Ödenmemiş bir fatura, üzerinde yazan değerden daha pahalıya mal olur: zaten kazanmış olduğunuz nakdi kilitler, ekibinizin takip için saatlerini harcar ve hiç ödenmezse, yerine konması için kat kat fazla yeni satış gerekir.
Ödeme vade tarihi hesaplayıcı size fatura başına tek bir tarih verir. Bu yazı, o tarihten sonraki günle, paranın gelmediği günle ve bunun gerçekte neye mal olduğuna bir rakam koymakla ilgilidir.
Tek bir fatura, vade tarihinden silinmeye kadar izleniyor
Gerçekçi bir örnek alalım: küçük bir ajans, bir kurumsal müşteriye net 30 vadeyle 6.000 € tutarında fatura kesiyor. Vade tarihi geçiyor. Genellikle bundan sonra olanlar ve bunların anlamı şöyledir.
| Vade tarihinden sonraki gün | Genellikle ne olur | Sizin için anlamı |
|---|---|---|
| 1 | Fatura gecikmiştir. AB'de B2B ticarette, bu günden itibaren hatırlatma yapılmaksızın yasal faiz ve 40 € tahsilat ücreti talep edilebilir | Yasal olarak size daha fazla borç vardır. Pratikte henüz kimse fark etmemiştir |
| 3 ila 7 | Hatırlayan biri varsa, dostane bir hatırlatma gönderilir | İlk maliyet: biri banka hesabını kontrol eder ve bir e-posta yazar |
| 14 ila 21 | İkinci hatırlatma, genellikle bir telefon görüşmesi | Müşteri eksik bir satın alma sipariş numarasından veya faturadaki yanlış adresten bahseder |
| 30 | Kesin bir süre, faiz ve ücretler belirtilen son ihtar | İlişki gerilir; bu müşteri için işler genellikle durdurulur |
| 45 ila 60 | Tahsilat ajansı veya mahkeme emri süreci | Dış maliyetler ve büyük olasılıkla kaybettiğiniz bir müşteri |
| 90 ve sonrası | Borç silinir | Tutarın tamamı zarara dönüşür |
Çoğu fatura ikinci satırın ötesine geçmez. Asıl mesele tam da budur: geç ödemenin maliyeti, tahsilat ajansında değil, vade tarihinden sonraki ilk iki haftada belirlenir.
Maliyet 1: finanse ettiğiniz para
Müşteri ödeyene kadar ona faizsiz olarak 6.000 € borç veriyorsunuz demektir. Bu açık, yıllık %9 faizli kredili mevduat hesabınızla kapatılıyorsa, 45 günlük gecikmenin maliyeti 66,58 €'dur:
6.000 € × %9 × 45 / 365 = 66,58 €
Tek bir faturada bu zararsız görünür. Tüm işletme genelinde öyle değildir. Finans ekipleri bunu ortalama tahsilat süresi (DSO) olarak ölçer: gelirinizin ortalama kaç günlük kısmının ödenmemiş faturalarda beklediği.
720.000 € yıllık cirosu olan bir işletme için bir günlük gelir yaklaşık 1.973 €'dur. Yani:
| Müşteriler ortalama olarak... | Alacaklarda kilitli nakit |
|---|---|
| Anlaşmadan 10 gün geç ödüyor | yaklaşık 19.700 € |
| Anlaşmadan 30 gün geç ödüyor | yaklaşık 59.200 € |
| Anlaşmadan 45 gün geç ödüyor | yaklaşık 88.800 € |
Bu, maaşlara, tedarikçilere veya stoğa harcayamayacağınız ve bu arada faizini ödüyor olabileceğiniz paradır. On gün erken tahsilat yapmak, kredi çekmeden küçük bir banka kredisi kadar nakit serbest bırakır.
Maliyet 2: takip için harcanan zaman
Geciken her fatura, kimsenin planlamadığı işler yaratır: banka ekstresini kontrol etmek, faturayı bulmak, hatırlatmayı yazmak, müşterinin muhasebe ekibini aramak, düzeltilmiş bir kopyayı yeniden göndermek, kimin ne söz verdiğini not etmek.
Geciken bir faturanın ömrü boyunca, saatlik 40 € iç maliyetle üç saat harcandığını varsayalım. Bu, faturalanabilir herhangi bir iş yapılmadan önce, geciken fatura başına 120 € demektir. Ayda on geciken faturayla, tek işi zaten size borçlu olunan parayı istemek olan yarı zamanlı bir pozisyonun maliyetini ödüyorsunuz demektir.
Daha az görünür maliyet, o saatlerde yapılmayan işler ve sahibin dikkatinin, satın alabilecek on müşteri yerine ödeme yapmamış tek müşteriye yönelmesidir.
Maliyet 3: hiç ödenmeyen fatura
6.000 € silinirse, kayıp 6.000 € gelir değildir. Bu 6.000 € kârdır, çünkü işin, malzemelerin ve zamanın parasını zaten ödediniz. Bu kârı geri kazanmak için 6.000 €'dan çok daha fazla satış yapmanız gerekir.
Tahsil edilemeyen alacağı telafi etmek için gereken satış = tahsil edilemeyen alacak / net kâr marjı
| Net kâr marjınız | 6.000 €'yu telafi etmek için gereken yeni satış |
|---|---|
| %5 | 120.000 € |
| %10 | 60.000 € |
| %15 | 40.000 € |
| %20 | 30.000 € |
| %30 | 20.000 € |
%10 marjda, ödenmemiş tek bir 6.000 €'luk fatura, 60.000 €'luk normal işin kârını sıfırlar. İlk hatırlatmayı ne kadar erken göndereceğinize karar verirken hatırlanması gereken rakam budur.
Birçok ülkede, kesin olarak tahsil edilemeyecek bir fatura için ödediğiniz KDV'yi düzeltebilirsiniz. Koşullar ülkeden ülkeye değişir, bu yüzden herhangi bir şeyi silmeden önce muhasebecinizle kontrol edin.
Örnek için toplam fatura
| Maliyet kalemi | 45 gün gecikmeli, sonra ödendi | Hiç ödenmedi |
|---|---|---|
| %9 ile finansman | 66,58 € | 66,58 € ve devam ediyor |
| Personel zamanı | 120 € | 200 € veya daha fazla |
| Dış tahsilat | yok | ücretler değişir, genellikle tutarın bir payı |
| Kaybedilen kâr | yok | 6.000 € |
| %10 marjla telafi için gereken satış | yok | 60.000 € |
Geri talep edebilecekleriniz
AB'deki kurumsal müşteriler için Geç Ödeme Direktifi (2011/7/EU), anlaşılan vade tarihi geçtiği anda, önce bir hatırlatma göndermenize gerek kalmadan size iki şey verir:
- Yasal faiz: en az referans oranı artı yılda 8 yüzde puanı. Almanya, B2B için bunu baz oranının 9 puan üzerinde belirler.
- Tahsilat maliyetleri için sabit 40 € tazminat, ayrıca bunun üzerindeki makul masraflar.
Yalnızca örnek olarak: referans oranı %2 olsaydı, AB asgarisi yılda %10 olurdu ve 6.000 € üzerinden 45 gün yaklaşık 73,97 € faiz artı 40 € ederdi. Bu, finansman maliyetini kabaca karşılar. Personel zamanını karşılamaz ve silinen bir borç için hiçbir şey yapmaz.
Çoğu küçük işletme, müşteriyi elinde tutmak istediği için bunu asla talep etmez. Bu meşru bir tercihtir. Faizi ve 40 €'yu şartlar ve koşullarınızda belirtmek yine de yardımcı olur: müşteriye vade tarihinizin gerçekten bir tarih olarak kastedildiğini gösterir ve iş o noktaya gelirse son ihtarda işaret edebileceğiniz bir şey verir.
Tüketiciler her ülkede farklı muamele görür. Ulusal kurallarınızı kontrol etmeden B2B faiz oranlarını veya 40 €'yu özel müşterilere uygulamayın.
Faturalar gerçekte neden ödenmez
Geciken faturaların çok azı kötü niyetlidir. Çoğu bir avuç sıradan kategoriye girer ve her birinin farklı bir çözümü vardır.
| Neden | Ne kadar yaygın | Çözüm |
|---|---|---|
| Fatura yanlış kişiye veya gelen kutusuna gitti | çok yaygın | Siparişi alırken müşterinin muhasebe (borçlar) biriminin adresini isteyin |
| Eksik satın alma sipariş numarası veya referans | büyük müşterilerde çok yaygın | Fatura kestikten sonra değil, önce isteyin |
| Faturada bir hata (tutar, adres, vergi numarası) | yaygın | Müşteri kaydındaki verileri düzeltin, her fatura için tek kaynak |
| Müşteri aylık periyotlarla ödeme yapıyor ve birini kaçırdı | yaygın | Vadenizi onların periyoduna göre ayarlayın veya daha erken fatura kesin |
| İşle ilgili bir anlaşmazlık | ara sıra | Günler içinde netleştirin, ihtilaflı kısmı alacaklandırın, gerisini ödetin |
| Gerçek nakit sıkıntısı | ara sıra | Erken bir ödeme planı üzerinde anlaşın, kredi vermeyi durdurun |
Bu altı nedenin dördü, fatura daha gönderilmeden çözülür. Gerisi hızlı fark ederek çözülür.
Maliyeti gerçekten azaltan şeyler
- Açık şartlar üzerinde anlaşın ve vade tarihini faturaya tarih olarak yazın. "Net 30" yoruma açıktır; "2 Ekim 2026'da ödenecek" değildir. Erken ödeme indiriminin size gerçekte neye mal olduğu dahil, yaygın şartların nasıl işlediği ödeme koşulları rehberi yazısında anlatılmıştır.
- Vade tarihinden önce kısa bir not gönderin. Yanlış gelen kutusunu ve eksik sipariş numarasını daha zaman varken yakalar.
- Bir ay sonra değil, ertesi gün takip edin. Yukarıdaki zaman çizelgesindeki her satır, bir öncekinden daha pahalıya mal olur.
- Büyük işlerde ve yeni müşterilerden avans isteyin.
- Açıkta ne olduğunu tek bir listede tutun. Birinin kafasında değil, cuma günleri güncellenen bir elektronik tabloda değil.
Her gün açıkta ne olduğunu görmek
Son nokta, çoğu küçük işletmenin en çok zorlandığı noktadır, çünkü faturalar bir yerde, banka ekstresi başka bir yerde ve hatırlatmalar birinin takviminde yaşar. CRM Business Hub'da her fatura ödenmemiş, kısmen ödenmiş, ödenmiş veya gecikmiş olduğunu gösterir, kısmi ödemeler faturaya işlenir ve ödeme hatırlatmaları otomatik olarak gönderilebilir, böylece gecikmiş bir fatura otuzuncu günde değil, birinci günde fark edilir. KIMISUITE çalışma alanınızın içinde çalışır, kullanıcı başına değil, çalışma alanı başına faturalandırılır. İstediğiniz zaman iptal edin · Minimum süre yok · 14 gün ücretsiz.
