Има еден датум заокружен на многу календари во Северна Македонија во моментов: 1 октомври. Тогаш е-фактурата престанува да биде проект за подоцна и станува дел од тоа како законски се издаваат фактурите.
Ако вашата реакција на таа реченица е мал јазол во стомакот, не сте сами. Повеќето сопственици на бизниси со кои разговараме не се загрижени за самиот закон. Загрижени се за преминот: податоците што седат во стариот систем, сметководителот кој работи на ист начин веќе дванаесет години, неделата хаос што сите ја очекуваат.
Затоа, да ја тргнеме драмата и да погледнеме што навистина се менува, што не, и како изгледа мирната подготовка.
Што всушност е е-фактурата
Е-фактура не е PDF што го испраќате по е-пошта. Таа разлика е целата поента, и токму тука почнува најголемиот дел од конфузијата.
PDF е слика од фактура. Човек може да ја прочита; систем не може, барем не сигурно. Е-фактура е структуриран дигитален документ — износите, даночните стапки, податоците за страните и ставките се наоѓаат во дефинирани полиња што друг систем може да ги прочита, провери и евидентира автоматски. Се издава, пренесува и архивира електронски преку одобрен канал, а даночната администрација — УЈП (Управа за јавни приходи) — може да ја види.
Тоа е промената во една реченица: фактурите престануваат да бидат документи што ги испраќате и стануваат податоци што ги поднесувате.
Што навистина се менува за вас на 1 октомври
Помалку отколку што мислите, ако вашето фактурирање веќе живее во софтвер. Повеќе отколку што би сакале, ако живее во табела.
Конкретно:
- Фактурите се издаваат во структуриран формат, не како слободни документи.
- Се пренесуваат преку официјалниот канал, не само во сандачето на вашиот клиент.
- Се архивираат дигитално во форма што издржува ревизија.
- Вашето нумерирање, даночните стапки и податоците за страните мора да бидат чисти — структурираниот формат не простува полиња што недостасуваат на начин на кој PDF никогаш не го правел.
Фактурирањето кон јавниот сектор (B2G) веќе подолго време е на овој пат. Делот бизнис-кон-бизнис е оној што се воведува сега, и затоа октомври е датумот за кој сите зборуваат.
Што не се менува
Ова е делот што никој не ви го кажува, а токму тој го намалува притисокот:
- Вашите цени, услови и односи со клиентите остануваат сосема исти.
- Вашиот сметководител не станува непотребен. Неговата работа станува побрза бидејќи податоците пристигнуваат структурирани наместо како педесет PDF-ови на крајот на месецот.
- Не ви треба техничко лице во тимот. Ако вашиот софтвер за фактурирање го поднесува документот, продолжувате да го кликате истото копче како и секогаш.
- Вашите стари фактури остануваат валидни. Ништо не се поништува ретроактивно.
Трите начини на кои бизнисите се справуваат со ова
Од она што го гледаме, компаниите завршуваат во една од три групи.
Група еден: чекаат. Слушнале за тоа, имаат намера да се справат, и планираат да почнат во последните две недели од септември. Ова е скапата опција — не поради казни, туку затоа што на крајот избирате систем под временски притисок, мигрирате во брзање и откривате дека податоците за вашите клиенти биле понеуредни отколку што мислевте, во најлошиот можен момент.
Група два: додаваат нешто однадвор. Го задржуваат постојниот алат за фактурирање и додаваат посебна услуга за е-фактура покрај него. Ова функционира, и тоа е легитимен избор. Цената е постојан спој во средината на вашиот процес: два системи, две најави, две места каде адресата на клиентот може да биде погрешна, и месечно усогласување во кое никој не ужива.
Група три: консолидираат. Го третираат рокот како причина конечно да ги стават клиентите, понудите, фактурите и плаќањата на едно место — така што е-фактурата е едноставно последниот чекор од текот што веќе постои, а не посебна обврска.
Тука нема морално точен одговор. Но групата три е онаа што потоа престанува воопшто да размислува за фактурирањето.
Како всушност изгледа „подготвеноста"
За момент игнорирајте го маркетингот. Бизнисот е подготвен за 1 октомври кога може да одговори со „да" на пет едноставни прашања:
- Можам ли да издадам структурирана е-фактура без извоз, преформатирање или рачно прикачување на било што?
- Дали моите матични податоци за клиентите се чисти — даночни броеви, правни имиња, адреси — за клиентите на кои навистина им фактурирам?
- Дали поднесувањето е автоматско, или некој мора да запомни втор чекор откако ќе кликне „испрати"?
- Дали моите фактури се архивирани во форма што можам да ја доставам при ревизија без да пребарувам низ е-пошта?
- Дали знам што се случува кога нешто ќе биде одбиено — кој го гледа тоа, и како се коригира?
Ако можете да одговорите на тие пет, датумот на календарот престанува да биде важен.
Каде се вклопува KIMISUITE
CRM Business Hub е апликацијата на KIMISUITE што го обработува фактурирањето, и токму таму живее е-фактурата — со директна интеграција со УЈП. Ја креирате фактурата онака како што отсекогаш сте ја креирале; структурираниот документ се форматира и поднесува наместо вас, а записот се чува и е подготвен за ревизија.
Бидејќи се наоѓа во истиот работен простор како вашите клиенти, понуди и плаќања, фактурата не е нов почеток секој месец. Водењето станува понуда, понудата станува фактура, фактурата станува е-фактура, а плаќањето го затвора кругот на истиот запис за клиентот. Еден систем, еден клиент, еден број што мора да биде точен.
Тоа е и причината зошто рокот е разумен момент да се погледне целиот тек, а не само неговиот последен чекор.
Делот од кој сите всушност се плашат
Не од законот. Од миграцијата.
„Што се случува со моите постојни клиенти, моите броеви на фактури, моите отворени ставки?" е прашањето зад речиси секој разговор за октомври — и заслужува свој одговор, а не смирувачка реченица на крајот од статијата.
Тоа го напишавме одделно: како да го промените системот за фактурирање без да изгубите ниту еден запис за клиент — увози, паралелно работење и листата за проверка за првиот ден на новиот систем.
Кратката верзија: донесете ја листата на клиенти, донесете ги отворените фактури, пуштете ги двата системи краток период паралелно, и почнете чисто на почетокот на месецот. Никој не мора ништо да прекуцува.
Погледнете како функционира е-фактурата во CRM Business Hub — или прочитајте го прегледот на е-фактурата за Македонија ако прво сакате детали за усогласеноста.
