Gelir sızıntısı, bir işletmenin yaptığı işle hak ettiği ancak hiç faturalamadığı, eksik faturaladığı veya çok geç tahsil ettiği paradır ve küçük işletmelerde bunun büyük kısmı teklif ile fatura arasında kaybolur.
Nadiren bir sorun gibi görünür. Kimse bir şey çalmaz ve tek bir hata büyük değildir. Burada unutulan bir ekstra saat, orada eski bir fiyat, iş bittikten iki hafta sonra gönderilen bir fatura. Bir yıla yayıldığında, çoğu zaman işletmenin tek seferde kaybetmeyi asla kabul etmeyeceği miktardan daha fazladır.
Her satışın izlediği yol
Ne satarsanız satın, yol kabaca aynıdır:
- Teklif: müşteriye maliyetin ne olacağını söylersiniz.
- Kabul veya sipariş: müşteri yazılı, telefonla veya e-postayla evet der.
- Teslimat: işi yapar veya malları gönderirsiniz.
- Fatura: teslim edileni faturalarsınız.
- Ödeme: para gelir ve faturayla eşleştirilir.
Bu adımlar arasındaki her aktarım, bilginin düşebileceği bir noktadır. Bunların ne kadarı kağıt üzerinde, birinin kafasında veya bir belgeden diğerine yeniden yazılarak gerçekleşirse, o kadar çok bilgi düşer.
Paranın kaybolduğu yedi nokta
| # | Sızıntı | Nasıl olur | Ne fark edersiniz |
|---|---|---|---|
| 1 | Süresi dolmuş teklifler | Mart ayındaki bir teklif Ağustos'ta, Mart fiyatlarıyla kabul edilir | İşin marjı planlanandan düşüktür, kimse nedenini bilmez |
| 2 | Faturalanmamış ek iş | "Oradayken" yapılan değişiklikler, yapılır ama asla yazılmaz | İş teklif edilenden uzun sürer, fatura teklifle aynıdır |
| 3 | Yeniden yazma hataları | Tekliften faturaya elle kopyalanan satırlar | Eksik bir satır, yanlış bir miktar, eski bir vergi oranı |
| 4 | Belgesiz indirimler | Sohbette veya sessizce belgede düşürülen fiyatlar | Yıl sonunda kimsenin toplayamadığı indirimler |
| 5 | Geç faturalama | Fatura, birisi zaman bulduğunda gönderilir | Ödeme koşulları iş bittikten haftalar sonra başlar |
| 6 | Takip yok | Fatura gönderilir ve biri bankayı kontrol edene kadar unutulur | Vadesi geçmiş faturalar aylar sonra keşfedilir |
| 7 | Eşleşmeyen ödemeler | Kısmi ödemeler veya referanssız bir havale | Ödenmiş faturalar açık görünür veya tam tersi |
Bunların bazıları marja mal olur (1, 2, 3, 4). Diğerleri nakde ve zamana mal olur (5, 6, 7). İkisi de önemlidir, ancak farklı çözümler gerektirir.
Toplamda neye mal olur: örnek bir hesaplama
Ayda 40 iş yapan, iş başına ortalama 2.500 € alan, yani ayda yaklaşık 100.000 € ve yılda 1,2 milyon € ciro yapan küçük bir montaj işletmesini ele alalım. Aşağıdaki varsayımlar bilinçli olarak mütevazı tutulmuştur.
| Sızıntı | Varsayım | Aylık | Yıllık |
|---|---|---|---|
| Faturalanmamış ek iş | Ayda 4 işte faturalanmayan 150 € ekstra | 600 € | 7.200 € |
| Belgesiz indirimler | Ayda 5 işte %5 aşağı yuvarlama | 625 € | 7.500 € |
| Süresi dolmuş teklifler | Ayda 3 iş, güncel listeden %4 düşük fiyatla | 300 € | 3.600 € |
| Yeniden yazma hataları | Ayda yaklaşık bir fatura 200 € eksik | 200 € | 2.400 € |
| Toplam kaybedilen marj | 1.725 € | 20.700 € |
Bu, cironun yaklaşık %1,7'sidir. Kârla karşılaştırana kadar küçük görünür: %10 net marjlı bir işletme için bu, yıllık kârın altıda biridir.
Geç faturalama tabloda yok, çünkü tutarı azaltmaz, yalnızca ne zaman geleceğini etkiler. Ama bedelsiz de değildir. Faturalar işten sonra ortalama 12 gün içinde gönderiliyorsa, ayda 100.000 € ciroda kabaca 40.000 € sürekli olarak henüz faturalanmamış bitmiş işte bekliyor demektir. Bu, işletmenin kendi hesabından veya kredi limitinden finanse ettiği paradır.
Sızıntı sızıntı: ne çözer
Süresi dolmuş teklifler
Bitiş tarihi olmayan bir teklif, bitiş tarihi olmayan bir fiyat vaadidir. Her teklife, genellikle 14 ila 30 gün arasında bir geçerlilik tarihi koyun ve sonrasında ne olacağına önceden karar verin: ya teklif güncel fiyatlarla yeniden düzenlenir ya da birisi bilinçli olarak eski fiyatı korumaya karar verir. Olmaması gereken şey, eski bir PDF'in kabul edilmesi ve kimsenin tarihi kontrol etmemesidir.
Faturalanmamış ek iş
Çözüm yazılım değil, bir alışkanlıktır: teklifin dışındaki her şey yapılmadan önce yazılır, fiyatıyla birlikte tek satırlık bir not olarak bile olsa ve müşteri bunu onaylar. Bu, "oradayken" yapılanları bir değişiklik emrine dönüştürür. Faturalama zamanında fatura, yalnızca tekliften değil, teklif artı değişiklik emirlerinden oluşturulur.
Faydalı bir haftalık kontrol: her işte fiilen harcanan saatleri teklifteki saatlerle karşılaştırın. Teklif edilenden %30 daha uzun süren bir iş ya faturalanmamış ekstralar içeriyordur ya da çok düşük fiyatlandırılmıştır. İkisini de bilmek değerlidir.
Yeniden yazma hataları
Bir satır ikinci kez yazıldığında, farklı yazılabilir. Güvenilir çözüm hiç yeniden yazmamaktır: kabul edilen teklif faturaya dönüşür, aynı satırlar, miktarlar, fiyatlar ve vergi oranlarıyla ve yalnızca farklar düzenlenir. Bu, hâlâ kelime işlemci veya elektronik tabloyla çalışan işletmeler için en büyük tek iyileştirmedir.
Belgesiz indirimler
Bir fiyat düşürülürse, değiştirilmiş bir birim fiyat olarak değil, bir indirim satırı olarak görünmelidir. Böylece indirim hem müşteriye (kendisine ne verildiğini görmeli) hem de ay sonunda size görünür olur. Rakamlar çoğu zaman şaşırtıcıdır. Ayrı bir makale bir indirimin gerçekte ne kadara mal olduğunu ele alıyor.
Geç faturalama
İşin bittiği gün fatura kesin veya sürekli işler için sabit bir ritim belirleyin: her Cuma veya ayın ilk günü. Ödeme vadeniz yalnızca müşteri faturayı aldığında başlar, bu nedenle faturalamadaki iki haftalık gecikme, üzerinde anlaştığınız vadeye ek olarak ödemede iki haftalık gecikme demektir. Bu koşulların nasıl işlediği, Net 30'dan erken ödeme indirimlerine kadar, Ödeme Koşulları Rehberi: Net 30, Net 60 ve 2/10 Net 30 makalesinde anlatılıyor.
Bakım sözleşmeleri veya destek paketleri gibi her ay aynı fiyattan tekrarlanan işler için yinelenen fatura bu adımı tamamen ortadan kaldırır.
Takip yok
Kimsenin kontrol etmediği bir fatura, tamamen zarara dönüşebileceği için en pahalı sızıntıdır. Hatırlatmanın ne zaman gönderileceğine önceden karar verin ve bunu kişisel değil rutin hale getirin. Ödenmeyen bir faturanın açık kaldıkça gerçekte ne kadara mal olduğu Bir Fatura Ödenmediğinde Ne Olur makalesinde işleniyor.
Eşleşmeyen ödemeler
Müşterilerden ödeme referansı olarak fatura numarasını kullanmalarını isteyin ve bunu faturada belirgin şekilde gösterin. Kısmi ödemeleri hemen faturaya işleyin, böylece açık tutar her zaman doğru olur. Banka hesabını açık faturalarla en az haftada bir eşleştirin.
Haftalık on dakikalık kontrol
Yukarıdaki sızıntıların çoğu kısa bir rutinle yakalanabilir:
| Soru | Yakaladığı |
|---|---|
| Bu hafta hangi işler bitti ama henüz faturalanmadı? | Geç faturalama |
| Herhangi bir iş teklif edilenden belirgin şekilde uzun mu sürdü? | Faturalanmamış ekstralar, düşük fiyatlandırma |
| Hangi kabul edilmiş teklifler geçerlilik tarihinden eski? | Süresi dolmuş fiyatlar |
| Bu hafta hangi indirimler verildi ve hangi işlerde? | Giderek artan indirimler |
| Hangi faturalar vadesi geçmiş ve henüz hatırlatma almamış? | Eksik takip |
| Hangi ödemeler eşleşen bir fatura olmadan geldi? | Eşleşmeyen ödemeler |
Bu sorulardan herhangi birini yanıtlamak bir dakikadan uzun sürüyorsa, bu başlı başına bir bulgudur: bilgi çok fazla yerde yaşıyor demektir.
Tekliften ödemeye tek kayıt
Bu sızıntıların çoğunun arkasındaki ortak neden, teklifin, faturanın ve ödemenin farklı yerlerde yaşamasıdır: dizüstü bilgisayarda bir belge, ayrı bir araçta bir fatura, banka hesabında ödeme. Aralarındaki her aktarım manueldir.
CRM Business Hub içinde teklifler ve faturalar, KIMISUITE çalışma alanınızdaki aynı müşteri kaydında yer alır. Kabul edilen bir teklif yeniden yazılmak yerine faturaya dönüştürülür, teklifler geçerlilik tarihi taşır, indirimler indirim olarak gösterilir ve açık faturalar ödenene kadar görünür kalır. Haftalık kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz, ancak kontrolün bir öğleden sonra yerine on dakika sürmesini sağlar.
Önce kendi en büyük sızıntınızı bulun. Çoğu küçük işletme için bu ya faturalanmamış ekstralar ya da geç faturalamadır ve ikisi de bir ay içinde çözülebilir. CRM Business Hub kullanıcı başına değil, çalışma alanı başına faturalanır. İstediğiniz zaman iptal edin · Minimum süre yok · 14 gün ücretsiz.
