Document Sign е сега достапен во KIMISUITE. Прави една работа: прикачувате готов документ, кажувате кој треба да потпише и каде, и добивате назад запечатен PDF што покажува кој потпишал, кога, и дека ништо не се променило потоа.
Тоа е платена апликација што ја додавате во вашиот работен простор, како CRM Business Hub или Service Manager. Еве што прави, и исто толку јасно, што не прави.
За што е наменет
Повеќето мали бизниси не пишуваат договори во алатка за потпишување. Договорот за изнајмување, понудата за работа, договорот со добавувач или формуларот за согласност веќе постојат како Word датотека или PDF. Она што недостасува е делот после тоа: добивање потпис без печатење, скенирање и бркање луѓе по е-пошта.
Document Sign започнува токму во таа точка. Нема уредувач на документи и нема шаблони. Вие го носите готовиот фајл, а апликацијата се грижи за потпишувањето.
Како функционира, во три чекори
1. Прикачете. Повлечете PDF, или Word, OpenDocument или RTF датотека, која се конвертира во PDF. Датотеките можат да бидат до 25 MB. Давате наслов (примателите го гледаат во е-поштата) и, ако сакате, ја доделувате на проект.
2. Подгответе. Додадете приматели по име и е-пошта и одлучете ја нивната улога: потпишува или добива копија. Потоа поставете полиња на страниците: потпис, иницијали, целосно име, е-пошта, датум, текст и поле за избор. Текстуалните полиња и полињата за избор може да се означат како задолжителни, а датумот се пополнува сам кога примателот потпишува. Ако редоследот е важен, вклучете потпишување по ред, и следниот потписник се поканува дури откако претходниот потпишал. Кратка листа за проверка ви кажува кога сè е на место.
3. Испратете. Додадете порака, опционален рок и автоматски потсетници, потоа испратете. Секој примател добива линк.
Што гледа потписникот
Примателот не треба да има сметка. Го отвора линкот на компјутер или телефон, поминува низ полињата едно по едно и потпишува со цртање со глувче, прст или пенкало, или со внесување на своето име. Пред да заврши, потврдува дека се согласува да потпише електронски. Ако нешто не е во ред, може да одбие и да даде причина, а вие сте известени.
Страницата за потпишување е достапна на 16 јазици, и можете да го поставите јазикот за секој примател. Клиент во Скопје може да помине низ страницата за потпишување на македонски, додека партнер во Виена ја гледа на германски; самиот документ останува точно како што сте го поставиле.
Што добивате назад
Кога последното лице ќе потпише, документот е комплетен и добивате еден запечатен PDF:
| Дел | Што содржи |
|---|---|
| Потпишаните страници | Вашите оригинални страници со потписи, иницијали, имиња, датуми, текст и ознаки пополнети |
| Печат на документот | Печат со 8-цифрен број на документот на секоја страница |
| Дневник на потписи | Приложени страници што го наведуваат секој примател, нивната улога, кога биле поканети, отворени и потпишани, IP адреса и уред, плус целосната историја на настани |
| Дигитален печат | Готовиот PDF е дигитално запечатен, така што подоцнежните промени стануваат видливи |
| Временски печат | Независен RFC 3161 временски печат над потпишаниот PDF |
Во апликацијата ги гледате и SHA-256 отпечатоците на поставената датотека и потпишаната датотека, деталите за временскиот печат и секој чекор од историјата: поставено, испратено, отворено, потпишано, одбиено, потсетници, завршено.
Каков вид потпис е тоа
Стандардно, потписниците користат едноставен електронски потпис според Регулативата eIDAS на ЕУ, и секој потписник потврдува дека се согласува да потпише електронски. За секојдневна деловна документација како понуди, нарачки, договори за услуги, внатрешни одобрувања и повеќето согласности од клиенти, ова е нивото што е вообичаено.
Некои документи бараат повеќе. Каде што е потребен квалификуван потпис, од Business планот можете да го поставите нивото на потписникот на Сертификат на токен: тие потпишуваат со сертификатот на нивниот сопствен USB токен или паметна картичка, користејќи го KIMISUITE Signer за Windows. Едноставниот електронски потпис останува стандард; потписот со токен е опција за случаите што го бараат тоа.
Ако не сте сигурни кое ниво му треба на документот, ги објаснуваме трите нивоа, и каде разликата е важна, во Што е електронски потпис? Едноставен, напреден и квалификуван.
Следење
Контролната табла покажува што чека за потписи, што е сè уште нацрт и што е неодамна завршено. Документите може да се групираат во проекти, на пример сите договори за еден имот или едно вработување, со лента за напредок по проект. Настаните за потпишување се појавуваат и во ѕвончето за известувања на KIMISUITE, и секое лице што чека може да се потсети со еден клик.
Што Document Sign не прави
За да бидат очекувањата јасни:
- нема уредувач на документи и нема шаблони; поставувате готови датотеки
- нема поврзување со CRM Business Hub или Contacts; примателите се внесуваат по име и е-пошта
- нема сопствено брендирање на страницата за потпишување
- нема јавна страница за верификација за трети страни
Плановите се бројат според испратени документи месечно, не според корисник. Нацртите не се бројат додека не бидат испратени.
Пробајте го
Можете да го додадете Document Sign во вашиот работен простор и да го испратите вашиот прв документ денес. Погледнете како функционира на страницата на апликацијата Document Sign.
Откажете во секое време · Без минимален рок · 14 дена бесплатно
