 договори со добавувачи и пет документи поврзани со вработување.
- 25-те потврди за резервации и 10-те договори со добавувачи немаат барање за форма. Едноставен електронски потпис со целосен запис за потпишување е соодветен.
- Од петте документи за вработување, повеќето можат да се потпишат на ист начин, во зависност од националното право. Отказот во Германија би морал да оди на хартија.
- Еднаш годишно сопственикот потпишува договор меѓу содружници каде неговиот адвокат бара квалификуван потпис. Тој еден документ има потреба од QES.
Така, во нормален месец, практично сè се одвива на едноставно ниво. Исклучоците се ретки и предвидливи: повремениот документ што законот го држи на хартија и оној еден договор годишно каде се бара квалификуван сертификат. Тој образец е типичен за малите бизниси.
Како ова изгледа во KIMISUITE
Document Sign користи едноставен електронски потпис според eIDAS како стандард. Примателите потпишуваат без сметка, секој потписник потврдува дека се согласува да потпише електронски, а завршениот документ е еден запечатен PDF со запис за потпишување (имиња, времиња, IP, уред, историја) и независен RFC 3161 временски печат. Каде се бара квалификуван потпис, од планот Business потписникот може да потпише со сертификатот на сопствениот USB токен или паметна картичка, користејќи го KIMISUITE Signer за Windows.
Работниот тек чекор по чекор е во Document Sign е достапен: Испратете PDF за потпис од вашиот работен простор.
Ако повеќето од вашите документи се од секојдневниот вид, можете да започнете со апликацијата Document Sign и да го испратите вашиот прв документ за неколку минути.
Откажете во секое време · Без минимален рок · 14 дена бесплатно
